RASCI, het manna uit de proceshemel?

“Procesbeschrijvingen? Rot op met de systemen!” Die prikkelende titel was voldoende aanleiding voor interim managers en geïnteresseerden om op de twee sprekers van die avond af te komen. Joop Vorst en Chrétien van den Bosch vormen samen de RASCI Company. Zij hebben in de afgelopen 10 jaar organisaties vaak een beslissende slag verder gebracht met het aanpakken van de processen en samenwerkingsproblemen.

Factor mens

De processen lopen niet goed en men werkt niet samen in de organisatie: beste (interim) manager, breng daarin verandering! Veel voorkomende onderdelen van een opdrachtformulering aan een (interim) manager luiden dan ook: “hoe pak je dat aan?” en “hoe bereik je ook nog eens een resultaat dat na je vertrek uit de organisatie doorgaat?” De kern van het probleem is dat bij het opnieuw inrichten van organisaties en het vormgeven van processen, ondanks pogingen om bottom up te organiseren of op andere manieren medewerkers te betrekken, de factor mens nog altijd te weinig aandacht krijgt.

In hun praktijk als interim managers en adviseurs zijn Vorst en Van den Bosch hier vaak mee geconfronteerd. Met vallen en opstaan hebben zij voor het oplossen hiervan een aanpak ontwikkeld. Geen nieuwe methode, maar wel een verfijning daarvan. RASCI, een aanpak die niet alleen snel maar vooral blijvend tot verbeteringen leidt in organisaties.

Wat is RASCI?

Later meer over de afkorting. De RASCI-aanpak is een aanpak die op praktische wijze werkprocessen in kaart brengt. En, meer belangrijk, binnen het proces de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden over meerdere personen, functies en onderlinge relaties. De RASCI-aanpak is een interactief proces met alle direct betrokkenen. Hierdoor ontstaat tijdens de interactie niet alleen inzicht in het proces, maar leert men elkaar kennen, respecteren en ontstaan bijna als vanzelf verbeteringen en aanpassingen in het proces.
Groot voordeel is dat voor het vastleggen van RASCI-processen geen ingewikkelde software of specifieke software of speciale opleidingen nodig zijn. RASCI kan eenvoudig in Word of Excel worden uitgevoerd. Daardoor ontstaan minder barrières in het dagelijks gebruik. Door medewerkers op te leiden in deze aanpak wordt de aanpak snel eigen gemaakt binnen de organisatie. Dit levert een betere overdrachtwaarde van de  bereikte resultaten op.

Te mooi om waar te zijn? Nee, misschien wel te simpel om te geloven.

RASCI in de praktijk

En omdat de aanwezigen eerst willen zien en dan pas geloven, werden ook zij in een interactieve setting geplaatst. De vakantie van een familie moest geboekt worden, althans…het proces daartoe moest in kaart worden gebracht. Eerst zonder, dan met de RASCI-aanpak. Naast hilarische scenes tijdens de RASCI-sessie waarin duidelijk werd dat oma en vader elkaars bloed wel konden drinken, lukte het toch om tot consensus te komen.
Hoe? In de tweede sessie werd naast de processtappen, direct gesproken over wie wat doet, wat de afhankelijkheden zijn, etc. Rollen die de actoren in het proces dus innemen voor het uitvoeren van de processtappen.

RASCI onderscheidt vijf rollen:

R = wie is veRantwoordelijk voor de processtap (Responsable)

A = wie kan R Aanspreken op deze stap (Accountable)

S = wie kan Support leveren

C = wie moet geConsulteerd worden

I = wie moet geInformeerd worden.

Zelfs de meest gesloten oester doet z’n mond open tijdens zo’n sessie. Immers, als hij zich niet identificeert als een functionaris met een rol, dan is hij overbodig in het proces! Andersom werkt het ook: de gene met het hoogste woord wordt in de juiste rol(len) gezet. Via gezamenlijke discussie en consensus. Rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk vastgelegd in een proces. Daarmee is de RASCI-aanpak beproefd en succesvol gebleken in het tot samenwerking brengen van medewerkers. Zonder de ballast van ingewikkelde systemen of structuuraanpassingen.

Dus toch het manna?

Nee! RASCI is niet het manna uit de proceshemel. Joop Vorst benadrukt dit ook in zijn recente artikel op het kennisplatform ZIPconomy. Hij pleit daarin voor een mooie combinatie van technieken zoals Lean Management met RASCI. Het gaat hem allereerst om wat er gebeurt met de medewerkers. Systemen en structuren, ook de RASCI-aanpak, zijn daaraan ondergeschikt. Als medewerkers door deze aanpak beter blijven samenwerken en tot betere feedbackprocessen komen, dan heeft het nut van RASCI zich afdoende bewezen.

Meer weten?: De RASCI-aanpak is beschreven in een handzaam boekje Procesbeschrijvingen? Rot op met de systemen, ISBN 978-90-809330-0-2. Joop Vorst en Chrétien van de Bosch zijn bereikbaar via www.rasci.eu. Daarop is ook het boekje te downloaden.

Tekst: nvim/Joke Twigt