10 Elementen van ‘Goed Opdrachtgeverschap’. Voor effectievere inzet interim professionals.

Het aantal externen in organisaties groeit. De aandacht voor effectief inzet van die interimmers blijft echter achter. Met deze tips voor ‘goed opdrachtgeverschap’ verhogen organisaties niet alleen die effectiviteit; ze hebben waarschijnlijk ook minder vaak interimmers nodig.

Wordt een interimmer wel effectief ingezet?

Organisaties werken steeds meer met externen. Freelancers, zelfstandige professionals, zzp-ers, gedetacheerden. De naam maakt niet zo veel uit. Het zijn mensen die hard nodig zijn, ze staan niet op de loonlijst en vallen meestal niet onder de reguliere HR regelingen. Ze maken niet zelden 20-30% uit van het totaal aantal mensen dat actief is in een organisatie. Zodra ze binnenboord zijn krijgen ze maar heel beperkt aandacht, dat is hier op ZiPconomy al eerder geconstateerd.

Die externen kunnen op veel terreinen  hun eigen boontjes doppen. Goed werkgeverschap, dat doe je voor je eigen mensen. Voor die 20-30% flex ben je geen werkgever, maar toch op zijn minst ‘opdrachtgever’. En het ontbreken van ‘goed opdrachtgeverschap’ kan je als opdrachtgever het nodige rendement kosten. Om een paar zaken te noemen:

• Maak je wel voldoende gebruik van de aanwezige kennis van je externen?
• Kunnen ze snel effectief aan de slag of zijn ze de eerste (declarabele) dagen vooral bezig hun weg te vinden, een toegangspasje te krijgen en een wachtwoord te regelen?
• Is er voldoende aandacht voor de borging en overdracht van kennis?
• Wordt er voldoende op gestuurd dat de externe tijdig weer vertrekt?
• Ben je als opdrachtgever wel aantrekkelijk genoeg voor het top talent onder de externen of moet je het doen met de tweede keus?
• Willen die externen voor een nieuw project wel weer bij je terug komen als je dat wilt (immers kortere invoegtijd en stuk lagere wervingskosten)?
• Hoe hard doen die externen hun best om bij jou opdrachten te doen (i.p.v. dat jij hard naar hen moet zoeken)?
• Weet je de kosten van externen in de hand te houden (doen ze graag een opdracht voor je?) of betaal je elke keer weer de hoofdprijs omdat je anders niet de beste mensen weet te vinden/binden?

10 Elementen van ‘Goed Opdrachtgeverschap’

Redenen genoeg om aandacht te besteden aan je ‘opdrachtgeverschap’. Wat moet je dan doen? Ik noem een aantal zaken, in chronologische volgorde.

