Horizontaal organiseren, laat je hersenhelften samenwerken

Het is de 21^e eeuw en we zijn meer dan ooit zoekend naar nieuwe systemen, methoden en aanpakken. Slimmer werken, het nieuwe organiseren, Lean, omdenken en zo kunnen we nog wel even doorgaan. Die behoefte aan nieuw en anders is niet onlogisch. We zien dat systemen die tot voor kort vertrouwd waren nu falen, zoals het financieel systeem en zelfs de manier waarop wetenschap wordt bedreven wekt wantrouwen. Ook op organisatieniveau mislukken nog steeds vele verandertrajecten. Hoe zijn al die nieuwe ontwikkelingen te verbinden aan dat waar het in organisaties om draait? Antwoord: procesgericht werken oftewel horizontaal organiseren.

Teun Hardjono en Renco Bakker leggen tijdens de masterclass van Managementboek.nl de achterliggende gedachten bloot van het concept ‘horizontaal organiseren’, tevens hun nieuwste boek.  Het concept horizontaal organiseren benadert procesmanagement vanuit een bedrijfskundige én psychologische invalshoek. Horizontaal organiseren is het tegelijkertijd en in samenhang interveniëren in het denken, construeren, besturen en samenwerken in de organisatie.

Maar voor we verder uitleg krijgen over de vier betekenisvelden van horizontaal organiseren, schetst Hardjono een aantal perversiteiten van systemen die zorgen dat we vastlopen, zoals de invloed van media en zelfs de manier waarop we democratie hebben ingericht. ‘Ieder voor zich’ en verkokerd denken kenmerken het tijdperk van functiespecialisatie (Taylor). Destijds een groot goed, maar tegenwoordig eerder een groot probleem. Functieoverdracht is funest voor bijvoorbeeld doorlooptijden en kwaliteit. De termen die bij het technologisch tijdperk horen, zoals specialisatie, synchronisatie en centralisatie worden allemaal ontkracht. Ze typeren het oude verticaal denken en werken verlammend op de werkvloer omdat samenwerking ontbreekt.

Samenwerking door socialisatie

En daar raken we de kern van horizontaal organiseren. Elke organisatie heeft materie (middelen) nodig om via een proces het resultaat te bereiken. Zonder processen bestaat een organisatie gewoonweg niet. Maar het intellect en socialisatie vermogen, de kracht om te kunnen samenwerken, bepalen het werkelijke succes van organisaties. Want socialisatie geeft toegang tot het denkvermogen, de creativiteit en innovatie.

Renco Bakker stipt de essenties aan van het procesgericht ontwerpen, besturen en samenwerken. We kennen enerzijds een oriëntatie op beheersing (efficiency en effectiviteit) en anderzijds een oriëntatie op verandering (creativiteit, flexibiliteit). Ogenschijnlijk tegenstrijdig maar toch is het mogelijk om deze twee met elkaar te verbinden. Namelijk  door onze linker (ratio) en rechter (emotie) hersenhelft samen te gebruiken: tegelijkertijd en in samenhang denken, construeren, besturen en samenwerken in de organisatie.

Het bedrijfskundig perspectief bevat het construeren en besturen. Het is veelal de comfort zone van de organisatie, want de nadruk ligt op wat en hoe. De kunst bestaat uit het tegelijkertijd laten werken van de andere hersenhelft, het psychologisch perspectief van denken en samenwerken. De dynamiek in de organisatie is te vinden in die twee betekenisvelden, wat direct ongrijpbaar lijkt, want het raakt de verhouding van mensen tot elkaar. Een voorbeeld:  het proces van een onderhoudsorganisatie van auto’s is goed georganiseerd en loopt van receptionist naar monteur en magazijnman. Als samenwerking ontbreekt kan de receptionist van alles beloven aan de klant, maar wat als de magazijnman het benodigde onderdeel niet op voorraad heeft. Oeps…

De vrijheid van de professional

Is er altijd een beschreven proces nodig om te laten samenwerken? Bakker benadrukt dat samenwerking niet het hoogste doel is, de organisatiedoelstelling in termen van resultaat is leidend. Bovendien is het type organisatie bepalend in hoeverre een organisatie proces geconstrueerd is. Maatschappelijke, dienstverlenende activiteiten laten zich minder hard vangen in afgebakende processtappen dan productie. We constateren dat de kracht van proces construeren zit in welke activiteiten of stappen je overlaat aan de vrijheid van de professional. Het gaat om het bieden van een structuur in de vorm van een proces en beschrijven van de handelingen en de mensen die daarvoor nodig zijn. Zo’n proces is eigenlijk een sociaal netwerk. Een groep mensen gaat niet vanzelf met elkaar samenwerken. Horizontaal organiseren creëert procesteams van samenwerkende medewerkers waarin de gebruikelijke functionele hiërarchie is losgelaten. De structuur wordt in het werkveld geboden in plaats van in de sturing van bovenaf. De teams zijn ingericht naar de hoofdprocessen met een proceseigenaar als hoofdverantwoordelijke.

De praktijkcase die toegelicht wordt door Bram van Rossum, directeur van Visser Smit Hanab Distributie, een aannemingsbedrijf  in de ondergrondse distributie van energie, laat zien dat continue verbetering een van de drijfveren van succes is. En daar komen aloude principes zoals Plan, Do, Check, Act toch om de hoek kijken. Gelukkig is niet alle oud denken passé en overbodig. Juist deze combinatie met procesgericht samenwerken maakt horizontaal organiseren een krachtige organisatievorm.

Meer lezen of het boek bestellen? Horizontaal Organiseren

Ook een masterclass of boekevent bijwonen? Kijk op www.managementboek.nl/events