Onderzoek naar succesfactoren oplossingen arbeidsschaarste: Plannen en maatwerk.

Arbeidsschaarste is een onderwerp dat in het huidige economische klimaat wellicht niet heel actueel lijkt. Toch weten we allemaal welke tekorten er op de arbeidsmarkt dreigen. Althans voor bepaalde type functies en sectoren. Yvonne van den Broek is net afgestudeerd aan Universiteit van Tilburg en deed haar masteronderzoek naar de succesfactoren hoe organisaties arbeidsschaarste kunnen oplossen. Onderstaand artikel is een samenvatting van haar scriptie Labor shortage solutions: which, when and why?  Yvonne hoopt met deze scriptie de ZiPconomy Scriptieprijs 2012 in de wacht te slepen.

Steeds vaker horen we dat mensen het nieuwe middel zijn om organisatiesucces te behalen en tevens een grote rol spelen tijdens de concurrentiestrijd. Als organisaties wensen te overleven op lange termijn, dan hebben zij die talenten nodig die in staat zijn om de organisatie flexibel te laten meebewegen of zelfs te leiden. Organisaties die uiteindelijk in staat zijn om talentvolle mensen te selecteren en te behouden hebben de mogelijkheid om ‘human capital advantage’ te genereren. Echter weten we dat veranderende omgevingsfactoren het selectieproces kunnen beïnvloeden of zelfs vermoeilijken.

Een mooi voorbeeld hiervan is de gevreesde vergrijzing, waarbij we als samenleving de komende decennia enorme tekorten aan arbeid verwachten. Op organisatie-niveau zien we dat economische groei tevens een oorzaak kan zijn om de last van arbeidsschaarste te voelen. Op het moment dat organisaties daadwerkelijk de gevolgen van arbeidsschaarste ervaren, zijn zij niet langer in staat om ‘human capital advantage’ te generen. Proactieve organisaties zullen daarom proberen oplossingen te vinden om om te gaan met (voorspelde) arbeidstekorten.

Een literatuur studie naar dit onderwerp laat zien dat er veel informatie beschikbaar is over de oorzaken van arbeidsschaarste en standaard oplossingen om dit probleem te verhelpen, maar er belangrijke informatie mist met betrekking tot innovatieve oplossingen en wanneer en waarom gekozen oplossingen succesvol zijn. Daarom is voor dit onderzoek de volgende vraag onderzocht: welke oplossingen worden gekozen door organisaties die te maken hebben met arbeidsschaarste en wanneer zijn deze oplossingen succesvol?

Verschillende type arbeidsschaarste

In de uitgevoerde literatuurstudie zijn verschillende definities gevonden die het begrip arbeidsschaarste beschrijven. Om het begrip zo goed mogelijk te begrijpen hebben we voor een detailleerde beschrijving gekozen die arbeidsschaarste opdeelt in verschillende types. Arbeidsschaarste wordt opgedeeld in:

1. kwantitatieve schaarste; welke ontstaat op het moment dat (bijna) alle mensen voorzien zijn van arbeid en het in zijn algemeenheid lastig is om vacatures in te vullen,
2. kwalitatieve schaarste; wordt ervaren op het moment dat de kwaliteiten van sollicitanten niet matchen met de kwaliteiten benodigd voor een vacature,
3. regionale mismatch; wordt gevoeld wanneer mensen met kwaliteiten op zoek zijn naar werk, maar de organisaties in die regio op zoek zijn naar mensen met andere kwalificaties,
4. mismatch in voorkeuren; wordt van gesproken wanneer mensen kiezen voor opleidingen waar binnen de maatschappij geen of weinig behoefte aan is en
5. gebrek aan informatie; ontstaat op het moment dat organisaties de juiste doelgroepen niet kunnen bereiken en visa versa.

Na het opdelen van arbeidsschaarste in verschillende type arbeidsschaarste, verwachten we dat oplossingen die organisaties implementeren aansluiten bij het type arbeidsschaarste. Daarom zijn de volgende sub-vragen opgesteld: welke type arbeidsschaarste ervaren organisaties en welke oplossingen voor welk type arbeidsschaarste worden door organisaties geïmplementeerd en waarom?

Verschillende strategieën

Kijkend naar de oplossingen die op dit moment in de literatuur worden genoemd dan kunnen we dit opdelen in twee strategieën.

1. De eerste strategie, de afhankelijkheid van arbeid vergroten, bestaat voornamelijk uit oplossingen die gericht zijn op het werven en selecteren van nieuwe werknemers, zoals bijvoorbeeld eigen recruitmentafdeling, werving- en selectiebureaus, selecteren van mensen uit nieuwe arbeidsgroepen of het bieden van competitieve arbeidsvoorwaarden.
2. De tweede strategie is gefocused op het verminderen van de afhankelijkheid van arbeid. Hiermee bedoelen we vooral oplossingen die efficiënter en effectiever werken beogen  Oplossingen passend bij deze strategie zijn automatisering, outsoursing, offshoring en medewerker’s productiviteit verhogen.

