"Exploring the future of work & the freelance economy"
SLUIT MENU

Wat houdt self-billing in voor zowel de opdrachtgever als de zzp’er?

Bij self-billing is het niet de zzp’er die de factuur opmaakt, maar de opdrachtgever. Hoe werkt dat dan precies, wat zijn de fiscale spelregels en waarom zou je daarvoor kiezen? Peter Bargon van ZP-desk legt het uit.

Self-billing wordt ook wel ‘reversed billing’ of ‘reverse billing’ genoemd. Hierbij wordt het facturatieproces omgedraaid en dat houdt in dat niet de zzp’er de factuur opmaakt, maar de opdrachtgever.

In het gebruikelijke proces stuurt de zzp’er de factuur naar de opdrachtgever en kan de opdrachtgever pas na ontvangst van de factuur controleren of de factuur goed is opgesteld. Als de factuur niet klopt dan moet er achteraf gecorrigeerd worden. De zzp’er dient twee correctiefacturen te maken, namelijk een creditfactuur voor de foutieve factuur en een nieuwe correcte factuur. Beide facturen moeten dan naar de opdrachtgever worden gestuurd.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat facturen inhoudelijk niet juist zijn. Dit komt omdat zzp’ers zelfstandig hun eigen facturen opstellen en versturen. Omdat administratief werk voor veel zzp’ers niet hun specialisatie is, zijn deze facturen foutgevoelig. Het komt zelfs nog voor dat ingestuurde facturen niet voldoen aan de wettelijke eisen.

Hoe werkt self-billing?

In de praktijk werkt self billing vrij eenvoudig. De zzp’er registreert de gewerkte uren in het softwaresysteem van de opdrachtgever. De contractafspraken, zoals het uurtarief, zijn vooraf in het systeem van de opdrachtgever vastgelegd. De zzp’er hoeft dus alleen maar de gewerkte uren in te voeren. De uren worden vervolgens gecontroleerd door de opdrachtgever en na goedkeuring wordt er automatisch een factuur gegenereerd.

Regels voor self-billing

De belastingdienst staat het gebruik van self-billing toe, mits aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

  • De opdrachtgever en de zzp’er hebben beiden ingestemd met het toepassen van self-billing.
  • Op de factuur staat vermeld: “Factuur uitgereikt door afnemer”.
  • De zzp’er blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de opdrachtgever opstelt.
  • Als de opdrachtgever een incorrecte factuur opstelt, dient de zzp’er de opdrachtgever hier tijdig van in kennis te stellen. De opdrachtgever kan dan een correcte factuur opstellen of de zzp’er kan zelf een vervangende factuur maken.
  • De zzp’er blijft verantwoordelijk voor de betaling van btw aan de Belastingdienst.
  • De factuur voldoet aan alle wettelijke eisen.

Voor- en nadelen van self-billing

Het self-billing proces biedt zowel voordelen als nadelen voor zowel de opdrachtgever als de zzp’er.

Voordelen opdrachtgever:

  • De opdrachtgever is in control doordat de geregistreerde uren door de opdrachtgever kunnen worden gemonitord en, indien nodig, tijdig kan worden bijgestuurd. Verrassingen achteraf zullen minder voorkomen.
  • Het proces is efficiënter en de kans op fouten zeer gering door digitalisering en controle vooraf.
  • Het terugsturen van foutieve facturen naar zzp’ers en het verwerken van correctiefacturen zal nagenoeg niet meer voorkomen en kan dus een hoop administratieve rompslomp voorkomen.

Nadelen opdrachtgever:

  • De zzp’ers dienen hun gewerkte uren dagelijks of wekelijks (afhankelijk van de afspraak) in het systeem van de opdrachtgever te registreren. Als dit niet gebeurt dan is de opdrachtgever nog steeds niet in control.
  • De opdrachtgever die met self-billing werkt verplicht zzp’ers vaak in te stemmen met self-billing. Dat is op zich niet onlogisch, omdat de opdrachtgever bij uitzonderingen anders niet volledig in control kan zijn. De kans is echter aanwezig dat een gekwalificeerde zzp’er niet wil instemmen met self-billing en daarom niet kan worden ingehuurd.

