Het geheim van een goed sollicitatiegesprek

Hoe maak je een verpletterende indruk

Vorige week was ik bij een klant waar drie kandidaten op gesprek gingen. Deze klant stelt het op prijs dat ik bij de gesprekken aanwezig ben als de kandidaten zichzelf presenteren. Nadat de gesprekken waren afgelopen stapte ik in de auto om weer terug naar kantoor te rijden. Enigszins in gedachten en prutsend aan de TomTom reed ik weg. Al na enkele seconden hoorde ik een keihard schurend geluid…!!

De auto zat klem, vast! Ik stapte uit en het bleek dat ik mijzelf had vastgereden op zo’n laag betonblok, pal langs de weg. De auto was niet voor- of achteruit te krijgen. Wat te doen? Ik liep terug naar het bedrijf, legde de situatie uit, en vroeg of er vijf sterke mannen bereid waren om mijn auto van dat rottige blok af te tillen. Hilariteit alom natuurlijk! Maar er was gelukkig genoeg animo om even een handje te helpen.

Afijn, die dag heb ik bij deze klant een verpletterende indruk gemaakt. Vijf mannen stonden met elkaar mijn auto van dat blok af te sjorren. Minstens tachtig mensen stonden achter de ruiten het hele spektakel toe te juichen…

Ja, ja vrouwen achter het stuur etc…  Tip: Als het erg vol is op de parkeerplaats en je frommelt je auto weg in een hoekje waar het op zich geen kwaad kan, let dan wel even op of er van die fijne betonblokjes zijn aangebracht om het terrein af te bakenen en rijdt hier heeeel voorzichtig omheen…

Wil je liever een andere manier kiezen om een verpletterende indruk achter te laten bij een gesprek, lees dan onderstaande tips over hoe je voor een sollicitatiegesprek inhoudelijk goed kunt voorbereiden.

Veel voorkomende valkuilen in sollicitatiegesprekken

In de ruim twintig jaar dat ik als loopbaancoach en headhunter werkzaam ben, heb ik honderden sollicitanten gesproken en begeleid. Ook heb ik vele gesprekken met kandidaten gevoerd samen met opdrachtgevers. In de loop der jaren heb ik diverse valkuilen voorbij zien komen waar veel sollicitanten, of het nu gaat om een vaste baan of een interim opdracht, zich nauwelijks van bewust lijken te zijn. Ik noem er een aantal:

• Breedsprakigheid;
• Of juist het geven van te korte, weinig verhelderende antwoorden;
• Slecht luisteren en antwoorden geven die niet echt op de gestelde vraag aansluiten;
• Een onduidelijke motivatie geven waarom de betreffende functie jou aanspreekt en waarom je bij deze organisatie wilt werken. (Het is echt niet wervend als je met name aangeeft dat je een nieuwe baan/opdracht zoekt);
• Vaag of te uitgebreid verhaal houden als het gaat om het toelichten van je CV;
• Onduidelijk zijn over de bereikte resultaten. Veel sollicitanten geven alleen aan wat hun taak/rol was en zijn niet duidelijk over wat men heeft bereikt;
• Onduidelijkheid over de rol die jij zelf heeft gespeeld bij het behalen van deze resultaten. Vermijd praten in de “wij-vorm”, geef duidelijk aan wat jouw rol was en jouw aanpak in het “wij-resultaat”;
• Met allerlei voorbeelden komen waarom het ergens fout ging (en dan vaak de “ schuld”  bij de situatie of bij de omgeving neerleggen). Probeer uit iedere situatie de positieve elementen uit te lichten en aan te geven wat je wel heeft bereikt. Of wat je ervan hebt geleerd.
• Geen vragen stellen en ook geen vragen voorbereid hebben. Dit komt vrij ongeïnteresseerd over. Raak in gesprek, maak contact;
• Niet passend gekleed zijn. Het is vrijwel altijd beter om “ overdressed”  te zijn.

Kies bij voorkeur voor een zakelijke outfit en zorg voor een verzorgde indruk;

• Niet passende lichaamshouding. Vermijdt onderuit hangen, defensief zitten met de armen over elkaar en een teveel aan zenuwachtig “gefladder” met de handen.

Het grootste deel van de bovengenoemde valkuilen kun je vermijden door het gesprek goed voor te bereiden.

Een goede voorbereiding is cruciaal

Meestal is er een duidelijk profiel beschikbaar van de functie of opdracht waarop je solliciteert. Als het een professionele omschrijving van de functie is, wordt er ook duidelijkheid gegeven over de kwaliteiten waar men in deze functie naar op zoek is en de ervaring die wordt gevraagd. Daarnaast is er op het internet vaak de nodige informatie te vinden over de organisatie en zijn er ook vaak jaarverslagen beschikbaar.

Probeer je zo goed mogelijk in te leven in het bedrijf, de producten en de markt. In de uitnodiging voor het gesprek staan de naam en huidige functie van je gesprekspartners vermeld. Ook over hen is meestal informatie te vinden op internet. Het is altijd handig om over nog wat extra achtergrondinformatie te beschikken. Wellicht ken je in je netwerk nog mensen die in de branche werken of bij het bedrijf waar jij solliciteert.

Zorg dat je laat zien dat je goed bent voorbereid. Neem de uitdraai van de website en het jaarverslag en dergelijke mee als je op gesprek gaat. Met een goede voorbereiding zorg je voor een sterke eerste indruk en daarmee heb je al meer dan tachtig procent van het gesprek in eigen hand.

De spelregels van het sollicitatiegesprek zijn redelijk voorspelbaar

Over het algemeen verloopt het gesprek tussen een opdrachtgever/werkgever en een interim professional/sollicitant volgens een vast patroon.

