Een visie op inhuur en op uw flexibele schil is belangrijk

Vergelijk deze 2 organisaties met elkaar:

Organisatie A heeft 200 FTE aan vast personeel in dienst en huurt per jaar ongeveer 10 flexkrachten in, meestal uitzendkrachten. Voor de inhuur is toestemming nodig van de directie en aanvragen lopen altijd via de afdeling P&O. Op jaarbasis is men ongeveer € 250.000 kwijt aan deze inhuur. Er zijn geen mantelcontracten afgesloten want men vraagt per keer meerdere bureaus om een offerte.

Het beheer van de flexkrachten, van hun contracten en hun kosten is hier een fluitje van een cent! Organisatie B heeft 1.100 FTE aan vast personeel en huurt jaarlijks ruim 200 flexkrachten in. Men heeft mantelcontracten afgesloten met 6 bureaus voor de lagere loonschalen. Naast deze 6 bureaus wordt nog zeker met 20 verschillende bureaus zaken gedaan. In totaal is men een dikke 10 miljoen euro kwijt aan flexkrachten. De beslissing over inhuur gebeurt door de afdelingshoofden, die zelf de inhuurcontracten ondertekenen.

Het beheer is complex en zonder goede procedures, werkafspraken en tools, nauwelijks te doen. Het ontbreekt aan in- en overzicht en men loopt de nodige juridische risico’s, want niet elke beslisser kent alle juridische valkuilen. Ook de administratie van alle inhuur is een rommeltje.

Beide organisaties ken ik persoonlijk en ze hebben naast bovengenoemde verschillen, met elkaar gemeen dat ze geen duidelijke visie hebben op de rol en functies van flexkrachten of het nut van het hebben van een flexibele schil. Ze handelen ten aanzien van de inhuur zoals dat in hun dagelijkse praktijk altijd gaat en denken er ook niet over na. Je zou kunnen zeggen dat organisatie A de impliciete visie heeft dat het inhuren van flexkrachten alleen moet gebeuren als het echt niet anders kan. Inhuur is vooral een kostenpost en daar moet je als organisatie bovenop zitten bijv. door de afdeling P&O.

Organisatie B hanteert kennelijk een visie dat inhuren van veel mensen weliswaar veel kost, maar ook veel oplevert en handig is. Misschien vindt men het handig omdat flexkrachten de organisatie altijd draaiende houden, maar het zou ook kunnen zijn dat men flexkrachten waardeert vanwege hun frisse blik en de ervaring uit andere organisaties die ze meebrengen. Maar het zou ook kunnen dat men denkt dat inhuur voor korte periodes uiteindelijk goedkoper is dan het hebben van vaste medewerkers in dienst.

Voor organisatie B geldt wel dat het beheer van zoveel menskracht en geld aandacht verdient en dat daarvoor duidelijk moet zijn:

– Welke afdeling is verantwoordelijk voor het beheer;
– Welke managementinformatie is nodig voor een goed beheer;
– Op welke wijze (tools, systemen, proces en procedures, werkafspraken) geven we het beheer vorm.
De kern van mijn betoog is deze: het is voor elke organisatie, grote inlener of niet, zinvol om een visie te ontwikkelen hoe we samen aankijken tegen flexibele schillen en inhuur(-krachten). Als uitvloeisel hiervan zijn uitwerkingen op tactisch niveau wenselijk, zoals op welke wijze gaan we met flex-, uitzend- of bemiddelingsbureaus om. Sluiten we mantelcontracten en met voor soort resultaat voor ogen. Doen we ook zaken rechtstreeks met zzp’ers of alleen met bureaus? Willen we bureaus in house of juist niet?

En op operationeel niveau moeten er antwoorden komen op vragen als: Wie is bij ons verantwoordelijk voor het beheer, wat houdt dat beheer dan in, welke ’spelregels’ hanteren we bij de inhuur, wat is de rol van P&O, Financiën, Bedrijfsvoering en Inkoop en de leidinggevenden en managers.

Als er op dit soort vragen een antwoord is, is er sprake van goed ‘flex-beheer’ naar analogie van goed ‘personeels-beheer’.