Lisette Hetzler over inhuurdesk NS: Van grip op inhuur naar meer…

Jeroen Sakkers, oprichter van VictorMundi en initiatiefnemer van de ZZPbarometer ging in gesprek met een aantal managers van inhuurdesks. Als eerste uit een serie, een interview met Lisette Hetzler van NS.

NS wilde in control komen

Hoe is NS Inhuurdesk ontstaan en wat is jouw rol?

“In 2008 is de afdeling inkoop begonnen met de voorbereiding van een aanbesteding. Tijdens de gesprekken met de business en de markt kwamen we erachter dat het sluiten van grote contracten niet de oplossing was voor de invulling van de behoefte van de managers. Door de opkomende aantallen zzp’ers en doordat steeds meer kleine niche partijen ontstonden merkten we dat de grote partijen zelf niet voldoende mensen konden leveren en alleen als doorgeefluik fungeerden.”

“Daarnaast merkten we dat de prijsafspraken in de contracten ook niet nageleefd werden. In 2007 moesten we bijbetalen voor personeel omdat ze anders niet kwamen. En in 2008, toen de prijzen omlaag gingen, werden we wel aan de contractprijzen gehouden. We wilden zelf meer in control zijn. Uiteindelijk zijn we bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) in januari 2011 begonnen met de InhuurDesk ICT (HBO/WO-niveau).”

Wat zijn de voordelen van NS Inhuurdesk voor freelancers, zzp’ers en andere eenpitters?

“Je onderhandelt rechtstreeks met NS. NS is je opdrachtgever en samen met ons doe je de klus. Je sluit een overeenkomst zonder allerlei voorwaarden op gebied van exclusiviteit of dergelijke. Je blijft je eigen baas. Het tarief dat je onderhandeld is ook jouw tarief.”

We nemen de rol van de accountmanager detacheerder over

Wat onderscheidt NS Inhuurdesk van de concurrentie?

“We vallen onder de HR-afdeling en werken goed samen met de inkoopafdeling, waardoor we de grondbeginselen van Inkoop combineren met de menselijke kant van HR. Mijn recruiters houden een persoonlijke intake met de inhurende managers. Zij vertalen de wensen van de manager naar selectiecriteria en begeleiden het hele traject voor de managers. Zij lezen persoonlijk de CV’s en doen een voorstel aan de manager. De manager bepaalt wie op gesprek kan komen en maakt de keuze. Wij ontzorgen de manager in het vinden van de juiste kandidaat en het regelen van alles wat eromheen gebeurt.”

“Eigenlijk nemen wij een deel van de rol van de accountmanager van de detacheringsbedrijven en de secretaresses over: het maken van afspraken, het regelen van ruimtes, het (af)bellen van kandidaten en nog veel meer. Daarnaast willen we ook toegankelijk zijn voor leveranciers. We organiseren één keer per jaar een leveranciersdag ‘Ontmoet NS’. Hier vragen we verschillende managers om aan leveranciers te vertellen wat hen bezig houdt. Alle leveranciers kunnen zo in contact komen met de inhurende managers.”

Wat was de grootste uitdaging van de afgelopen jaren bij NS Inhuurdesk en (hoe) zijn jullie deze aangegaan?

“Voor het opstarten van de InhuurDesk was met name het overtuigen van de directie een van de grootste uitdagingen. Samen met de projectleider Leonard de Roos ben ik gaan praten over de toegevoegde waarde van een InhuurDesk. Je hebt de steun van directie nodig om aan tafel te komen bij de stakeholders, zodat je je verhaal kunt doen. Daarna was het vooral ervoor zorgen dat iedereen bekend werd met de inhuurDesk en dat men er niet omheen wil. Persoonlijk ben ik niet voor verplichte winkelnering. Je moet iets doen, omdat je er het voordeel van inziet. Dat houdt in dat je als InhuurDesk duidelijk je toegevoegde waarde moet laten zien.”

Toegevoegde waarde leveren

“De toegevoegde waarde van een InhuurDesk is niet dat je de laagste prijs uit de markt haalt, maar dat je de beste persoon voor de beste prijs uit de markt haalt. Het gaat erom dat de persoon die wordt ingehuurd de toegevoegde waarde levert die je nodig hebt. En afhankelijk van die meerwaarde bepaal je de prijs. De toegevoegde waarde zit in het weghalen van de vervelende taken die bij het inhuren horen. Denk aan: het informeren leveranciers, het lezen en voorslecteren van CV’s, het maken van afspraken, afbellen, onderhandelen, het opstellen van contracten, het beantwoorden van lastige vragen, inzage geven in gemiddelde tarieven en nog veel meer.”

“Wij zijn begonnen door het gesprek aan te gaan met managers en te vragen waar ze behoefte aan hadden: waar liggen hun zorgen en waar vinden ze dat ze teveel onnodige tijd kwijt zijn binnen het inhuurproces? In dat gat zijn wij gestapt. We zijn bij de diverse MT’s langs gegaan om te vertellen hoe we werken en wat ze kunnen verwachten van ons. We hebben collega’s die positieve ervaringen hadden gevraagd hierover aan anderen te vertellen.”

Wat zien jullie bij NS Inhuurdesk momenteel als de grootste uitdaging?

“We hebben nu de bemiddeling van heel NS in onze portefeuille. De grootste uitdaging is welke bijdrage ik nog meer kan leveren aan het totale inhuurproces. Op dit moment ben ik alleen voor het vinden van de juiste kandidaat tegen de juiste prijs. Maar om echt inzicht en overzicht te krijgen op inhuur en daarmee grip, zal ook nagedacht moeten gaan worden hoe de volgende stappen van het inhuurproces moeten worden ingericht.”

Wat is het doel van NS Inhuurdesk voor het komend jaar?

“Het doel voor het komend jaar is om aanspreekpunt voor heel NS te worden, zowel intern als extern. Wij moeten het gezicht naar buiten zijn, zodat inhuur ons weet te vinden en wij voor de beste match tussen mens en werk kunnen zorgen.”

Welke tip heb je voor freelancers en zzp’ers die succesvol willen zijn op NS Inhuurdesk?

“Wij stellen vooraf vragen over het CV, de zogenoemde selectiecriteria. Geef duidelijk in je CV aan waar we die terug kunnen vinden. Gebruik daarnaast de motivatie om toe te lichten wat hetgeen is dat je trekt aan de uitgevraagde opdracht. Tenslotte, zorg dat het CV niet te lang is. Houd het kort en bondig, vertel vooral welke rol jij hebt gehad in het project en wat je bijdrage is geweest. Dit hoeft niet alleen vakinhoudelijk te zijn, maar kan ook op teamniveau zijn.”

Facts: