Leren of creperen. Vergrijzende gemeenten en de vraagstukken van morgen.

“Expertise daar gaat het steeds meer om. Gij zult ontwikkelen. Dat wordt steeds scherper. En dat heeft niets met leeftijd te maken” (Jeroen Pepers directeur van A&O fonds Gemeenten 2013)

Gemeenten hebben niet alleen nu te maken met grote veranderingen en ingewikkelde vraagstukken maar dat zal in de komende jaren niet anders worden. Om hier goed mee om te gaan wordt een grote claim gelegd op de kwaliteit van de grote groep snel vergrijzende ambtenaren. Ambtenaren met veelal lange dienstverbanden waarbij routine en het werken binnen al lang bestaande werkwijzen als regel hun referentiekader vormt. In de loop van de jaren hebben velen in deze groep zich dan ook ontwikkeld tot ‘routineridders’. Een kenmerk van door routine gedreven mensen is dat zij moeilijk kunnen inspelen op de veranderingen die de omgeving stelt. Dit omdat veranderingen ingaan tegen de ontwikkelde routine, zekerheden en betekenisgeving van het werk en de functie.

Wat gemeenten in de nieuwe situatie juist veel meer nodig hebben zijn mensen die zich kenmerken door improvisatie, het ontwikkelen en toepassen van nieuwe kennis, het doorbreken van bestaande kaders/zekerheden en een focus op samenwerking, flexibiliteit en vernieuwen op basis van creativiteit. Verstandig personeelsbeleid zou zijn om hierop op tijd te anticiperen. Maar binnen gemeenten blijkt, op enkele uitzonderingen na, daar nauwelijks sprake van te zijn. Zo wordt de vraag: ‘Wat hebben we straks aan kennis nodig?’ nauwelijks gesteld, laat staan dat gemeenten bezig zijn met de omscholing van ambtenaren om te voldoen aan de nieuwe eisen. Daarmee lopen gemeenten met open ogen in de fuik van hun eigen falende beleid. Nu al blijkt dat onvoldoende deskundigheid van ambtenaren een van de grootste oorzaken is van problemen van burgers met de overheid.

Tij keren niet eens zo moeilijk

Wat kunnen gemeenten doen om het tij op tijd te keren? Deze vraag beantwoorden is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk. Maak een eenvoudig strategisch opleidingsplan en blijf bij het maken daarvan niet te lang hangen. Want de verandering is er vaak eerder dan de strategie. Het gaat erom dat een paar duidelijke realistische doelen worden gesteld en dat men daarbij een koers uitzet om die doelen te bereiken. Gemeenten beschikken over uitgebreide personeelsinstrumenten die de ontwikkeling van medewerkers kunnen stimuleren en faciliteren. Het punt is alleen dat het gebruik van veel van die instrumenten wel met de mond wordt beleden maar in de praktijk niets voorstelt. Wanneer leidinggevenden beginnen deze instrumenten consequent en goed te gebruiken dan wordt snel duidelijk wat er op team- of individueel niveau moet gebeuren. Dit betekent het serieus uitvoeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het betekent ook dat het opstellen van Persoonlijke Ontwikkel Plannen en het nakomen van de gemaakte afspraken geen vrijblijvende zaak, zoals nu te vaak het geval is, maar ‘serious business’ is.

Het zijn van medewerkers van routineridders en vertellers hoe het vroeger allemaal beter was kan ook eenvoudig worden doorbroken door hen kennis te laten maken andere werkgebieden en werkwijzen. Dat kan door het doorlopen van stages en als het maar even kan ook buiten de gemeentelijke organisatie. Zo worden ook niet alleen best-practices van elders in de organisatie geïntroduceerd maar kunnen die best-practices worden gebruikt voor het ontstaan van better-practices in de eigen organisatie. Organiseer groepjes van mensen met een zo groot mogelijke spreiding in leeftijd, professionele achtergrond, plaats in de formele hiërarchie én ervaring om in een action learning aanpak vraagstukken aan te pakken. Wissel de personele bezetting van die action learning groepen als er iets nieuws wordt aangepakt, zodat men elkaar leert kennen en weet wie men waarvoor moet hebben. In het verlengde daarvan: organiseer veel meer werk in projectvormen en in co-creatie met bedrijven buiten de gemeentelijke organisatie. Zo ontstaat niet alleen nieuwe kennis maar wordt bestaande kennis verrijkt en gedeeld. Het zal niet alleen extra kwaliteit maar ook veel arbeidssatisfactie opleveren en het creperen van veel ambtenaren in hun werksituatie voorkomen.

Deze maatregelen hoeven niet veel extra geld te kosten want de instrumenten zijn er al. Het is vooral een kwestie van het goed en consequent gebruik maken van de bestaande instrumenten, open staan om van elkaar te leren en om ook eens ‘buiten de deur te kijken’. Daardoor kunnen de ‘routineridders’ van vandaag weer de ‘sterren’ van morgen in de organisatie worden. Niet alleen zullen ambtenaren daar baat bij hebben maar ook burgers.

(Dit artikel is ook verschenen in het VNG Magazine)