De werkgever stelt zich kort voor en soms wordt er in de voorstelronde al iets verteld over de organisatie. Vervolgens krijg jij als kandidaat de gelegenheid om jezelf kort voor te stellen. Als je deze presentatie goed voorbereidt, loopt de rest van het gesprek over het algemeen vanzelf. Je hebt namelijk de interesse gewekt van je gesprekspartners, men heeft het idee dat jouw ervaring aansluit en dat je weet waarover je praat.

De voorbereiding van de presentatie

Om te beginnen maak je een analyse van de competenties en ervaring die worden gevraagd in de functie waar je op solliciteert. Vervolgens is het goed om je loopbaan door te nemen en voor jezelf een aantal voorbeelden op te schrijven waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties en ervaring beschikt.

Het kan ook zijn dat de kwaliteiten waarnaar men op zoek is wat meer in het profiel staan versleuteld.  Stel dat er bijvoorbeeld wordt gevraagd om iemand die ervaring heeft met het opzetten of professionaliseren van een afdeling. Vaak is dit een kwestie van de bestaande processen en output onder de loep nemen; over het algemeen streeft men naar een visie op strategisch niveau in combinatie met een pragmatische benadering als het gaat om de implementatie van het één en ander. Kostenbewustzijn, efficiency en ook de professionalisering van de medewerkers zijn vaak issues die hierbij meespelen.

Als je deze analyse hebt gemaakt, kunt je in jouw loopbaan een aantal aansprekende voorbeelden onder de loep nemen.  Waarbij je blijk gaf van visie, implementatiekracht, een scherp analytisch vermogen en motiverende kwaliteiten als het gaat om de ontwikkeling van de medewerkers. Als je dit soort zaken eerst voor jezelf op een rijtje zet,  zijn dit de bouwstenen vervolgens voor de jouw korte presentatie van je CV. Het is handig om de voorbeelden voor jezelf kort uit te schrijven zodat je vervolgens de presentatie van je CV kunt opbouwen rondom deze elementen. Als je dan in het gesprek jezelf mag voorstellen aan de hand van het CV kun je van de (laatste) functies die je hebt bekleed precies die voorbeelden noemen die aansluiten op het gevraagde profiel. Het is handig om hiervoor de STAR-methode te gebruiken. STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Deze structuur wordt door selecteurs vaak gebruikt als interviewtechniek tijdens een sollicitatiegesprek. Het is een goede structuur om zaken kort samen te vatten en toch niets te vergeten.

De moeite waard

Het lijkt misschien veel werk om een sollicitatie op deze manier voor te bereiden maar de ervaring leert dat je presentatie er werkelijk aanzienlijk sterker van wordt.  Als je de presentatie oefent met een partner kun je er zeker van zijn dat je goed beslagen ten ijs komt. Je bent zelfverzekerder, meer to the point en je wekt zo vanzelf interesse bij je toehoorders.

Zonder deze voorbereiding raken veel sollicitanten vaak verdwaald in een wat langdradig verhaal dat niet altijd even boeiend is voor de toehoorder en ook over het algemeen niet de elementen toelicht waar men naar op zoek is. Je kunt dit voorkomen door vooraf goed na te denken over wat je wilt uitlichten uit jouw ervaring en aanpak. Dit voorkomt dat je langdradig bent, niet to the point, of juist te weinig concreet en/of te kort van stof.

Met een goede voorbereiding bent jij “in control”. Het voorkomt dat je na het gesprek naar huis rijdt en denkt: “ Had ik daar maar wat over verteld en had ik maar niet dat voorbeeld genomen!” Ook als er tijdens het gesprek vragen komen aan de hand van het CV en presentatie ben je beter voorbereid want je hebt goed nagedacht over jouw verhaal en over je kwaliteiten.

Nog een paar tips tot slot:

• Toon enthousiasme. Enthousiasme kan gebrek aan ervaring compenseren;
• Wees positief kritisch. Stel je niet op als iemand die op zoek is naar een baan maar ga na of de functie en het bedrijf echt bij je past;
• Wees eerlijk. Als men een vraag stelt over iets waar je geen ervaring mee hebt, komt het niet sterk over om in een wollig verhaal om de hete brei heen te draaien. Geef eerlijk aan dat je daar geen ervaring mee hebt en vertel eventueel iets over een soortgelijke situatie waar je wel ervaring mee hebt en wat jouw aanpak was/zou zijn;
• Er wordt bijna altijd naar je kwaliteiten en valkuilen gevraagd. Op deze vraag kun je dus voorbereid zijn.
• Bereid zelf een aantal goede open vragen voor. Een aardige vraag is bijvoorbeeld wat de belangrijkste zaken/knelpunten zijn die in deze functie als eerste opgepakt moeten worden. Als het om een leidinggevende functie gaat wil je in het gesprek met medewerkers waarschijnlijk graag weten wat men van de leidinggevende verwacht. Ook wil je waarschijnlijk graag iets over de cultuur in de organisatie weten. En wat zijn de resultaten die men van jou zou verwachten in deze functie op de lange en de korte termijn? ;
• Neem een verzorgde map mee waarin je duidelijk zichtbaar een uitdraai van de site ter beschikking hebt.  Laat merken dat je de informatie hebt gelezen. Zorg dat je een aantal vragen hebt opgeschreven die je erbij kunt pakken als er aan het einde van het gesprek wordt gevraagd of je nog een laatste vraag hebt;
• Kom op tijd. Files kunnen geen verrassing zijn, daarvoor neem je altijd marge in je reistijd op. Ben je dan vervolgens toch een half uur te vroeg, loop dan een straatje om en meld je uiterlijk tien minuten voor aanvang van het gesprek bij de receptie.