De nieuwe strategie van Alliander: Optimale flexibiliteit bij inhuur flex.

Alliander is een grootgebruiker van interim professionals. Na een situatie van wildgroei, ontwikkelde Alliander een nieuwe strategie rond inkoop en inhuur van interimmers. Een strategie die uitmondde in een aanbestedingstraject die nu net is afgerond. Een mooie aanleiding voor om deze praktijkcase te bespreken.

Petra Hermans verruilde onlangs haar positie als Recruitment Manager bij Alliander voor een mooie nieuwe uitdaging, namelijk om MSD opnieuw op de arbeidsmarktkaart te zetten. Ik was nog net op tijd om het met Petra te hebben over een van de grote dossiers waar ze de afgelopen jaren mee bezig is geweest: de strategie van Alliander als het gaat om inhuur van interim professionals. Dat er bij Alliander gemiddeld 1.000 man externen aan het werk zijn maakt de noodzaak van zo’n strategie al snel duidelijk.

Alliander heeft ZZP’ers nodig, maar die kwamen te moeilijk binnen

Jullie zijn nu net klaar met het hele aanbestedingstraject rond het inhuurproces. Zowel als het gaat om de wervingskant als de beheerkant. Daar ligt een andere opzet aan ten grondslag. Hoe zijn jullie daar toe gekomen en wat was de aanleiding.

We komen bij Alliander uit een situatie waar er wel erg veel externen rondliepen. Op het hoogtepunt meer dan 2.000. Zonder dat daar veel grip op was. Dat aantal is nu fors teruggedrongen, maar we kiezen er heel bewust voor om met 10-15% flex te blijven werken. Om pieken op te vangen en om projectmatig te werken. Dan heb je het over soms 700 externen, en in andere periodes 1.300. Alle aanleiding dus om goed na te denken over onze inhuurstrategie.

We zijn begonnen met een grondige analyse van onze leveranciers en de wensen van onze interne klanten. Die hebben we afgezet tegen de ontwikkeling op de arbeidsmarkt. Een groeiend aantal mensen die wij nodig hebben is of wordt ZZP’er. Het bleek echter dat onze leveranciers die doelgroep nauwelijks wisten te bereiken. En ZZP’ers wisten ons niet genoeg rechtstreeks te bereiken. Vervolgens hebben we overwogen om via het marktplaats-concept de inhuur te organiseren met ‘mini-aanbestedingen’. Uit onze gesprekken met organisaties die daar ervaring mee hebben, bleek echter dat ook bij die oplossingen het aantal ZZP’ers dat door de procedure komt beperkt blijft.

Het beeld dat ik daar bij heb is dat veel ZZP’ers zich door de ontoegankelijkheid van veel marktplaatsen, maar ook de onbekendheid van dat fenomeen, laten afschrikken door de marktplaatsen. Of er niet op de goede manier mee omgaan.

Ik deel die conclusie wel. Zeker bij organisaties die een marktplaats vrij passief inzetten en hun procedure en criteria niet ‘ZZP-vriendelijk’ maken.

Zelfstandige interim professionals zouden het ook eigenlijk van hun netwerk moeten hebben. En niet alleen op het moment dat ze een opdracht nodig hebben. Toch zie ik nog te veel interimmers die pas twee weken voordat hun opdracht afloopt weer gaan nadenken over de volgende opdracht. ZZP’ers zijn niet erg gefocused zijn op acquisitie en netwerken. Dat is wel een feit waar we in onze inhuurstrategie rekening mee moeten houden. Daarnaast wordt het de interimmers met al die verschillende marktplaatsen ook niet al te gemakkelijk gemaakt. Hou het maar eens allemaal actief bij.

Het heeft ons er in ieder geval toe bewogen om niet voor het marktplaats concept te kiezen, maar voor een ZZP-makelaar die voor ons actief de markt richting de ZZP’ers moet ontsluiten.

Inhuurstrategie verschilt per functie-groep

Hoe hebben jullie dat precies georganiseerd? Gaan jullie nu alleen nog maar zaken doen met ZZP’ers.

Nee, niet per sé. We hebben wel keuzes gemaakt waardoor ZZP’er nadrukkelijk in beeld komen.

Om te beginnen hebben we de totale behoefte aan inhuur verdeelt over wat voor ons ‘core-functies’ zijn, bijvoorbeeld IT, Business consultants, techniek, en ‘non-core functies’. De aanvragen voor interim professionals voor core-functies, die gaan rechtstreeks naar een aantal geselecteerde leveranciers. De non-core functies gaan naar een MSP (Manpower, red.) De MSP ontsluit voor ons de markt door weer andere leveranciers in te schakelen. Ze hebben de verplichting om naast eigen kandidaten ook kandidaten van andere leveranciers aan te bieden. Daar moet er minimaal één ZZP’er tussen zitten. Daarnaast gaan alle aanvragen ook naar een ZZP-makelaar (ZZP full service, red.). Die ontsluit specifiek de markt van ZZP’ers voor ons.

De verschillende partijen krijgen 24 uur te tijd om te reageren op een vraag die we uitzetten. Levert dat geen of te weinig kandidaten, dan gaat de vraag ook nog naar onze broker, die dan ook de gelegenheid krijgt kandidaten aan te leveren.

