Gebruik bestaande HR systemen voor de Flexibele Schil!

Waarom zou je voor flexwerkers aparte systemen gebruiken als de meeste functionaliteit al in HR systemen beschikbaar is? Door slim gebruik te maken van bestaande tools, of je nu gebruik maakt van MS Excel of van de meest uitgebreide Oracle of SAP oplossing, kun je flexwerkers vrij eenvoudig in je bestaande HR systemen meenemen.

Argumenten om vast en flex in één systeem te stoppen

Natuurlijk zijn er een aantal argumenten waarom automatisering bij flexwerkers verschilt van vaste medewerkers. Systemen voor vaste medewerkers zijn altijd ‘van’ HR, maar bij inhuur van flex spelen ook de systemen van inkoop en soms financiën een rol. Bijvoorbeeld omdat inhuur van flexwerkers facturen oplevert en er meer nadrukkelijk leveranciersmanagement plaatsvindt. Vanuit de afdelingen financiën heb je bij grotere organisaties vaak een budget akkoord nodig of een inkooporder.

Maar de argumenten om vast en flex wel in dezelfde systemen te stoppen zijn sterker;

• Aparte systemen kosten extra geld, tijd om te implementeren en leiden tot dubbele processen
• Het personeelsadministratiesysteem is DE bron voor alle persoonsgegevens in de organisatie en voor de relevante ICT systemen. Door flex hierin mee te nemen los je vaak heel veel IT (gebruikers administratie) en financiële (doorbelasting) uitdagingen op
• Je kunt eenvoudig de overige HR tools ook inzetten voor flex, zoals Self Service en Analytics, voor totaal rapportages over alle medewerkers per afdeling
• Inzetten van eigen HR tools zorgt voor meer betrokkenheid van flexwerkers, omdat ze hiermee vanuit HR gelijk worden gesteld aan vaste medewerkers

Overzicht van HR systemen en de impact van de integratie van flex

In dit figuur zie je de meest voorkomende HR systemen. HR draait voor wat betreft systemen altijd om één centrale spil, de personeelsadministratie. Dat is voor flex niet anders. Wat je ook doet, het begint altijd met een goede, simpele, registratie van flexwerkers in de personeelsadministratie!

Het bovenstaande landschap is in essentie toe te passen op vast EN flex. Als je organisatie het zich kan veroorloven kun je aanvullend met niche systemen werken. Dan kun je bij flex kiezen voor het gebruiken van een VMS (Vendor Management Solution). Anderzijds kun je specifiek voor vaste medewerkers gebruik maken van een systeem voor een cafetariamodel. Voor ieder HR systeem zou je wel de vraag moeten stellen of je deze gecombineerd voor vast en flex kan inzetten.

Het eerste belangrijke verschil tussen vast en flex is dat flex vaak via leveranciers wordt ingehuurd. Sommige leveranciers hebben HR tools die je als inhuurder kunt gebruiken. Vaak is dat een urenregistratie, maar ook voor Performance Management, Self Service en Opleiding zijn er soms mogelijkheden. Als je hier zelf geen tools voor hebt kun je deze natuurlijk gebruiken, maar in het kader van ‘betrekken van de flexibele schil’ is het beter om zoveel mogelijke je eigen HR tools hiervoor in te zetten.

Details voor inrichten van HR Kernsystemen

Voor de vier kernsystemen uit bovenstaand model volgt een nadere uitwerking voor wat het betekent om vast en flex te integreren. Ten eerste voor Recruitment zijn er overeenkomsten en verschillen, deze zijn in basis al toegelicht in een eerder blog. Verder kan er een koppeling zijn met het financiële systeem voor een budgetakkoord op de inhuur flex, zeker als je “Purchase 2 Pay” hanteert. Voor vaste fte is deze koppeling er niet (tenzij je voor het vervangen/uitbreiden van interne fte een formeel proces hanteert, maar dat hebben niet veel organisaties)

Ten tweede voor de Personeelsadministratie zijn de basis gegevens voor vast en flex gelijk. Ook voor flex heb je minimaal de juiste persoonsgegevens nodig en de afdeling/kostenplaats/manager. Een deel van deze persoonsgegevens worden vaak vastgelegd bij je leverancier, het uitzendbureau of detacheerder, maar let op bij zelfstandigen. Als je deze rechtstreeks inhuurt dien je hiervoor meer vast te leggen en te administreren, zoals een VAR verklaring. Los van die aparte zzp materie zijn de volgende gegevens noodzakelijk om goed vast te leggen voor flex;