Om oplossingen voor arbeidsschaarste te onderzoeken en hierbij vooral de succesvolheid van deze oplossingen daarin te betrekken hebben we de volgende sub-vragen geformuleerd: met welke factoren wordt rekening gehouden wanneer een organisatie een oplossing implementeert en waarom deze factoren en heeft de geïmplementeerde oplossing de arbeidsschaarste opgelost op korte- en/of lange termijn? Om de succesvolheid van oplossingen vervolgens te kunnen meten verwachten we dus dat verschillende factoren/criteria van belang zijn. Met deze criteria kunnen we uiteindelijk de oplossingen evalueren aan de hand van de factoren/criteria die de succesvolheid van een oplossing bepalen. Voorbeelden van factoren/criteria waarvan we verwachten dat zij een invloed hebben op de succesvolheid van oplossingen zijn onder andere organisatiegrootte, type arbeidsschaarste, lange- of korte termijn oplossing, etc. De laatste sub-vraag die betrekking heeft op de factoren/criteria is: onder welke omstandigheden lossen oplossingen voor arbeidsschaarste korte- en/of lange termijn arbeidstekorten op? Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag en subvragen is er een kwalitatief onderzoek uitgevoerd waarbij 25 HR managers/directeuren van 18 verschillende organisaties gevestigd door heel Nederland geïnterviewd zijn. De interviews zijn volledig uitgewerkt en geanalyseerd volgens de codeermethode. Deze analyse heeft verschillende resultaten opgeleverd.

Vooral kwalitatieve en kwantitatieve schaarste

Opvallend was dat de geïnterviewde organisaties vooral te maken hadden met kwantitatieve en kwalitatieve schaarste. Zeker in technische sector zagen we tekorten vanwege het negatieve imago technische beroepen ondervinden, maar ook vanwege het feit dat opleidingen volledig geschrapt zijn vanwege te weinig animo. Met als gevolg dat óf de juiste kwaliteit niet meer de vinden is óf de mensen er gewoonweg niet meer zijn. Kijkend naar de zorg sector dan zagen we met name kwantitatieve schaarste. Ziekenhuizen zijn zelf verantwoordelijk om hun eigen personeel op te leiden, wat betekent dat zij in samenwerking met opleidingsinstellingen zelf kunnen bepalen hoeveel verpleegkundigen er uiteindelijk beschikbaar zijn. De afgelopen jaren hebben ziekenhuizen te weinig verpleegkundigen opgeleid, wat ervoor heeft gezorgd dat de zorg sector tekorten in verpleegkundigen en specialist-verpleegkundigen heeft ervaren. Naast kwalitatieve en kwantitatieve schaarste, hebben we ook een aantal organisaties gesproken die te maken hebben gehad met regionale mismatch. Doordat hun organisatie is gevestigd in dunbevolkt gebied ondervinden zij problemen met betrekking tot het werven van kwalitatief goede werknemers. De overige twee type schaarste zijn we tijdens onze dataverzameling niet tegengekomen.

Vier oplossingsrichtingen

Wanneer we gaan inzoomen op de genoemde oplossingen, dan kunnen we vier oplossingsrichtingen onderscheiden.

1. Oplossingsrichting 1 omvat alle oplossingen die de instroom van arbeid vergroten. Oplossingen die passen binnen deze categorie zijn een eigen recruitment afdeling, het inzetten van werving- en selectiebureaus/headhunters, het via-via kanaal, aanboren van nieuwe doelgroepen, de aantrekkelijkheid van de sector/branche vergroten of verbeteren en het bieden van competitieve arbeidsvoorwaarden.

2. Oplossingsrichting 2 is gericht op alle interventies die de uitstroom van arbeid verminderen. Hier vallen interventies onder die het behoud van medewerkers stimuleert, maar ook de productiviteit van werknemers verhoogt. Daarnaast zien we hier interventies zoals het tewerkstellen van oudere of zelf gepensioneerde werknemers.

3. De derde oplossingsrichting heeft alles te maken met samenwerking en outsourcing. Tijdens de dataverzameling hebben we geconstateerd dat steeds meer organisaties zich door middel van convenant  etc. binden aan andere organisaties om de arbeidsmarkt zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Voorbeelden hiervan zijn samenwerkingsverbanden door samen nieuwe werknemers op te leiden (zien we voornamelijk in de zorg), maar ook samenwerkingsverbanden waarbij organisaties samen proberen de aantrekkelijkheid van een sector of functiegroep te vergroten (veel gezien in de technische sector). Ook zagen we voorbeelden waarbij organisaties boventallige (goede) werknemers uitwisselen aan andere organisaties om op die manier talenten voor sectoren of hun organisatie te behouden. Samenwerkingsverbanden tussen opleidingsinstituten en bedrijven vallen ook onder deze categorie en omvatten met name interventies die ervoor zorgen dat de kwaliteit van afstudeerders goed aansluit bij wat het bedrijfsleven verwacht. Door daarnaast goede stageplaatsen aan te bieden en studenten vroeg aan organisaties te binden worden tekorten in Young Professionals nauwelijks tot niet gevoeld. Oplossingen die gericht zijn op het outsourcen van werk worden door de respondenten genoemd als een mogelijk aanpak om schaarste op te lossen, echter is er geen enkele organisatie geweest die deze oplossing voor dit doel heeft ingezet. Zij zien dit meer als laatste troef, wanneer alle andere interventies geen oplossing meer bieden.