1. Goede resourceplanning. Tijdig beseffen wat en wie je nodig hebt, op welk moment, en met welke set aan competenties. Dat haalt de druk op het wervingsproces weg. Immers haast tast de kwaliteit aan en is zeer prijsverhogend, zowel door de wervingskosten (inzet bureaus, hoge marge) als in het tarief per uur.
2. Goede ‘employer branding’ van je organisatie. Een sterk merk maakt je aantrekkelijk als werkgever, herstel, opdrachtgever. Elke interim-marketeer wil toch een prachtig project doen bij Unilever. Dat is van grote waarde voor je CV, dus dat doe je bij wijze van spreken gratis.
3. Goed selectie-interview, met nieuwsgierigheid naar iemands competenties en ambities. Natuurlijk moet de interimmer zijn kunstje komen doen, maar wellicht kan hij nog wel meer dan dat, zijn er talenten die ook bruikbaar zijn zonder dat het extra tijd of geld kost.
4. Heldere opdrachtformulering, geformuleerd in output termen. Heldere kaders opstelen, verwachtingen duidelijk maken. Daarbij: geven van vertrouwen. Zorg wel voor frequente meetmomenten, door een open gesprek tussen opdrachtgever en interimmer. Heb het niet alleen over de ‘taak’, ook over wat er om heen speelt.
5. Een goede ‘onboarding’ procedure. Een interimmer heeft vaak dezelfde praktische zaken nodig als een vaste medewerker. Zonde als hij niet direct aan de slag kan.
6. Persoonlijke aandacht voor de interimmer. Goed, hij is niet in dienst, maar een interimmmer is ook maar een mens. Schouderklopje, geïnteresseerd telefoontje, belangstelling tonen. Oprechte betrokkenheid, ook buiten werktaken, het helpt in de motivatie en werkplezier. Ze zijn, al is het tijdelijk, onderdeel van het bedrijf, betrek ze dus ook bij sociale activiteiten.
7. Betrek externen bij opleidingsprogramma’s. Stel programma’s voor vakinhoudelijke ontwikkeling open voor de aanwezige externen (en misschien zelfs wel voor externen die eerder voor je gewerkt hebben en wellicht weer terug komen). Ze kunnen aanvullende input geven, het is uitstekend voor de groepsdynamiek (doorbreken vaste patronen), het zorgt voor een extra impuls uit de buitenwereld. En de interimmer leert er ook nog wat van, toegevoegde kennis waar je als opdrachtgever ook wat aan hebt. Natuurlijk declareert de interimmer deze uren niet…
8. Variabele beloning. Geen bonuscultuur voor interimmers, maar bij output sturing kan ook best een stuk(je) output beloning. Basistarief plus stukje (niet overdrijven) variabel.
9. Exitmanagement. Deadlines bewaken, sturen voor borging en overdracht. Een exitinterview! Waarom niet? De man/vrouw heeft veel gezien en gehoord, ook buiten zijn opdracht. Nuttige informatie.
10. Alumni beleid voor je externen. Ze hebben goed werk geleverd. Ze kennen je organisatie. Ze gaan weer verder, leren meer in de buitenwereld. Dat maakt ze waarschijnlijk alleen maar aantrekkelijker om ze later weer opnieuw in te huren. Goed oog hebben waar ze zijn, wat ze doen, wanneer ze beschikbaar zijn. Dat kan effectief zijn om je wervingskosten van externen te verlagen en inwerktijd te verkorten. Goede informatie voor je resourceplanning. Misschien wacht je zelfs wel even met een project totdat die ene interimmer weer beschikbaar is.

De paradox: Goed opdrachtgeverschap, minder interimmers.

Het uitvoeren van deze punten vergt goed leiderschap, modern management. Vanuit vertrouwen, ‘verbinden’, transparantie, benutten van talent, nieuwsgierigheid, delegeren, loslaten, niet op inhoud de baas willen zijn, luisteren naar expertise, faciliteren, durven te ‘volgen’ om te kunnen ‘leiden’.

Tja, maar wat is daar anders aan dan aan het aansturen van je professionals in vaste dienst? Daar zit hem de paradox. Dat verschil is er in feite ook helemaal niet!

Goed opdrachtgeverschap, goed werkgeverschap, eigenlijk zit er nauwelijks verschil tussen. Administratief verschilt er het nodige tussen een professional in vaste dienst en een interim professional; in de gewenste aansturing en omgang eigenlijk niet tot nauwelijks.

Het implementeren van goed ‘ opdrachtgeverschap’ zorgt misschien zelfs wel voor beter ‘werkgeverschap’, want dat is niet altijd helemaal op orde. En met beter werkgeverschap wordt het (ongewenst) verloop van professionals lager. Hanteer je bovenstaande punten voor je professionals in vaste dienst, dan werken ook zij met meer plezier en effectiviteit en hebben ze minder reden om weg te gaan. Zo heb ook weer minder interimmers nodig. Althans, je hebt geen interimmers meer uit nood nodig (omdat je anders niemand kan vinden), hooguit wanneer je daar bewust voor kiest.