Van traditionele arbeidspool naar flexibele arbeidscommunity.

Arbeidspools zijn al lang een manier voor organisaties om flexibel te kunnen reageren op een piekvraag naar personeel. Kim Kronenburg onderzocht in het kader van de master Human  Resource Management aan de Erasmus Universiteit de ontwikkeling van die pools. Uit haar onderzoek komt het belang van een sterke werknemer-werkgever relatie naar voren. Het  traditionele beeld van een arbeidspool (het flexibel inzetten van werknemers in vooral lagere functies) ontwikkelt en breidt zich uit tot flexibele arbeidscommunities waarbij zowel werkgevers als werknemers profijt van ondervinden. Het ontwikkelen én onderhouden van een arbeidscommunity staat en valt wel bij het opbouwen van een goede relatie tussen flexwerker en organisatie.

Het onderstaande artikel van Kim is gebaseerd op haar onderzoek dat ze deed bij een negental grote ondernemingen. Kim is een van de drie genomineerden voor de ZiPconomy Scriptieprijs en zal haar onderzoek presenteren tijdens de finaleronde op het seminar ‘Anders Werken, Anders Organiseren: Flexibiliteit, Lenigheid en Leiderschap’.

Aanleiding

In de huidige markt is het voor organisaties steeds belangrijker geworden om flexibel te kunnen reageren. Dit leidt tot een steeds sneller veranderende vraag naar personeel, zowel in aantal als in kennis en vaardigheden. De veranderende situatie maakt strategisch personeelsbeleid tot een key issue voor de hedendaagse HR manager. De vraag is echter hoe optimaal flexibel personeelsbeleid tot stand gebracht moet worden. Een succesvol beleid hierin hangt sterk af welke vaardigheden gevraagd worden, vaardigheden die steeds vaker gevonden kunnen worden buiten de eigen organisatie.

De arbeidspool is een interessante manier om toegang tot deze externe mogelijkheden te verkrijgen en ook te behouden. Uit het onderzoek komt naar voren dat bedrijven baat hebben bij het werken met een pool vaste zelfstandige interim professionals. Op deze manier ontstaat de juiste balans tussen flexibiliteit in hun arbeidspool en zekerheid over de geleverde kwaliteit.

Waarom een arbeidspool?

Dit onderzoek is uitgevoerd op basis van case studies bij negen organisaties (onder andere BAM, Heineken, Essent en DAS) met betrekking tot de organisatie en management van hun arbeidspool. Een pool constructie leidt tot verscheidene voordelen voor de organisaties. Door te werken met een vaste pool wordt zowel flexibiliteit als zekerheid gecreëerd voor zowel werkgever als werknemer. De pool stelt organisaties in staat tijdelijke arbeidstekorten op te vangen en het personeelsbestand mee te laten ademen met de markt. Werkgevers hebben toegang tot een pool met betrokken en gekwalificeerde mensen die graag bij hun organisatie willen werken en de gewenste kwaliteit kunnen leveren. De zelfstandig interim professional  heeft (meer) zekerheid van werk, maar behoudt ook de flexibiliteit om voor andere organisaties te werken. Bovendien worden vaak training en ontwikkelmogelijkheden geboden.

Organisaties zien ook risico’s aan het gebruik van een arbeidspool, echter verschillen deze per situatie.  Een vrees die organisaties vaak tegen houdt is dat management van de pool ingewikkeld is en veel werk kost. Management van de arbeidspool extern beleggen wordt gezien als efficiënt en zonder risico. Het gebruik maken van de diensten van een uitzendbureau is dan een veilige keus. Hiertegenover staat  de keus management van de arbeidspool intern te organiseren. Dat komt vooral voort uit de wens om volledige controle te hebben over de situatie. Kennisbescherming speelt hierin een belangrijke rol, als ook de wens onafhankelijk te zijn van een externe partij.

Organisaties kiezen voor een eigen pool om kennis bescherming te garanderen of omdat er weinig interesse is binnen de sector voor een gezamenlijke pool. Terwijl in een gezamenlijke pool risico’s worden gedeeld en snelle inzetbaarheid wordt gerealiseerd van gekwalificeerd personeel met kennis van alle betrokken organisaties. Bovendien wordt in sommige gevallen een samenwerking gestimuleerd door de overheid, bijvoorbeeld in de zorgsector.