• Inhuurbasis; ‘per uur’ of ‘ vaste prijs’. (Wanneer het een ‘vaste prijs contract’ betreft, waaronder de flexwerkers worden ingehuurd, dan leg je niet in het HR systeem vast wat die prijs is, maar in het financiële of inkoop systeem. Wil je helemaal sluitend zijn, dan leg je in het HR systeem naast de leverancier ook het contractnummer vast)
• Uurtarief (eventueel uitbreiden met reiskosten ja/nee, kostprijsfactor e.d.)
• Leverancier

De volgende gegevens leg je als het goed is al vast en kun je voor flex eenvoudig uitbreiden;

• Contractvorm; naast ‘ Vast, Tijdelijk, Stage’  toevoegen ‘Uitzenden, Payroll, Detachering, Zelfstandige, Outsourcing’
• Functie; gebruik liefst bestaande functies uit het functiehuis en voeg eventueel functies toe die alleen maar door flex worden ingevuld
• Start en einddatum; De einddatum is bij een vaste medewerker misschien niet gevuld,bij tijdelijke contracten en stagiairs waarschijnlijk wel. Bij een flexmedewerker is er altijd een bepaalde tijd-contract. Ook een outsourcing-contract heeft een einddatum
• Uren; aantal uren per week of % fte

Met deze gegevens heb je direct de basis voor een totaal beeld in je HR Analytics. Als alles in één personeelssysteem zit, kun je vrij eenvoudig, door 3 velden toe te voegen, opeens totaalrapportages voor de business maken. Je ziet vast en flex naast elkaar, kunt de ratio tussen beide bijhouden en ook directe personeelskosten inzichtelijker maken.

Afhankelijk van je organisatie of per afdeling heb je ten derde al dan niet een ‘workforce planning’-tool waarin roosterplanning en urenregistratie staat. In productiebedrijven of contact centers is het eenvoudig om flex daarin mee te nemen. Heeft jouw organisatie hiervoor geen systeem voor vaste medewerkers, dan kun je dit specifiek voor flex invoeren, maar gebruik wel een met de personeelsadministratie geïntegreerde oplossing! Als alternatief kun je ook volstaan met een urenregistratie van je leverancier. Vanuit HR oogpunt is dit echter zeer ongunstig, omdat je dan maar beperkt HR Analytics kunt uitvoeren voor flex. Je hebt dan geen gegevens over de uren en dus kosten van flex versus vast.

De salarisadministratie tussen vast en flex zal voorlopig een gescheiden wereld blijven. Misschien heeft je salarissysteem wel de mogelijkheid om per uur te betalen. Dan zou je bijvoorbeeld zelfstandigen die je direct inhuurt wel via dat systeem kunnen uitbetalen, dat scheelt hen weer een factuur. Maar alle inhuur via leveranciers blijft een aparte wereld met facturen en verloning door de leverancier.

Overige HR Tools

Als je eenmaal in de HR kernsystemen de flexwerkers goed hebt meegenomen kun je daarna gaan oogsten! De belangrijkste vorm hierbij is wel HR Analytics, daarover later meer. Meten is weten, en dat speelt zeker ook bij inhuur van flexwerkers. Als HR naar de business kan stappen met rapportage en adviezen over het ‘totale personeelsbestand’, dan sta je veel sterker in je schoenen, zeker als er in de organisatie sprake is van percentages flex van 10% en hoger.

Daarnaast kun je flexwerkers zelf hun contactgegevens laten bijhouden via Self Service. Je kunt ook bepaalde groepen flex die langer aan je verbonden zijn, meenemen in Performance Management en belangrijker nog in Talent Management. Echte talenten wil je vaak voor langere tijd aan je verbinden, zelfs misschien een zzp’er. Een ander opkomend fenomeen hierin is de ‘Talent Pool’. Ook hiervoor is het goed om geen onderscheid te maken tussen vast en flex. Want voer je een talent af uit die pool als die persoon op een zeker moment zelfstandige wordt?

IT is geen excuus om vast en flex niet te combineren

In bovenstaand overzicht wordt duidelijk dat de verschillen op IT gebied tussen vast en flex helemaal niet zo groot zijn. Als je hiervoor een stuk visie ontwikkelt en in de juiste volgorde handelt, kan IT juist HR helpen om de business beter te ondersteunen!