Er moet binnen 24 uur gereageerd worden op een vraag. Ik kan me de haast voorstellen, maar werken jullie daarmee niet in de hand dat tempo de voorkeur krijgt boven kwaliteit. Bureaus hebben zo nauwelijks de tijd om te zoeken naar de beste mogelijke kandidaat met het best mogelijke kwalitatieve en financiële aanbod. Kijken ze wel verder dan wat er op de bank zit of voorin de ‘kaartenbak’?

Tja, we werken nu ook met die 24 uur. De ervaring leert dat intermediairs die Alliander goed kennen veelal binnen de 24 uur geschikte kandidaten kunnen voordragen. De druk intern om snel met mensen te komen is groot. Daarbij ga ik er vanuit dat bureaus hun zaakjes ook op orde hebben, beschikbare kandidaten al kennen en dus snel en goed kunnen reageren. Ik zie een bureau als YER zijn interim functies plaatsen op freelance.nl en ze willen er dan met E 25,- per uur tussen gaan zitten. Ja, kijk, dat kunnen we zelf ook.

Hebben jullie trouwens nog overwogen om de werving van interim professionals inderdaad meer naar je toe te trekken. Meer zelf te doen, waar andere organisaties wel voor kiezen? Jullie hebben een behoorlijk recruitmentafdeling voor vaste functies en zijn actief met employer branding bezig.

Dat klopt. Het past ook wel in mijn visie dat je de recruitment van core-functies, of het nu vast of interim is, zelf moet doen. Met de arbeidsmarktcommunicatie die daar om heen hoort. Het lijnmanagement begint echter nog maar net te wennen aan het idee dat vast en flex steeds dichter bij elkaar komt. We werken hier actief met het Nieuwe Werken. De logische volgende stap is ook om de grenzen tussen vast en interim contract verder te laten vervagen. Om de recruitment van interim ook echt helemaal naar binnen te trekken, dat is nog een stap te ver.

We hebben die optie wel doorgerekend. Daaruit bleek dat het kostenvoordeel van het zelf doen, die er wel is, naar Alliander begrippen te klein was. Daarnaast zitten we hier met grote schommelingen in de behoefte aan externen. Het zelf moeten kunnen opschalen in tijden van extra vraag, dat zou lastig zijn. Met het uitbesteden van de werving van interimmers en die vraag verdelen over verschillende kanalen houden we optimale flexibiliteit.

Hoe gaan jullie om met lijnmanagers die met regelmaat vast al mensen in gedachte hebben voor een opdracht?

Natuurlijk hebben lijnmanager met regelmaat al hun favoriete kandidaten. Daar hoeft ook niets mis mee te zijn. Ze zijn bekend met de organisaties, het is bewezen kwaliteit en de inwerktijd zal vaak korter zijn. We gaan wel de transparantie bij dergelijke situaties zo groot mogelijk maken. Mocht een lijnmanager een voorkeurskandidaat hebben, dan zetten wij daar per definitie een andere kandidaat naast.

Daarbij hebben met al onze leveranciers afgesproken dat zij actief de kwaliteit van de ingezette interimmers gaan vastleggen.

Actief de ZZP-markt ontsluiten

Jullie gaan dus werken met een ZZP-makelaar. Deze rol, en deze schaal, is een betrekkelijk nieuwe business. Je ziet dat ‘brokers’, met hun ervaring in de administratieve afhandeling van grotere volumes contracten, daarin stappen. En kleinere gespecialiseerde organisaties die juist ervaring hebben met het organiseren van netwerken en het persoonlijk contact met die ZZP’ers. Jullie hebben uiteindelijk gekozen voor ZZP full serivce, afkomstig uit de Corso-stal. Dat is een voorbeeld van de eerste optie, de broker. Wat is daarin jullie afweging geweest?

We hebben de aanbesteding zo ingericht dat juist beide type organisaties mee konden dingen. We gingen niet per se voor de grotere partijen. Wel is het zo dat een aantal van die kleinere partijen in de loop van het proces afgehaakt zijn. Ik weet niet precies waarom, wellicht zijn ze toch afgeschrikt door de aanbestedingsprocedure die wij nu eenmaal moeten hanteren.

Ben je niet bang dat jullie employer brand met zo’n ZZP-makelaar verbleekt? Jullie hebben juist ook ZZP’ers nodig in functies die ook in de interim markt veel gevraagd worden.

We hebben met onze makelaar afgesproken dat ze een vast percentage van hun marge besteden aan het mee opbouwen van onze employer brand in de interim wereld. Ook Alliander reserveert een vast bedrag voor de arbeidsmarktcommunicatie richting ZZP’ers.
We verwachten ook dat ze een actieve bijdragen gaan leveren in opleiding en in het onderhouden van contact met de interimmmers die voor ons interessant zijn. Het ontwikkelen van gerichte social media kanalen richting interimmers, bijvoorbeeld de LinkedIn groep die we daar nu al voor hebben, zullen we gezamenlijk gaan doen.

Of dat gaat werken? Dat zal moeten gaan blijken. Het zal in ieder geval tussentijd met regelmaat geëvalueerd worden.

Dit artikel is onderdeel van een reeks praktijkcases over organisaties & hun aanpak van inhuur van interim professionals.