De kantoornomade zoekt vastigheid bij zijn flexibele werkplek

“ZZP´ers zoeken patronen en vastigheid in het gebruik van flexibele werkplekken” concludeert Stefan Donker n.a.v. een onderzoek waarmee hij meedingt naar de ZiPconomy Scriptieprijs.

Met overal Wifi en de beschikking over smartphones en laptops kunnen kenniswerkers overal werken. Op kantoor, thuis of openbare werkplekken. Optimale flexibiliteit. Tijd en plaats onafhankelijk. Stefan Donker kwam er achter dat die moderne kantoornomade toch vooral ook vastigheid zoekt. In speciaal ontwikkelde flexibele werkruimtes zitten opvallend weinig mensen in loondienst (hebben hun eigen werkplek op kantoor), maar zoeken vooral zzp’ers toch steeds weer dezelfde werkplek op. Eigenlijk is dat niet zo gek, stelt Donker: “Waarom zou je geforceerd op zoek gaan naar flexibiliteit als vastigheid ook mogelijk is? Thuis zit iedereen toch ook op dezelfde plek aan de eettafel en liggen we toch ook iedere avond aan dezelfde kant van het bed?”

Donker komt tot die conclusie naar aanleiding van een onderzoek dat hij vanuit de Vrije Universiteit Amsterdam uitvoerde binnen het flexibele kantoorconcept station2station van Regus en NS. Hij vond vooral vaste patronen rond een flexibel concept. Stefan dingt met zijn onderzoek mee naar de ZiPconomy Scriptieprijs. Het onderstaande artikel is gebaseerd op dat onderzoek.

Derde werkplek

Met Het Nieuwe Werken is er een nieuwe visie ontstaan over hoe werk makkelijker, effectiever, plezieriger, maar ook productiever georganiseerd kan worden. De opkomst van ICT-toepassingen als (draadloos) internet, mobiele telefonie en laptops heeft het mogelijk gemaakt dat kenniswerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. In plaats van het kantoor van de werkgever (First Place), kan men ook thuis (Second Place) of in openbare ruimtes (Third Places) werken, aldus socioloog Ray Oldenburg.

Een eenduidige definitie van deze nieuwe derde werkplek is er nog niet, maar samenvattend is het ‘een fysieke werkplek buiten het bedrijfskantoor en de eigen woning van de kenniswerker om. Hierbij kan gedacht worden aan business centra, open flexibele werkkantoren, koffiebars, hotels, restaurants en bibliotheken.’ Kenmerkend is dat deze ruimtes openbaar zijn, dit in tegenstelling tot het bedrijfskantoor en de thuiswerkplek.

Case

Regus en NS hebben in 2012 de handen ineen geslagen en het concept station2station (S2S) geïntroduceerd. Het concept biedt flexibele werkplekken voor zakelijke treinreizigers op en rondom elf treinstations in Nederland. Binnen S2S kan men zowel individueel of samen werken als vergaderen of netwerken met collega’s en vakgenoten. Het concept biedt veel verschillende vormen van werkplekken. Voor kort gebruik (enkele minuten tot een uur) kan men gebruik maken van een Business Lounge. Voor langer gebruik kan de kenniswerker een eigen dagkantoor of een vergaderruimte huren. Hoe meer privacy kenniswerkers nodig hebben en hoe meer gebruik zij maken van het concept, hoe duurder het abonnement is.

Conclusies

Vanuit het onderzoek binnen Regus | NS station2station komt naar voren dat er behoefte is aan flexibele werkruimte op centraal gelegen treinstations in Nederland. Vooral zakelijke dienstverleners die veel klanten ontvangen kiezen voor deze oplossing, om zo goed bereikbaar voor deze klant te zijn. In een aantal gevallen kiezen bedrijven er zelfs voor om S2S-vestigingen als flexibele nevenvestigingen te gebruiken om zo letterlijk naar de klant toe te gaan.

Toch zijn er een viertal punten waarop de visie achter S2S afwijkt van het dagelijkse gebruik door kenniswerkers.

