Druk, druk, druk. Morgen doen ik het. De kunst van prioriteiten stellen.

Als je aan een willekeurige bestuurder, manager of stafmedewerker in een organisatie vraagt: Hoe gaat het?, dan kan je er bijna ‘vergif op innemen’ dat je te horen krijgt: druk , druk , druk.

Waarmee ze het druk hebben wordt vaak niet zo snel duidelijk. Is het een kwestie van echt te veel werk? interessantdoenerij? of het niet kunnen organiseren?

In de afgelopen jaren heb ik vele tientallen managers, directeuren en andere leidinggevenden geïnterviewd of op een andere manier gesproken. Aan het eind van zo’n gesprek vraag je dan “Hoe heeft u het gesprek ervaren?” Wat mij in de antwoorden op die vraag in het bijzonder trof is dat bijna iedereen aangaf dat het gesprek voor hun een aanleiding was om over het onderwerp van het gesprek eens na te kunnen denken: “omdat ik normaal gesproken geen tijd heb in mijn werk om rustig na te denken want mijn agenda zit vol met dringende zaken en vergaderingen”.

Rennen naar het volgende korte termijn probleem

Het lijkt er daarmee op dat men van het ene korte termijn probleem naar het volgende korte termijn probleem rent, zonder eens na te denken over: Hoe kan ik dit voorkomen? Het niet kunnen delegeren of je bord vol te laden met werk ligt in dezelfde lijn. Zo ken ik een directeur van een verzorgingshuis die jaren zich erop liet voorstaan dat hij gemiddeld tussen de 60 en 70 uur per week werkte. Wat iedereen in zijn omgeving óók zag was dat hij zijn prioriteiten niet goed stelde, altijd te laat kwam en zijn zaken en dossiers nooit op orde had. De moraal van het verhaal is dat als je tijd wil winnen je juist moet vertragen. Het is zoals Arnold Cornelis (De Vertraagde tijd, 1998)het ooit heeft opgemerkt: “Het is als met iemand die zijn auto stilzet op een rustplaats en eens goed de kaart bekijkt. Hij vertraagt even de klok, lijkt tijd te verliezen, maar komt juist uit op winst omdat hij de verkeerde route weet te vermijden.” Er zijn boekenkasten volgeschreven over timemanagement. Maar in feite komt time management neer op het stellen van de juiste prioriteiten. Dus ook op de kunst van het nee zeggen.

De (populaire) Amerikaanse managementliteratuur kenmerkt zich doordat er vaak veel verpakking is rond de werkelijke boodschap. De boodschap die er werkelijk toe doet staat meestal op een paar bladzijden uitgewerkt. Een voorbeeld daarvan is de bestseller: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen R. Covey (1989). Door hem wordt de onderstaande tijdmatrix gepresenteerd om de juiste dingen op tijd te doen.

Bron Covey (1989), * Toegevoegd door JV

Urgent, of belangrijk

Covey stelt dat de meeste mensen bezig zijn met activiteiten in het eerste kwadrant en dat die activiteiten bijna al hun tijd opslurpen. Effectieve mensen, zo stelt hij,  beperken de omvang van kwadrant I en opereren het meeste in kwadrant II en blijven helemaal weg uit de kwadranten III en IV. De activiteiten in die laatste twee kwadranten zijn dringend of niet, niet belangrijk. Ik liet mij bij het werken nogal eens afleiden door inkomende e-mails (kwadrant drie van het model van Covey). Het blijkt dat je iets meer dan een minuut nodig hebt om je concentratie weer op te pakken na het beantwoorden van een gewoon e-mailtje.  Proberen er niet gelijk op te reageren ging mij niet zo goed af.

Ik heb een poosje geleden het idee dat Menno Lanting in zijn boek De slimme organisatie (2012) beschrijft over het omgaan met e-mail overgenomen. Hij verwijst naar David Allen, Getting Things Done (2007). Mails die belangrijk zijn en die ik binnen een halve minuut kan afwikkelen doe ik direct. Ik heb verder een aparte e-map gemaakt en daarin gaan mails die belangrijk maar niet dringend zijn. Die mails werk ik af op een vast moment op de dag. Mails die interessant lijken te zijn gaan in de e-mail map; ‘interessant maar niet urgent’ en die mails bekijk ik als ik even niets te doen heb. Ervan uitgaande dat je de discipline hebt om zo met binnenkomende e-mails om te gaan, voorkom je met deze aanpak het vermorsen van veel tijd, werk je rustiger en véél geconcentreerder.

Even niets doen kan héél productief zijn

Als je je steeds bewust bent van de tijdmatrix van Covey dan krijg je, zowel zakelijk als privé, veel meer rust en overzicht. Sommige zaken gewoon laten liggen en niet op impulsen ingaan die je van de prioriteiten afleiden, helpen je efficiënt te werken én om tijd te winnen.

De paradox van de tijd: In onze cultuur die erop uit is tijd te winnen, voelen we ons steeds meer beroofd van juist datgene waaraan we zoveel waarde hechten: tijd. Vrij naar Rifkin (1988)