Ondertussen in de organisatie, het is er wel maar je ziet het niet (direct)

Hard gewerkt aan de projectresultaten, frustreert de stuurgroep ondertussen de voortgang vanwege een gevoeligheid? Ligt de verandering op koers en komen medewerkers in beweging, blijkt de ondernemingsraad ondertussen met de bestuurder afspraken te maken waarmee ze u in de wielen rijden? Ondertussen…. Een raadselachtig woord. Dat vonden Leike van Oss en Jaap van ’t Hek ook. En naar mate ze zich er meer in verdiepten ontstond het idee voor een boek. ‘Ondertussen in de organisatie’ is geen boek voor mensen die menen dat voor ieder probleem een oplossing bestaat, benadrukken zij tijdens de masterclass van Managementboek. Het is een boek voor mensen die het leuk vinden dat het leven verrassend is en ingewikkeld. Want dat kan het Ondertussen zijn, in uw organisatie maar ook in het gewone leven.

Herkennen van het Ondertussen

“Life is what happens to you while you’re busy making other plans” zong John Lennon. Treffender kan haast niet: er gebeurt van alles om u heen terwijl u druk bent met het realiseren van uw plannen. U moet dat ‘van alles’ negeren, want anders is er teveel om rekening mee te houden. Maar u kunt het niet altijd negeren, omdat het van invloed is op u en uw plannen. Ondertussen blijkt een ongrijpbaar fenomeen, dat u nooit echt te pakken krijgt. Het ligt aan de randen van uw blikveld, u had het kunnen zien als u anders had gekeken, maar het ontsnapt aan uw aandacht.

Invalshoeken van het Ondertussen

Ik stel mij voor dat u nu ergens zit waar u dit leest, dan kan achter uw bureau of thuis op de bank zijn. In ieder geval bent u dan ergens anders niet. Wat gebeurt er op die plek terwijl u er niet bij bent? Ga nog eens verder en bedenk wat degene die daar wel is zal denken wat u denkt… en tot welke actie dat bij hem of haar leidt. Volgt u het nog? De eerste waarneming is een individueel Ondertussen: het gaat over u. De tweede is een sociaal Ondertussen: het gaat over de interactie met de ander. Een derde waarneming van het Ondertussen is die van de abstractie: vanuit verschillend perspectief.

Individueel Ondertussen, uw eigen waarneming

Uw individuele Ondertussen wordt eigenlijk volledig bepaald door al hetgeen u niet ziet, doet, weet en ervaart. U richt uw handelen op uw eigen waarneming in combinatie met o.a. emoties, causale intuïties, innerlijke dialoog,  automatisch handelen. Wat u als individu doet is patronen bouwen en uitsnedes maken van wat u kunt en wilt gebruiken. Alles wat daarbuiten valt is uw Ondertussen.

Het sociale Ondertussen, de interactie met anderen

Maar als u dat doet, doen anderen dat ook. Afhankelijk van de interactie met elkaar weten we ongeveer wat we met elkaar kunnen en moeten. Maar ieder van ons maakt in de brei van gebeurtenissen zijn eigen punten en komma’s. Daarmee bouwen we ons eigen beeld en de ander bouwt een ander beeld en daar handelt hij naar. Dat is uw Ondertussen. Het is als op een toneel staan; de sociale interactie en de manier waarop we met elkaar verbonden zijn beïnvloedt de rest. We zijn speler,maar ook regisseur en toeschouwer.

Ondertussen door abstractie, de werkelijkheid versimpelen in modellen

Abstractie duidt het perspectief van waaruit u kijkt. Een blik uit het raam levert een beeld dat er anders uitziet dan een kaart van hetzelfde gebied. Toch duiden we hetzelfde.  Zo is het ook in organisaties, de zogenaamde organizational reality: de werkelijkheid van de organisatie ziet er altijd anders uit dan het model dat u bedacht hebt en waarop u stuurt. Ondertussen kan wat daarbuiten valt zijn eigen werkelijkheid creëren. Een organisatie wordt gevormd door een idealen, theorieën & modellen en de empirie (de ervaring van de werkelijkheid). Staan deze niet in verbinding met elkaar, dan wordt het één het Ondertussen van het ander.

