Inhuur flexkrachten door overheid gaat met onnodige risico’s gepaard

Gemeenten huren steeds vaker flexkrachten in, variërend van uitzendkrachten tot en met interim-managers en projectleiders. Op zich niets bijzonders, want dit hoort bij een trend in die we al jarenlang zien bij allerlei organisaties, namelijk om een flexibele schil van 15 tot 30% aan te houden naast de medewerkers in vaste dienst.

Wat wel een toenemend probleem is dat het overzicht in veel gemeenten zoek is over wie er wordt ingehuurd en met welke tussenbureaus er wordt samengewerkt.

In de afgelopen jaren is er al menige gemeentesecretaris of directeur Bedrijfsvoering in de problemen gekomen na kritische vragen uit de gemeenteraad of de lokale krant hoeveel geld er eigenlijk aan inhuur wordt besteed. Het stereotype antwoord hierop is meestal dat men dat niet zo gauw weet en dat er een onderzoek naar komt. Tegen de tijd dat de aantallen en kosten dan op tafel liggen, spreekt iedereen er openlijk schande van en het publieke oordeel is dan al lang geveld. Het vreemde is dat het beheer van de flexkrachten zo achterblijft bij het beheer van de medewerkers in dienst. Als je 100 medewerkers in dienst hebt dan vindt iedereen het vanzelfsprekend dat je daar een goed personeelsinformatiesysteem voor aanschaft terwijl de meeste gemeenten het beheer over honderd flexkrachten via Excel doen en de kosten bijhouden door alle ingekomen facturen bij elkaar te tellen.

Voeg hieraan toe dat gemeente ook de nodige juridische en integriteitsrisico’s loopt als de administratie rond flexkrachten niet op orde is. De gemeente doet er bijvoorbeeld verstandig aan om te zorgen bij inhuur van een zzp’er, voor een kopie van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR-verklaring) van de fiscus en die 5 jaar lang netjes te bewaren. Anders loopt de gemeente het risico aangeslagen te worden als werkgever.

Een ander voorbeeld is de aansprakelijkheid van de gemeenten voor de afdrachten van de bemiddelingsbureaus in het kader van de wet Ketenaansprakelijkheid. En in het kader van de bevordering van de integriteit van het openbaar bestuur is het belangrijk dat gemeenten goed bijhouden door welke flexkrachten een verklaring omtrent gedrag (VOG) is aangevraagd maar nog niet is ontvangen.

Er wordt door de meeste gemeenten wel veel tijd en energie gestopt in een goede openbare aanbesteding. Om met een aantal flexbureaus een mantelcontract te sluiten over de inhuur, maar als dat contract dan eenmaal is gesloten, dan wordt er heel vaak buiten het contract om ingehuurd tegen de normale tarieven, waardoor de verborgen administratieve kosten alleen maar toenemen.

Hier zit een deel van de oorzaak van het gebrek aan beheer: de afdeling Inkoop zorgt voor een goed mantelcontract, de afdelingshoofden zijn als integraal manager beslissingsbevoegd over de inhuur en de afdeling P&O mag proberen om het overzicht te bewaren, wat meestal niet lukt.

De oplossingen voor de genoemde problemen en risico’s zijn niet eenvoudig. Het begint met bewustwording en het bepalen van een visie op de betekenis inhuur voor de eigen organisatie en het eindigt met implementatie van een goede tool om de contracten digitaal te beheren en professioneel contractmanagement.