Hoe betrek ik mijn flexibele schil? Een praktische aanpak.

Een praktisch blog over betrekken als onderdeel van je strategie voor de flexibele schil. Dat woord op zich klinkt nog wat vaag misschien, maar het is volgens mij heel simpel.  Een flexwerker zal zich net zo betrokken voelen als een vaste medewerker als hij hetzelfde wordt ‘behandeld’.

Betrekken gaat ook wel over ‘boeien’, maar niet over ‘binden’. Dat betrokkenheid voor flexwerkers net zo belangrijk is, kun je ook afleiden uit deze 7 kenmerken van betrokken medewerkers. Voor een aantal kenmerken, zoals kritisch op eigen prestaties en de bereidheid anderen te helpen, hebben zelfstandig professionals al vaak een voorsprong op vaste medewerkers. Om flex niet alleen voor het eigen belang, maar ook voor het organisatiebelang in te zetten is het nodig om ze nog meer te betrekken.

Betrokkenheid vanuit HR oogpunt kun je splitsen in 2 gebieden:

1. HR zaken, zoals ontwikkeling/opleiding, beloning, prestatie en beoordeling. Deze zal ik apart behandelen in hierna volgende blogs en iedere keer stilstaan bij wat nodig is om de flexwerkers op dat punt te betrekken
2. Praktische zaken

Nu eerst de praktische zaken. Hierin maak ik onderscheid tussen faciliteiten en interne communicatie.

Faciliteiten voor flexwerkers

Om maar met de deur in huis te vallen: Alle faciliteiten zouden in principe ook aan die flexibele schil moeten worden gegeven!

In HR termen kun je ook spreken over ‘verstrekkingen’ als je iets mag houden of ‘ter beschikking stellingen’ als je het terug moet geven bij einde dienstverband/opdracht. Wel gebruik ik ‘in principe’ omdat een flexwerker hier niet altijd behoefte aan heeft, of omdat  (bij ZP-ers) is afgesproken dat deze faciliteiten in het uurtarief zitten verwerkt.  Een zelfstandige timmerman heeft zijn eigen klussenbus en een zelfstandig professional een eigen laptop.

Het gaat om de volgende faciliteiten die je bij inhuur van een flexwerker zou moeten afvinken:

• Een werkplek, volgens arbo normen (veilig en niet een hoekje in de kelder). Werk je met je handen dan zijn  dit machines en andere gereedschappen. Werk je op kantoor, dan heb je een bureau en een stoel nodig en eventueel een laptop (tenzij je een ‘Bring Your Own Device’ beleid hebt) en vaste of mobiele telefoon. Voor administratieve of contact center functies eventueel een thuiswerkplek;
• Als je vaste personeel thuis mag werken, waarom zou iemand met een flexcontract dat dan niet mogen? Dat levert wel praktische consequenties op, omdat ze vaker in- en uitstromen. Maar als je hiermee kosten van kantoorruimte bespaart of hun productiviteit verbetert, waarom niet (in een contact center omgeving  heb ik uitzendkrachten succesvol thuis zien werken)
• (Korting op) ‘producten eigen bedrijf’ of fitnessmogelijkheden op kantoor.
• Maaltijden (onder dezelfde fiscale voorwaarden als voor vast personeel).
• Geschenken zoals het kerstpakket, een jubileum geschenk, de speculaaspop of banketletter van de Sint  of bij interne prijsvragen of andere activiteiten voor medewerkers

Bij sommige faciliteiten lijkt deze hele discussie overbodig. Bij andere klinkt het misschien wat gek, maar door dit expliciet te maken en alle punten mee te nemen zal een flexwerker zich meer betrokken voelen. En als er echt iets heel bijzonders te schenken valt, alleen aan vaste medewerkers (probeer dat eerst eens om te denken), communiceer dan een eerlijke reden naar de flexwerkers. Hier wordt zeker bij de koffieautomaat over gesproken en dan verlies je snel weer die betrokkenheid.

Interne communicatie naar flexwerkers

Dan het onderdeel interne communicatie. Om  betrokken flexwerkers te krijgen, zul je hen hierin vol mee moeten nemen. Als flexwerkers ook verwacht worden bij te dragen aan de strategie, dan zullen ze deze wel moeten kennen. Ze tekenen toch ook een geheimhouding verklaring of hebben dat via hun werkgever in een contract geborgd?! Dus wijs ze hier nog extra op en neem ze daarna mee:

• In communicatie top down over strategie en visie, in bijvoorbeeld organisatie brede e-mails, papieren communicatiemateriaal, zoals het personeelsblad, en sessies met de hele organisatie of business unit;
• Naar het afdelingsoverleg en naar project- of teamuitjes, afscheidsrecepties en teambuilding sessies;
• Geef ze hun eigen afscheidsfeestje, uiteraard geproportioneerd naar hun verblijfsduur bij je organisatie (wil je echt transparant zijn, maar wel wat formeel, maak hier richtlijnen voor, net als dat gouden horloge na 40 jaar).

Fiscale aspecten

Natuurlijk zitten aan de meeste van deze faciliteiten en sommige communicatie extra kosten verbonden. Door hier proactief richtlijnen voor te bepalen heb je ook handvatten voor prijsonderhandeling met leveranciers, inclusief de ZP. En de kostprijs van een kerstpakket is door een meer betrokken en daarmee productievere flexwerker toch snel terug verdient.

Voor de belastingdienst zijn flexwerkers wel een aparte doelgroep met aparte regelingen en hierdoor extra administratieve lasten voor HR! Over het algemeen dien je over ‘verstrekkingen aan niet werknemers’, dus niet alleen relaties maar ook flexwerkers, direct eindheffing te betalen:  45% tot €136, daarboven 80%, terwijl het bij vaste medewerkers voor verstrekkingen tot €70 per jaar slechts 20% is, hierna ook 80%. Je kunt ook gebruik maken van de nieuwe werkkostenregeling. Dat maakt voor de behandeling van deze kosten voor flexwerkers geen verschil omdat zij geen loon ontvangen en dus zijn uitgesloten. Het zal nog wel even duren voordat de belastingdienst gaat voor gelijke behandeling van flexwerkers.

Daarnaast zijn er de ‘vergoedingen’, zoals de reiskostenvergoeding . Hier wordt het lastiger, want we komen meer in de secundaire arbeidsvoorwaarden en wettelijke regelingen. Hierover later meer in het blog over arbeidsvoorwaarden en flex.

Geen verschil dus!

Op de punten faciliteiten en interne communicatie pleit ik dus voor volledig gelijk trekken van de aanpak voor flex zoals bij vast. Het maakt dan op zich niet uit hoe een vaste medewerker wordt ‘behandeld’ (dit zal dan ook per organisatie verschillend zijn), maar wel dat voor de flexwerker dezelfde aanpak geldt.

Het vervolgdoel is om van die betrokken medewerkers ook nog ‘bevlogen’ medewerkers te  maken, zodat ze ook goed gaan presteren voor jouw organisatie. Want alleen maar betrokkenheid hoeft niet te leiden tot betere prestaties, ook daarin verschillen flexwerkers  niet van vaste medewerkers.

Betrokkenheid  zorgt voor ambassadeurs van je organisatie en dat is handig, zowel voor het verkopen van je producten of diensten als voor het vinden van nieuwe (flex)werkers via referral recruiting. Een bruggetje naar het volgende blog “ vinden van de beste flexwerker“, over recruitment voor flex versus vast.

PS. Meer leuke informatie over betrokkenheid en werkbeleving op dit blog.