Ongeschreven regels: de sleutel tot een succesvolle interim opdracht

In deze tijd volgen nieuwe ontwikkelingen elkaar snel op, organisaties veranderen voortdurend. Maar lang niet altijd worden veranderingen succesvol doorgevoerd. Het lijkt erop dat een onderstroom in de organisatie de ontwikkeling tegenhoudt. Ontbreekt het de organisatie aan leervermogen? Ervaring leert dat (interim) managers vooral naar de harde kant van de organisatie kijken: de structuren, systemen en procedures. Met andere woorden: de top van de ijsberg. Maar juist de zachte, onzichtbare factoren bepalen voor een belangrijk deel het resultaat.

Delta 5 kijkt vooral onder water, naar de ongeschreven regels. De do’s en don’ts van een organisatie, deze hebben een grote impact op de performance en op het leervermogen van de organisatie. We kunnen ze dus maar beter leren kennen!

Dr. Johan Boudewijns is gepromoveerd op de unieke ongeschreven regels methodiek die het diagnosticeren en verbeteren van organisatieleervermogen mogelijk maakt. Samen met zijn collega Anna Bos van de Boudewijns en Roemen Groep neemt hij de aanwezigen van de tweede professionaliseringsavond van de nvim mee in deze methodiek, delta 5.

Een snelle inventarisatie laat zien dat de aanwezige interim managers uit diverse hoeken komen; zorg, onderwijs, ict, maar ook gemeentelijke overheid en financiële dienstverlening. Allen worstelen zij in meer of mindere mate met gedragsveranderingen en samenwerkingsvraagstukken. Zij zijn zich voldoende bewust van het feit dat dominante gedragspatronen bepalend zijn voor het wel of niet slagen van een veranderingstraject.

Wat hun visie op een organisatie ook is, als de ongeschreven regel ‘Je mag ja zeggen en nee doen’ of ‘Je manager/bestuurder geef je altijd gelijk’ dominant het werkelijke gedrag op de werkvloer beschrijft, dan zullen die ongeschreven regels eerst omgebogen moeten worden voordat je effectief toe zult komen aan het realiseren van je visie.

Delta 5 is een methodiek die het organisatieleervermogen kan meten (stap 1), analyseren (stap 2) en verbeteren (stap 3). Een belangrijk onderdeel van stap 2 is de inventarisatie van de ongeschreven regels inclusief het oorzakelijk krachtenveld en de impact op de performance met behulp van een wetenschappelijk getoetst model. Op deze stap richten we ons voornamelijk deze avond.
De ongeschreven regel methodiek is oorspronkelijk ontwikkeld door Peter Scott-Morgan. Het daarop aansluitende analysemodel met 5 perspectieven is ontwikkeld door Johan Boudewijns.

De ongeschreven regels

Het topje van de ijsberg is zichtbaar, maar wat speelt zich onder water af? Ongeschreven regels beschrijven wat er in de regel gebeurt, hoe het daadwerkelijk gaat, wat de dominante patronen zijn. ‘Blijf daarbij uit de oordeelsvorming!’waarschuwt Boudewijns. Ongeschreven regels zijn niet goed of fout: ze hebben effecten en dragen bij aan of belemmeren het bereiken van de organisatiedoelen.

In een aantal diepte-interviews met een selectie van medewerkers worden de ongeschreven regels, effecten en het achterliggende krachtenveld in kaart gebracht en getoetst. De interviewtechniek is cruciaal, het is lastig om ongeconditioneerd vragen te stellen en vooral ook eigen aannames uit te stellen. Wat aan de orde komt is wat medewerkers motiveert (to pursue my goal) en door wie of wat dat mogelijk wordt gemaakt (as will be enabled by). Daarop wordt het gedrag gebaseerd, dat is vaak niet de formele regel, maar de achterliggende gedragingen (I base my behavior on…).

De analyse

Geschreven regels + ongeschreven regels = resultaat

Het is de volledige ijsberg die het resultaat bepaalt, veelal 10% structuur en 90% cultuur. Met andere woorden; de ‘zachte’ kant van de organisatie heeft een ‘harde’ impact op de resultaten. In de analyse wordt bepaald op welke manier de ongeschreven regels het bereiken van het gestelde doel beïnvloeden. Zo ontstaat een diepgaand inzicht in de bestaande gedragspatronen en effecten daarvan en is het mogelijk om te zien waar en hoe verbetering gerealiseerd kan worden. De zwakke schakel(s) in het leervermogen zijn in kaart gebracht en tevens de oorzaken en onderliggende psychologie van de organisatie gediagnosticeerd.

Aan de slag

De aanwezigen gaan enthousiast in groepjes vanuit hun eigen opdrachtsituatie aan de slag. Met verbazing constateren sommigen dat ze te weinig inzicht hebben in de ongeschreven regels van hun medewerkers, terwijl ze toch al enkele maanden werkzaam zijn in hun opdracht. Het prikkelt hen om, los van verbetering van het organisatieleervermogen, deze methodiek ook voor andere vraagstukken kunnen gebruiken: een kwaliteitsprobleem, fusie of een groeiambitie. Gedragspatronen zijn cruciaal voor het versneld bereiken van organisatiespecifieke gestelde doelen.

‘Vanuit de diagnose kan je voorspellen wat wel of niet gaat werken’, aldus Johan en Anna. ‘Maar’, bendrukken zij, ‘randvoorwaarde is het ter discussie kunnen stellen van prestaties en het durven benoemen en uitvoeren van consequenties, bijvoorbeeld als de ongeschreven regel veroorzaakt wordt door het management’.

Ten slotte; er zijn verschillende soorten ongeschreven regels, maar de saboterende ongeschreven regels moet je echt boven water halen. Als voorbeelden noemt Johan ‘taboes’ en ‘collectief externaliseren’. Deze ongeschreven regels zijn sterk bepalend voor resultaten.

Meer weten? Het boek ‘delta 5, versterk uw organisatieleervermogen, creëer en verduurzaam succes’ van dr. Johan Boudewijns verschaft inzicht in de methodiek (ISBN 978-90-810641-3-2). Achtergrondmateriaal, voorbeeldrapporten en een management summary van het boek zijn te vinden op www.delta5.nl en www.br-groep.nl.

Tekst: Joke Twigt/nvim