Omgaan met het Ondertussen

U bent manager, adviseur of in een andere rol bezig in of met organisaties én vraagt zich af wat u met Ondertussen moet in uw professionele werkomgeving. Het is een illusie om te denken dat we een organisatie helemaal doorgronden en begrijpen. Er is per definitie sprake van een beperkte blik en een niet-waargenomen ruimte er omheen, het Ondertussen.

Ondertussen heeft een ruimte aspect en een tijdsaspect. De keus waar u voor staat is: ga ik op het toneel en de ruimte kleiner maken of laat ik de tijd werken en kom ik er Ondertussen wel achter. Wanneer grijpt u in? Wanneer staat u op het toneel en wanneer bent u in de coulissen?

Omgaan met Ondertussen is bewust zijn van uw eigen snijvlak en het feit dat er een Ondertussen is.

Kunt u de empirie begrijpen? Recht doen aan Ondertussen betekent tijdens verandering aansluiten bij de context van het primair proces, daar de focus houden, en datgene zien wat er ook is. Begrijpen en handelen in de organizational reality. Dus naast uw eigen focus en expertise ook luisteren naar degenen die weten wat in de lokale situatie echt werkt. Die met elkaar verbinden. Hoe u dat kunt doen? Bijvoorbeeld door reflectie op uw eigen blikveld, intervisie en het vergroten van uw inzicht in de sociale en politieke dynamiek tussen mensen. Het boek biedt u handvatten en een overzicht van aanvullende literatuur die u behulpzaam kan zijn bij het beter begrijpen van het Ondertussen.

In de praktijk van (interim) managers en adviseurs

(Interim) managers en organisatie adviseurs hebben voortdurend te maken met dynamiek in de organisatie, die van de dagelijkse werkelijkheid in relatie tot de verandering zoals zij die voor ogen hebben. In die praktijk gebeurt er  Ondertussen veel dat de uitvoering van die veranderopdracht kan beïnvloeden en afleidt van de doelgerichte focus. Het kan u en uw werk flink dwars zitten. Of helpen? De kunst is om te kiezen wanneer u de tijd of de ruimte laat werken. Een interim manager of adviseur heeft per definitie meer distantie in de organisatie. Hij heeft nabijheid nodig om te zien wat hij niet ziet als hij op afstand blijft. Het is relevant om nabij te komen en de ruimte te beperken. Voor de vaste manager zal het eerder omgekeerd liggen; die kan niet helemaal afstand nemen en heeft meer baat bij de tijd z’n werk te laten doen en zodoende zelf wat afstand te houden van het Ondertussen.
Samenvattend vraagt omgaan met het Ondertussen om continu te handelen aan de randen van je blikveld. Een spel van bewegen tussen de eigen focus en de organizational reality. Maar zo lijkt het of het Ondertussen altijd vervelend is en uw mooie plannen in de wielen rijdt. Niets is minder waar….

Sommige vragen en problemen lossen zich gewoon op zonder dat u zich daarvoor hoeft in te spannen. Geniet van de verrassingen die dit Ondertussen voor u kan hebben!

Meer lezen?

Ondertussen in de organisatie  (ook als e-book verkrijgbaar)

Leike van Oss studeerde natuurgeneeskunde en sociale psychologie. Sinds 1998 vormt zij samen met Jaap van ‘t Hek Organisatievragen en werkt ze als organisatieadviseur, interim-manager en (team)coach. Van Oss werkt vooral in kennisintensieve organisaties en bij rijks- en gemeentelijke overheid (zie de auteurspagina van Leike van Oss
Jaap van ’t Hek bezocht in de jaren zeventig de Sociale Academie in Amsterdam. Eind jaren tachtig volgde hij de tweejarige opleiding Organisatiekunde bij Sioo. Hij werkte onder meer als beleidsambtenaar op het Amsterdamse stadhuis en als organisatieadviseur bij GITP International BV en bij De Galan & Voigt (zie de auteurspagina van Jaap van ‘t Hek De website van Leike van Oss en Jaap van ’t Hek organisatievragen.nl.

Ook een boekevent bijwonen? Voor meer informatie over de boekevents van Managementboek: www.boekevents.nl