Een andere bevinding uit het onderzoek is het feit dat de organisaties aangesloten bij een gezamenlijke pool, niet binnen dezelfde sector hoeven te opereren. Het opzetten van een gezamenlijke pool voor organisaties uit verschillende sectoren is ook een mogelijkheid waarmee de bezorgdheid voor kennisbescherming verkleind wordt. Samenwerking op het vlak van personeel wordt in de toekomst onvermijdelijk. De verwachting is dat gezamenlijke arbeidspools in aantal zal groeien.

Investeren in de lange termijn relatie

Uit het onderzoek komt het belang van een goede relatie tussen werkgever en interim professional naar voren. Een arbeidspool leidt tot het ontstaan van een werkgever-werknemer relatie die niet kan worden beschreven aan de hand van de traditionele arbeidsrelatie. Deze relatie maakt een flexibele arbeidsconstructie mogelijk waarin een sterke relatie bestaat tussen de organisatie en de interim professional aangesloten bij de pool.

Een succesvolle arbeidspool voorziet de organisatie in haar flexibele behoefte van gekwalificeerd personeel en behandelt daarbij interim professionals hetzelfde als vaste werknemers. Er wordt geen onderscheid gemaakt in aansturing, personeelsregeling en interim professionals nemen deel aan trainingen, teamuitjes ontvangen gewoon een kerstpakket. Dit versterkt de interne samenwerking en bindt de interim professional aan de organisatie; ze voelen zich deel van de organisatie waar ze werken en niet van de payroller of andere partij waar ze formeel in dienst zijn of een contract mee hebben   Hierdoor stelt een arbeidspool organisaties in staat een netwerk te creëren rond de organisatie van werknemers met de benodigde kwaliteiten. Binnen deze arbeidsrelatie staan ontwikkeling, vertrouwen en het behoud van realistische wederzijdse verwachtingen centraal.

De traditionele arbeidspool evolueert naar een flexibele arbeidscommunity. Die community kan (complexe) IT systemen en proces flows omvatten, al dan niet in samenwerking met een uitzendbureau, of zo simpel zijn als het oprichten van een gesloten Facebook pagina of LinkedIn groep.

Tips voor ontwikkelen en onderhouden community

Het ontwikkelen én onderhouden van een arbeidscommunity staat en valt bij het opbouwen van een goede relatie tussen flexwerker en organisatie. Een paar tips tot slot:

1. Zorg dat de HR-afdeling de flexwerkers inhuurt, niet de afdeling Inkoop.
   Bij veel organisaties regelt Inkoop de inhuur van flexwerkers. Wanneer HR dit zou regisseren, is er beter zicht op deze werknemers en wordt zorggedragen dat zij net zo worden behandeld als vaste medewerkers.
2. Besteed zorg en aandacht aan onboarding.
   Vaste medewerkers krijgen bij de start van hun carrière vaak een introductie van de organisatie en bepaalde afdelingen zodat ze goed van start kunnen, terwijl flexwerkers vaak meteen aan het werk worden gezet. Hierdoor voelen flexwerkers zich minder onderdeel van de organisatie, waardoor opbouw van een relatie wordt gehinderd.
3. Zorg dat het HR-beleid voor flexwerkers waar mogelijk hetzelfde is als dat voor de vaste medewerkers.
   Zo weten flexwerkers waar zij aan toe zijn in geval van bijvoorbeeld ziekte. Geef hen bijvoorbeeld ook toegang tot het beoordelingstraject, zodat er oog is voor hun ontwikkeling.
4. Geef flexwerkers de mogelijkheid tot training en ontwikkeling.
   Flexwerkers zijn juist enorm gericht op hun ontwikkeling. Dat is vaak de reden waarom ze zich aan meerdere organisaties willen binden. Door ook flexibele werknemers toegang te geven tot training en ontwikkeling geef je als organisatie het signaal dat je bereid bent te investeren in een werknemer en daarmee in de relatie.

Kim Kronenburg

Andere artikelen naar aanleiding van inzendingen voor de ZiPconomy Scriptieprijs 2013, de prijs voor de beste masterscriptie over de flexibilisering van de kenniseconomie, kunt u vinden via deze link.