1. Structurele vastigheid
S2S biedt kenniswerkers de mogelijkheid om te werken waar en wanneer zij willen. Desondanks zoeken kenniswerkers toch naar patronen en vastigheid in het gebruik van de flexibele werkplekken binnen S2S. Zo werken zij vooral op vaste dagen en tijden binnen het concept. Hierbij kiezen zij een vast werkmeubel tot aan een vaste stoel waarop zij plaats proberen te nemen. Ondanks dat het concept flexibel is ingericht kan vastigheid daarnaast ‘gekocht’ worden door bovenop de abonnementskosten een extra toeslag te betalen. Een dagkantoor of een werkmeubel in de Business Lounge is hierbij enkel toegankelijk voor diegene die deze plek gekocht heeft. Ook wanneer deze persoon afwezig is. Een flexibele werkplek is hierbij geen flexibele werkplek meer, maar een vaste werkplek die toegankelijk is voor één kenniswerker of één bedrijf. In dit geval is het flexibele kantoor geen aanvulling op, maar een vervanging van het traditionele bedrijfskantoor.

2. Keuze voor het soort werkplek
Station2station biedt verschillende soorten werkplekken binnen haar concept aan. Zo kan men eerst vergaderen in een vergaderruimte en vervolgens de notulen uitwerken in de open Business Lounge (kantoortuin). S2S heeft de intentie dat kenniswerkers hun werkplek kiezen op basis van de hoeveelheid privacy en hun verblijfsduur. Voor verschillende werkzaamheden kunnen kenniswerkers verschillende ruimtes gebruiken.
In de praktijk kiezen kenniswerkers hun werkplek niet op basis van verblijfsduur maar op basis van abonnementskosten. Een gevolg hiervan is dat kenniswerkers hun abonnement ten volle proberen te benutten door structureel voor één specifieke werkplek kiezen. Dit ongeacht de werkzaamheden die zij verrichten. De uitwerking hiervan is dat meerdere kenniswerkers zowel werken, bellen, overleggen als vergaderen in de open Business Lounge in plaats van in de speciaal ingerichte ruimtes die hiervoor bedoeld zijn. Hierdoor betalen zij slechts een paar tientjes in plaats van enkele honderden euro’s per maand.

3. Toegankelijkheid van de vestigingen
De ligging van een S2S-vestiging ten opzichte van het treinstation blijkt essentieel te zijn voor de aanwezige doelgroep en het gebruik van de desbetreffende vestiging. Ondanks dat alle vestigingen een goede stedelijke ligging hebben, blijken de meesten net buiten het directe stationsgebied te liggen. Mede hierdoor werken kenniswerkers er niet tussen twee treinritten door. In plaats daarvan werken kenniswerkers er dagdelen tot gehele dagen. Hierbij kiezen zij voor een vaste vestiging waar zij telkens terugkeren. S2S is hierbij niet een werkplek die men ‘tegenkomt’, maar een werkplek waar men naartoe reist.

4. Doelgroepverschuiving
S2S is in principe gericht op corporate bedrijven die gebruik maken van de trein, oftewel bedrijven die zakelijk NS abonnement hebben (NS Business Card). ZZP’ers en MKB’ers kunnen hierbij aanhaken. In de praktijk blijken ZZP’ers en MKB’ers de stap naar het gebruik van een derde werkplek als S2S veel sneller te (kunnen) maken dan corporate bedrijven. Géén van de respondenten was werkzaam voor een corporate bedrijf of bezat een NS Business Card.

Samenvattend blijkt uit dit onderzoek binnen station2station dat het concept volledige flexibiliteit biedt bovenop het bedrijfskantoor. In de praktijk zoeken kenniswerkers echter toch naar bepaalde patronen en vastigheden. S2S wordt hierbij vaak op vaste basis gebruikt in plaats van dat het als aanvulling op het traditionele kantoor dient. Hierdoor ontstaat een grijs gebied tussen het traditionele bedrijfskantoor en de derde werkplek. De mens is hierbij in bepaalde mate toch op zoek naar vastigheid. Waarom zou je geforceerd op zoek gaan naar flexibiliteit als vastigheid ook mogelijk is? Thuis zit iedereen toch ook op dezelfde plek aan de eettafel en liggen we toch ook iedere avond aan dezelfde kant van het bed?

Stefan Donker