Organisaties in beweging. Gedoe, draaien, verhalen en meer…

Organisaties kunnen op allerlei manieren vastlopen. De energie loopt weg en wat eens ‘vanzelf’ ging, verzandt nu in bureaucratie, stroperigheid, machtsspelletjes en ander gedoe. Als je het aandurft om het ‘gedoe’ te benoemen, is de eerste stap gezet. Vervolgens zijn er talloze methoden, middelen, interventies en processen die kunnen ondersteunen bij het opnieuw in beweging krijgen van de organisatie, afdeling of team, naar meer plezier en nieuwe resultaten.

Tijdens de masterclass van Managementboek.nl zijn maar liefst zes schrijvers aanwezig om de deelnemers van hun ideeën omtrent het in beweging krijgen van organisaties deelgenoot te maken.

Gedoe op tafel

Om vastgelopen organisaties, afdelingen of teams weer in beweging te krijgen moet je eerst durven erkennen dat er ‘gedoe’ is. Wat is gedoe eigenlijk? Roddelen, wij-zij gedrag, weerstand. In de klassieke leer is gedoe een taboe; een beetje organisatie of manager heeft het niet. Jacqueline Jansen  laat zien welke interventies je kunt plegen om van gedoe naar nieuw resultaten te komen. Als we de organisatie voorstellen als een cirkel met twee helften, dan zit boven de streep de rationele wereld: plannen, strategie, procedures en regels. Onder de streep zit de cultuur, samenwerking, maar ook de informele processen en de emotie. Logisch dat deze elementen de wereld boven de streep beïnvloeden en toch kijken we bij gedoe niet wat er onder de streep mis is. We blijven netjes boven de streep en gaan nog eens nadrukkelijk uitleggen wat daar de bedoeling is. Herhaling is toch de kracht van de boodschap?!

Primaire reactie bij gedoe is wegregelen, de structuur veranderen om gedoe weg te halen. Jansen benadrukt: ‘the medium is the message’. Met andere woorden: doe wat je wilt krijgen, want je krijgt wat je doet! Stap niet in de valkuilen van gedoe door boven de streep te blijven. Welke reactie is wel nuttig? Het voor de hand liggende: gedoe op tafel leggen. Wie het heeft veroorzaakt moet het ook oplossen. De schuldvraag is niet interessant en gedoe op tafel is ook niet om van mensen af te komen, wel betekent deelnemen aan het proces jezelf committeren aan de uitkomst. Gedoe op tafel betekent vragen stellen door middel van spel simulaties, beeld vormen, diagnose stellen en dan uitpraten. Als leidinggevende richt je op gedrag, wat moet meer/minder. Weerstand is meestal zorg en geen onwil. Gedoe op tafel vergt lef en vertrouwen.

Werken met vertrouwen

We zijn het met elkaar eens dat vertrouwen de basis moet zijn voor al onze relaties. Peter Nientied spreekt over vertrouwen als motor voor beweging en waardecreatie. Vertrouwen is een containerbegrip en wordt makkelijk gebruik als kernwaarde in organisaties. De perceptie van vertrouwen is projectie: het gedrag bepaalt vaak waar en hoe je vertrouwen ervaart. Bij gebrek aan vertrouwen ontstaat de beweging van control. Dit brengt organisaties niet de gewenste verandering, want een teveel aan control  legt een organisatie lam. Hoe voorkom je een teveel aan control, zodat een opwaartse spiraal kan ontstaan? Werken vanuit vertrouwen betekent ruimte voor inbreng en initiatief. Het legt een basis voor samenwerking en brengt direct een betere sfeer. Organisaties die een cultuur van vertrouwen hebben doen het ‘bewezen’ beter, wordt beweerd. Maar bewijzen is lastig, want vertrouwen is nauwelijks meetbaar. Kenmerken van vertrouwen is vanuit de relatie werken, dus aandacht geven aan wat onder de streep leeft.

Verdraaide organisaties

De neiging om boven de streep te blijven en de beheersbaarheid van je organisatie daar te zoeken kan doorbroken worden meent Wouter Hart. Hij vraagt zich hardop af wat de grondslag is van je organisatie en wat je wilt beheersen? Keer terug naar de bedoeling van je organisatie adviseert hij. Maak deze scherper en handel er naar. Dan worden systemen weer ondersteunend aan het samen creëren van betekenis en waarde. De pijl van veel organisaties staat van buiten naar binnen, draai deze om!

Hart tekent de organisatie als een leefwereld met daaromheen de systeemwereld. In de leefwereld ligt de werkelijke bedoeling van jouw organisatie. De systeemwereld helpt om deze leefwereld goed te laten verlopen door beleid, handboeken en procedures. De systeemwereld is fantastisch, maar bij teveel aandacht holt deze de leefwereld uit.

Een voorbeeld uit je dagelijkse leven illustreert dit: voorheen bereikten we onze bestemming door kaartlezen. Nu vervangt een handig navigatiesysteem dit lastige karweitje waar niet iedereen even goed in was. Maar wat gebeurt is dat de navigatie onze waarneming volledig overneemt en niet enkel ondersteunend is. Met als gevolg dat we soms de juiste afslag missen omdat de navigatie net niet up-to-date is. En zo gaat het ook in organisaties waar de systeemwereld overheerst. De prikkel van de systeemwereld wordt steeds groter en interesse verschuift, de oorspronkelijke vraag wordt uit oog verloren. In deze situatie wordt in de leefwereld telkens iets van buiten toegevoegd, de pijl staat naar binnen. Maar gedrag verandert pas als er van binnenuit gereflecteerd wordt. See, feel, change….. Hart heeft twintig principes benoemd om de pijl te keren, zoals aandacht voor de ander, niet aan de hand meenemen maar zelfsturing, delegeren. De systeemwereld is niet slecht, benadrukt Hart, zelfs broodnodig. Maar richt de schijnwerper op wat wezenlijk is, draagt het systeem daar nog toe bij? Ga terug naar het kloppend hart, de werkelijke bedoeling van je organisatie.

No Story, No Glory

Centraal tijdens deze masterclass staan manieren om in verbinding te komen met anderen. Gewoontegetrouw doen wij dat door praten en liefst door informeren. Immers, dat is direct, abstract, objectief. Duidelijker kan niet, we blijven graag bij de feiten. Terwijl de kracht van een goed verhaal niet alleen het hoofd, maar ook het hart van je publiek raakt en die het vertrouwen helpt verbeteren. Storyteller Theo Hendriks vertelt beeldend over de manier waarop we een verhaal kunnen ontwikkelen en vertellen. Praat met woorden die mensen kunnen visualiseren en gebruik plaatjes om presentaties te ondersteunen in plaats van teksten. En zo kan het dat achttien graden in de winter warmer aanvoelt dan negentien graden in de zomer, simpelweg door het beeld erbij. De ander uitnodigen mee te gaan in je verhaal lijkt lastig, maar oefening baart kunst. Train je eigen verhalenmachine door opnieuw te kijken; zie elke dag drie dingen anders en je bouwt een spectrum op aan beelden. Als je gaat vertellen, zie ze niet alleen voor je, maar stap erin en je beeldend verhaal wordt geboren!

Overige niet besproken workshops: Gedraag je! Gerald Morssinkhof geeft richting naar nieuw resultaat door onconventionele technieken. Roestvrij: over cultuurinterventies, Rita van Dijk laat zien hoe je cultuurbarrières herkent en kunt bepalen welke specifieke cultuurinterventies effectief zijn.

Ook een masterclass of boekevent bijwonen? Kijk op www.managementboek.nl/events