Lisette Hetzler (NS Inhuur): Onze deuren staat wagenwijd open voor ICT ZZP’ers

Bij ZiPconomy draait het er om inzicht te geven in de ontwikkelingen van de economie van en rond zelfstandige interim professionals. Hoe het vakmanschap en ondernemerschap van die interim professionals zich (zou moeten) ontwikkelen, hoe de bemiddelings- en adviesbranche reageert op een veranderende markt en hoe opdrachtgevers in deze tijd aan kijken tegen het aantrekken en inzetten van interim professionals.

De manier waarop organisaties interim professionals werven, selecteren en inzetten voor opdrachten is aan het veranderen. Om die veranderingen zichtbaar te maken starten we een reeks interviews met sleutelfiguren bij organisaties die structureel interim professionals inzetten. Personen die verantwoordelijk zijn voor het inhuurproces. Dit ter informatie en inspiratie voor andere organisaties die ook bezig zijn hun inhuur anders vorm te geven; en ter informatie voor interim professionals en de bemiddelingsbranche. Immers: waar de strategie en procedures rond inhuur en inkoop verandert, zal je je eigen verkoopstrategie moeten veranderen.

Als eerste in deze reeks gingen we in gesprek met Lisette Hetzler van de NS. Zij vertelt, vol enthousiasme, hoe de NS haar inkoopstrategie voor interim ICT drastisch heeft omgegooid.

Van één grote aanbesteding naar aanbesteden per functie.

Lisette Hetzler is sinds een jaar verantwoordelijk voor de inhuur van interim ICT-ers bij de NS. Toen de NS aan de vooravond stond voor weer een nieuwe aanbestedingsronde met betrekking tot tijdelijk ICT personeel besloot de NS dat het tijd was om een andere koers te gaan varen. Lisette Hetzler: “We hadden raamcontracten met een paar bekende, grote ICT detacheerders. We huren voor zo’n 50 miljoen per jaar aan ICT personeel in. Als de zo’n pakket aan inhuur in één keer gaat aanbesteden, dan kom je vanzelf bij een paar bekende partijen uit. Er was het gevoel dat we daarmee onvoldoende gebruik konden maken van talentvolle ICT-ers die bij kleinere bureaus werken of als ZZP’er beschikbaar waren. Daarnaast wisten we dat we door de vaste prijsafspraken te weinig mee konden ademen met de markt. Bij een groot aanbod betaalden we te veel, bij een klein aanbod aan talent lagen de vaste tarieven te laag om de beste mensen te krijgen. Het moest dus anders.”

In plaats van een grote aanbesteding met raamcontracten voor een paar jaar heeft de NS gekozen om te werken met een Marktplaats-concept. Elke vraag voor een interim ICT-er wordt apart gepubliceerd. Hiervoor is een speciale online jobboard ingericht: inhuur.ns.nl

Deze site is toegankelijke voor vooraf geregistreerde en gekwalificeerde aanbieders. Of het nu de grote bureaus zijn of een individuele ZZP’er, iedereen die zich als leveranciers bij NS inhuur heeft laten registeren kan op een project inschrijven. Nieuwe opdrachten worden per mail en via een eigen twitter account (@inhuurbij_ns)  Als aanbestedingsplichtige organisatie wordt elke aanvraag voor een interim professional behandeld conform de regels van de Europese aanbestedingen. Inschrijvingen komen online binnen en worden vervolgens door een tool beoordeeld en automatisch ‘geranked’ op basis van opgegeven criteria.

Zeker in de overheid wordt er al veel met zo’n online marktplaats concept gewerkt. Overigens niet altijd tot tevredenheid van de leveranciers en interne opdrachtgevers. Hoe hebben jullie het inhuur proces georganiseerd binnen je afdeling.

“We hebben geen afdeling, we zijn een vestiging”, corrigeert Lisette Hetzler. “Een vestiging die klantgericht en commercieel denkt en handelt. Gericht om meerwaarde te leveren voor onze interne klanten. Meerwaarde waar ze overigens ook voor betalen. Op het uurtarief dat de interim ICT’er in rekening brengt, leggen wij een vast tarief van  2%.

We nemen een aanvraag van een interne klant niet klakkeloos over maar houden altijd een intakegesprek. Wat is er precies nodig? Is dat schaap met vijf poten echt nodig, of kan hij ook af met een lammetje? Dat maakt ook de verwachtingen ten aanzien van kwaliteit en prijs realistischer. Met zo’n intake gesprek zijn we ook in staat om concrete en scherpe selectiecriteria op te stellen die ook echt als een goed filter kunnen werken bij het beoordelen van de inschrijvingen.”

Lisette Hetzler stelt dat door de persoonlijke betrokkenheid van haar medewerkers bij het opstellen van die criteria er ook echt op geschiktheid kan worden beoordeeld. “Prijs gaat pas een rol spelen tussen aanbiedingen die kwalitatief in gelijke mate passen op de aanvraag. De tooling die wij gebruiken in de beoordeling en afhandeling van inschrijvingen is dan ook niet leidend in het beslisproces, maar vooral faciliterend.”

Voor Hetzler zijn de eerste doelstellingen van dit project gehaald. Haar interne klanten zijn te tevreden. De beoogde snelheid van leveren van personeel wordt behaald. De tarieven zijn meer marktconform. Er staan nu 2.000 leveranciers in het systeem die ieder kunnen reageren op de aanvragen. De beoogde diversiteit in leveranciers én personeel dat ook daadwerkelijke ingehuurd wordt is bereikt.

“ZZP’ers zijn nog steeds niet gewend zichzelf als ‘leverancier’ te zien” 

In hoeverre zijn jullie er in geslaagd om ook rechtstreeks met ZZP’ers zaken te doen?

“Van de ongeveer 300 interim ICT-ers die er momenteel bij de NS aan het werk zijn, zijn er 127 rechtstreeks  als ZZP’er gecontracteerd. Dat vind ik al een behoorlijk aantal. Maar dat mogen er overigens best meer zijn! Ik heb niets tegen bureaus. Sterker nog, iedereen krijgt bij ons dezelfde kans. Ik snap alleen niet dat sommige ZZP’ers hier werken via een bureau die feitelijk geen toegevoegde waarde voor hem levert maar er wel met bijvoorbeeld E 10,- per uur tussen zit. Waarom had je je als ZZP’er dan niet zelf aangeboden voor E 5,- goedkoper dan dat bureau? Dan ontvang je zelf meer per uur en betaal ik minder.”

“Ik denk dat veel ZZP’ers nog steeds niet gewend zijn om zichzelf als ‘leverancier’ te zien en zo met het ‘inkoop-verkoop’ verhaal bezig te zijn. Toen wij hier een leveranciersdag organiseerde om hen te informeren waar wij als NS mee bezig zijn, waren er maar zes ZZP’er aanwezig. Van onze kant zullen wij ook onze actiever moeten communiceren met ZZP’ers. Duidelijker maken wat hun mogelijkheden hier zijn.”

Waarom zijn jullie met interim ICT functies begonnen en niet met de andere staffuncties. Ik zie bij veel andere organisaties dat de inhuur van ICT relatief goed georganiseerd is. De winst in het verbeteren van het inhuurproces zit hem vaak juist bij die andere staffuncties. Zowel qua kosten als qua kwaliteit.

“Ik denk dat je daar gelijk in hebt. Mijn handen jeuken ook om de andere functies er bij te pakken. Maar eerst moet dit goed op de rit staan. Dat we met ICT begonnen zijn heeft alles te maken met de organisatie structuur van de NS. De NS bestaat uit verschillende bedrijven die vrij los van elkaar georganiseerd zijn. Op ICT terrein is echter ook een sterke horizontale lijn tussen de bedrijfsonderdelen. Dat overleg konden we goed gebruiken om centrale afspraken te maken omtrent inhuur.”

Flex inhuur en HR steeds dichter bij elkaar 

Je geeft al aan dat jullie ook andere functies willen gaan invullen vanuit je ‘vestiging’. Wat zie je nog meer gaan gebeuren de komende jaren?

“We zijn bezig om de lijn met HR te verstevigen. We worden meer onderdeel van wat hier Move NS  heet. Zo kunnen we de interne en externe mobiliteit beter op elkaar afstemmen. Daarbij gaan wel meer optrekken met de recruiters voor het invullen van vaste functies. Om interne klanten goed te kunnen adviseren over de verschillende mogelijkheden voor het bemensen van projecten.”

Er liggen natuurlijk veel parallellen tussen het aantrekken van interim professionals en professionals voor vaste functies. Neem bijvoorbeeld een onderwerp als “employer branding”. 

“Absoluut. Net als onze collega’s die op zoek zijn voor het invullen van vaste functies moeten ook wij goed zicht hebben waar en hoe we de beste interim ICT’ers kunnen vinden. Hier binnen de NS draaien geweldig complexe IT projecten. En daarmee zijn wij dus een heel aantrekkelijke opdrachtgever voor interim IT’ers. Dat zullen we meer over het voetlicht moeten gaan brengen.”

(Dit is het eerste interview in een reeks gesprekken met organisaties die op een innovatieve manier omgaan met het inhuren van interim professionals).