4. De vierde en laatste oplossingsrichting bevat oplossingen op gebied van technologische innovatie. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld het automatiseren van werkprocessen waardoor de afhankelijkheid van arbeid sterk wordt verminderd. Het automatiseren van werkprocessen is in veel organisaties al maximaal geïmplementeerd (voornamelijk technische sector), echter zien we in de zorg sector nog veel mogelijkheden.

Conclusies: Strategische Personeelsplanning plus maatwerk

Wanneer we kijken naar wat oplossingen succesvol maakt, kwamen we vrij snel tot de conclusie dat de succesvolheid van oplossingen grotendeels wordt bepaald door contextuele factoren. De mate waarin een oplossing succesvol kan zijn, wordt bepaald door de mogelijkheden die je als organisatie hebt. Belangrijke contextuele factoren die we hebben geconstateerd zijn: grootte van organisatie, investering benodigd, implementatieperiode, sector, opleidingsniveau, type arbeidsschaarste, organisatie type en markt situatie. Daarnaast benoemden de respondenten ook de belangrijkheid van strategische personeelsplanning. Dit instrument is door de ondervraagde organisatie regelmatig benoemd als hét instrument om te achterhalen waar interventies op moeten worden ingezet. Met strategische personeelsplanning zijn organisaties in staat te achterhalen waar zich tekorten in de toekomst gaan voordoen (bijvoorbeeld door groei van een specifieke bedrijfstak) of waar grote groepen werknemers de organisatie gaan verlaten (pensionering, etc.). Door dit als organisatie inzichtelijk te hebben is het mogelijk de voorspelde tekorten op lange termijn aan te pakken. Door al tijdig te starten met een constructieve aanpak is het zelfs mogelijk dat de organisatie de tekorten uiteindelijk nauwelijks of niet voelt.

Wat kunnen we nu concluderen uit dit onderzoek? Als we kijken naar de resultaten dan zien we dat er voornamelijk kwantitatieve en kwalititatieve schaarste bestaat, welke voortkomen uit verschillende oorzaken. Oplossingen om die tekorten op te lossen zijn te implementeren aan de hand van vier oplossingsrichtingen. Uit de resultaten blijkt verder dat het inboeten in kwaliteit en het bieden van meer geld op de lange termijn niet effectief zijn. Om oplossingen succesvol te implementeren blijken contextuele factoren bepalend te zijn en biedt strategische personeelsplanning de mogelijkheid tekorten te voorspellen.

5-fasen aanpak

Wat kunnen we nu met deze informatie? Vanuit praktisch oogpunt, hebben we met de uitkomsten van dit onderzoek een matrix op kunnen stellen die aangeeft welke oplossing wanneer succesvol kan zijn. Dit biedt organisaties de mogelijkheid de beste oplossing voor het heersende probleem te implementeren. We adviseren daarbij te kiezen om een combinatie van oplossingen uit de verschillende oplossingsrichtingen te kiezen, wat hoogst waarschijnlijk het succes van de aanpak verhoogt. Hoe breder de interventies worden ingezet, hoe effectiever de aanpak is. Verder hebben we een 5-fasen proces opgesteld die de aanpak van schaarste beschrijft.

1. De eerste stap is het analyseren van het personeelsbestand middels strategische personeelsplanning.
2. Vervolgens brengt de organisatie zichzelf in kaart aan de hand van de contextuele factoren,
3. Daarna kiest de organisatie de oplossing die het best past bij het probleem en de organisatie.
4. Uiteindelijk wordt de gekozen oplossing geïmplementeerd (afhankelijk van de oplossing kan dit lang of kort duren).
5. Als laatst en niet onbelangrijk wordt het proces geëvalueerd om te bepalen of de problemen ook daadwerkelijk zijn opgelost en de juiste stappen zijn gezet.

Vanuit wetenschappelijk perspectief laat dit onderzoek zien dat het succesvol aanpakken van arbeidsschaarste afhankelijk is van contextuele factoren. Daarnaast is strategische personeelsplanning nog niet eerder op deze manier in verband gebracht met het succesvol aanpakken van arbeidsschaarste.

Tot slot hopen we dat u als lezer de volgende vraag positief kunt beargumenteren: “Wanneer iets schaars is, gaat men er vaak zuiniger mee om, maar doet u dat met werknemers ook?”

Yvonne van den Broek