Voordelen zzp’er:

  • De zzp’er hoeft zelf geen facturen meer te maken en het sturen van correctiefacturen behoort ook tot het verleden en dat scheelt veel tijd die besteed kan worden aan declarabele uren.
  • Facturen kunnen sneller worden betaald, omdat er achteraf geen controle meer hoeft plaats te vinden door de opdrachtgever.

Nadelen zzp’er:

  • De zzp’er wordt vaak verplicht om in te stemmen met self-billing, want niet instemmen betekent in die gevallen geen opdracht.
  • De zzp’er blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de opdrachtgever opstelt, maar omdat het proces is geautomatiseerd en de zzp’er zelf verantwoordelijk is voor het registreren van de uren is de foutkans erg gering. Desondanks is het controleren van de factuur altijd wel verstandig en kost maar een fractie van de tijd die anders aan het maken van een factuur besteed moet worden. Als deze niet juist is dient de zzp’er de opdrachtgever hier tijdig van in kennis te stellen. De opdrachtgever kan dan een correcte factuur opstellen of de zzp’er kan zelf een vervangende factuur maken.
  • Voor het versturen van de factuur is de opdrachtgever verantwoordelijk. Als door ziekte of vakantie de uren niet tijdig worden goedgekeurd dan zal de factuur pas later worden verstuurd en zal de betalingstermijn ook later ingaan.
Drs. ing. Peter Bargon studeerde ICT en Bedrijfswetenschappen aan de Universiteit van Leiden. Hij is directeur en medeoprichter van ZP-desk B.V. Na zes jaar als directeur landelijke dienstverlening bij de Kamer van koophandel te hebben gewerkt, had hij besloten om toch weer terug te gaan naar het ondernemerschap met de oprichting van ZP-desk B.V., een bedrijf dat een betaalbare geïntegreerde urenregistratie en facturatie voor zzp’ers biedt. Voor bedrijven die zzp’ers inhuren biedt ZP-desk B.V. ook een oplossing, namelijk een geïntegreerde urenregistratie en facturatie op basis van self-billing. Daarnaast geeft hij advies en begeleiding aan startende ondernemers en ondernemers die willen groeien of plannen hebben om het bedrijf te stoppen of te verkopen en daar hulp bij nodig hebben. Bekijk alle berichten van Peter Bargon

4 reacties op dit bericht

  1. Beste Peter,

    Een veel gehoord bezwaar van ontvangers van selfbilling facturen is dat het factuurnummer niet opvolgend is en daarmee niet voldoet aan wettelijke vereisten. Volgens mij hoeft alleen degene die de factuur maakt aan opvolgende nummering te doen en niet de ontvanger.
    Hoe zie jij dat?

  2. Voor de ontvanger is het inderdaad ook van belang dat er een verkoopfactuurnummerreeks wordt aangemaakt met opeenvolgende nummers. Feitelijk ontstaan er dan twee verkoopfactuurnummerreeksen naast elkaar: 1) op basis van door de dienstverlener of leverancier eigenhandig opgestelde verkoopfacturen en 2) op basis van door de opdrachtgever of afnemer opgestelde facturen door middel van self-billing. Het is toegestaan om verschillende verkoopfactuurnummerreeksen te hanteren. Om door de afnemer opgestelde facturen eenvoudig in de administratie terug te kunnen vinden is het verstandig om een andere reeks factuurnummers te gebruiken dan de reeks die wordt gebruikt voor door de leverancier eigenhandig opgestelde verkoopfacturen. Hierover moet dus afstemming plaatsvinden tussen beide partijen.

  3. Zoals ik de tekst lees op de site van de belastingdienst hoeft alleen degene die de factuur maakt een opvolgende reeks te maken en niet de ontvanger van een factuur.

  4. Op de site van de belastingdienst is aangegeven dat de factuur ook moet voldoen aan de wettelijke regels als de afnemer de factuur opmaakt voor de leverancier. De afnemer maakt immers de factuur namens de leverancier op en dat betekent dat die facturenreeks ook opeenvolgende nummers moet krijgen. Verschillende facturenreeksen zijn toegestaan.