Drie obstakels bij het vinden van opdrachten. En hoe overkom je ze?

Het verwerven van opdrachten is voor veel zelfstandige interim professionals niet het meest favoriete onderdeel van hun werk. Toch is het broodnodig om voldoende opdrachten te hebben. Maar hoe kom je daaraan? Je bent toch geen verkoper?

Jan Willem van den Brink en Maarten van Os zijn gespecialiseerd in commercie voor niet-commercianten. Dit artikel is gebaseerd op hun boek Opdrachtgever Gezocht –acquisitie als onderdeel van je werk.

De drie hindernissen

In onze praktijk komen we bij interim-managers en andere professionals steeds drie obstakels tegen als het gaat om opdrachten verwerven:

• Durven (schroom)
  Het beeld van acquireren wordt geassocieerd met nare begrippen als ‘koude acquisitie en ‘iemand iets aansmeren’. Hoewel dat logisch gezien onverstandig is (teveel pushen leidt immers tot ontevreden klanten) zet dat toch de rem op het enthousiasme om er tijd aan te spenderen.
• Doen (weten wat je moet doen en hoe)
  Stel dat je besluit om deze week drie uur te besteden aan acquisitie. Wat ga je dan in die drie uur doen? Ben je bewust wat werkt en wat niet? Hoe staat het met de benodigde vaardigheden? Herken jij een koopsignaal als het langskomt? En hoe reageer je er vervolgens op? Hoe en wanneer vraag je om een aanbeveling? Hoe vertel je een klant wat de waarde is van jouw oplossing zonder op te scheppen?
• Discipline (en dat blijven doen)
  Het vliegwiel van opdrachtverwerving vraagt continu om kleine duwtjes: zodat opdrachten verwerven een standaard onderdeel van je werkritme wordt en niet alleen in beeld komt als er even te weinig werk is. Want dan ben je vaak te laat. Maar hoe doe je dat? Want we zijn de hele dag al zo druk …

Durven

Als we bij een lezing of training vragen naar associaties bij woorden als “acquisitie”, “verkopen” of “opdrachten verwerven”, zijn gebruikelijke reacties:

• Je moeten opdringen
• Onbekenden moeten bellen, koude acquisitie
• Scoren, geen nee mogen accepteren, de ander manipuleren

Maar achter de eerste associaties met gladheid en eigenbelang, schuilt een genuanceerder beeld. Bij interim professionals zijn namelijk lange termijn relaties en daarmee betrouwbaarheid van groter belang dan kortetermijn winst. Hoe zit dat?

Als je klanten manipuleert, lastig valt, of iets verkoopt wat niet nodig is, merken ze dat vrijwel altijd. En klanten doen liever geen zaken met onbetrouwbare en opdringerige personen. Nogal logisch, dat zou jij ook niet doen. Het kost je bovendien je reputatie.

De vraag die elke klant zich stelt bij het selecteren van een interim-manager is niet “kan deze persoon mij op een gladde manier overtuigen”, maar eerder “Vertrouw ik deze persoon? Durf ik hem mij te laten helpen met mijn netelig probleem?”

Het lange termijn klantbelang gaat daarom voor jouw korte termijn eigenbelang. Want dat is uiteindelijk in jouw belang. De eerste hulp bij schroom is dus jezelf (en in tweede instantie ook je klant) ervan overtuigen dat je altijd het beste wilt voor de klant. En daarnaar handelt

Hoera, je hoeft niets aan te smeren! Mag zelfs niet! Opdringen, mooipraten of koude acquisitie is niet goed voor de relatie, en je mooier voordoen dan je bent ook niet.

Doen (kunnen)

Stel, je besluit om een aantal uur per week aan opdracht verwerven te besteden. Wat doe je dan in die tijd? Ga je mensen bellen? Offertes maken? Een bureaupresentatie ontwikkelen? Wat kun je nou precies doen om te zorgen dat je meer opdrachten krijgt?

Om daar inzicht in te krijgen, gebruiken we een model van de “echte verkopers”, namelijk de opdrachtentrechter. In het Engels wordt die ook wel Sales Funnel of Pipeline genoemd. Onze Trechter van 3 heeft drie fasen, met elk eigen doelen en valkuilen.

• Eerst wil je weten wie er mogelijk geïnteresseerd is in jouw dienstverlening. Let op: in deze fase verkoop je nog helemaal niets: je bent wel actief bezig om te achterhalen waar je mogelijk mensen kunt helpen (niet lastigvallen) met jouw diensten. Als je zo iemand hebt gevonden dan kun je …
• een koopgesprek voeren. Je kijkt nu met je klant of je tot zaken wilt komen. Als dat zo is dan volgt het …
• uitbrengen en opvolgen van een offerte.

Een overzicht:

Je kunt met deze trechter ook analyseren waar voor jou het meeste effect te halen valt. In welke fase kan jij je ontwikkelen om de hele stroom beter te laten lopen? Veel interim-professionals zeggen dat het wel lukt als ze maar eenmaal aan tafel zitten bij een potentiële klant. Dan is het dus zaak om je op de eerste fase te concentreren. Mensen die veel offertes maken die uiteindelijk niet doorgaan, kunnen zich wellicht beter bekwamen in de vaardigheden onderaan de trechter.

Het goede nieuws is: veel vaardigheden heb je ongetwijfeld al, en andere kun je relatief eenvoudig leren. Voor de meeste mensen is het rijbewijs halen lastiger.

‘Wat je doet met je declarabele uren bepaalt je omzet van dit jaar. Wat je doet met je niet-declarabele uren bepaalt je omzet van volgende jaren.’– David Maister

Discipline

Het derde obstakel is tegelijk het geheim van succesvol acquireren. Het is niet dat je het goed met je klant voor moet hebben, dat lukt de meeste architecten we. Nee, het sleutelwoord is discipline.

Acquisitie werkt als een vliegwiel. Het duurt even voor het aan de gang is en het heeft daarna continu kleine duwtjes en aandacht nodig om te blijven draaien. Om te voorkomen dat je na een goede opdracht drie jaar geen contact meer hebt met je opdrachtgever. Om te zorgen dat je je netwerk niet pas benadert als jij iets nodig hebt. Om elke opdracht te evalueren en bij elke goede evaluatie om een aanbeveling te vragen.

Dat betekent dat je ook tijdens je drukke periodes steeds even tijd moet nemen voor het vliegwiel. Vergelijk het met tandenpoetsen. Je doet het maar een paar minuten per dag, maar je moet het wel elke dag doen.

Discipline zit voor veel mensen eerder in aandacht dan in tijd. Vanuit de file kun je bijvoorbeeld al een hoop netwerkcontacten bijhouden of gesprekken voorbereiden, zonder dat je dat meteen veel extra uren kost. Maar uiteraard kost het voeren van een-op-eengesprekken met een kop koffie erbij wel degelijk ook tijd. En die tijd moet je ergens vandaan halen.

Realisme is ook belangrijk. Veel van onze cursisten zijn zo enthousiast na de training dat ze zich bijvoorbeeld voornemen om voortaan elke dag een oude klant te bellen. Dat is een mooi streven, maar het is nogal ambitieus. Je loopt het risico dat je het niet volhoudt. Het is beter om je voor te nemen om één oude klant per twee weken te bellen en dat vol te houden. Dan spreek je 25 mensen per jaar. En dat is een mooie basis voor het vullen van de trechter.

Plannen helpt ook. In je agenda tijd vrijmaken, en die ook gebruiken. Een lijstje met netwerkcontacten aan de muur hangen, met de planning welke maand je wie belt. Het goede nieuws is overigens dat de meeste mensen het in de loop der jaren een steeds leuker onderdeel van hun vak gaan vinden, net als wij.

Meer weten? Op de website www.opdrachtgevergezocht.nl kun je onder andere een korte zelfevaluatietest vinden, en je opgeven voor een gratis e-cursus over het onderwerp.