Onboarding; voor iedereen een ‘100-dagen plan’!

Hoe was jouw laatste ervaring met het starten bij een nieuwe organisatie? Zeker voor Zelfstandig Professionals is het nodig om zo snel mogelijk de juiste informatie en middelen ter beschikking te stellen, zodat ze aan het werk kunnen.  Met moderne hulpmiddelen wordt het nog eenvoudiger om je ‘onboarding’ proces te organiseren in een 100-dagen plan.

Onboarding als metafoor vanuit de luchtvaart; vergelijk het met de acties na het boeken van de tickets totdat je in je vliegtuigstoel een filmpje zit te kijken.

Onboarding als onderdeel van employer branding

“Employer branding” gaat bij vast personeel met name over het lange termijn binden. Voor flex ligt dat toch anders, zie hiervoor dit artikel van Annemarie Stel. Bij het opstellen van een employer branding plan of strategie, ga je een aantal onderdelen definiëren. Onboarding zal op deze  lijst niet kunnen ontbreken. Het is bewezen dat een goede start bij je nieuwe werkgever, na de eerste mijlpaal van het sollicitatie proces en de arbeidsvoorwaarden, een belangrijke tweede mijlpaal is voor je verblijf bij de organisatie. Na de eerste mijlpaal.

Wat is onboarding?

De metafoor vanuit de luchtvaart maakt voor iedereen die wel eens gevlogen heeft veel duidelijk. Na het boeken van je ticket (vergelijkbaar met het tekenen van je contract) zijn er nog een aantal stappen nodig voordat je op reis kunt (voorbereiding). De dag van de start van je reis (je eerste werkdag) moet er nog een heleboel gebeuren voordat je eindelijk met een drankje en een filmpje op weg bent (dat je succesvol kunt zijn in je nieuwe baan).

Onboarding gaat niet alleen over praktische zaken, maar ook over succesvol worden in je nieuwe werk. Bij de hogere managementlagen wordt vaak een 100 dagen plan opgesteld. Door ondersteuning van een moderne tooling kun je nu iedereen zelf zo’n plan laten opstellen en uitvoeren. Een belangrijk verschil met een ‘traditioneel’ 100 dagen plan is wel dat onboarding al begint vóór de eerste werkdag.

Niet van iedere werknemer zal worden verwacht dat hij, net als in het eerst bekende 100-dagen plan van Franklin D. Roosevelt, direct 15 voorstellen indient. Kijk hier voor uitgebreide tips voor de eerste 100 dagen in een nieuwe functie.

Waarom is het nodig om hier energie in te steken?

Ga je wel eens op reis en dat je dan moet bijbetalen voor je bagage? Precies, dan heb je een valse start. Natuurlijk los je het op, maar het is ‘gedoe’, kost extra tijd en je hebt waarschijnlijk een groot deel van de reis, bij die vliegtuigmaatschappij, een rotgevoel. Zo wil je toch ook niet bij een nieuwe werkgever beginnen?

Drie hoofdredenen om wél een onboarding programma te hebben;

1. Betrokkenheid kweken; Nieuwe medewerkers voelen zich welkom en gewaardeerd; direct een boost voor hun betrokkenheid en je employer branding  met als ultieme doel dat ze ‘bevlogen’ medewerkers worden.
2. Verwachtingen zetten; wat wil en kan de medewerker en wat de werkgever;
   1.  Wat zijn je Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
   2. De Cultuur bewust laten beleven
   3. Regels en procedures uitleggen (de normen en waarden van de organisatie)
   4. Direct open en eerlijk naar elkaar zijn over de voorgaande 3 punten, schept een band van vertrouwen.
   5. Faciliteiten; van logistieke en IT middelen tot een intern en extern (klanten/leveraniers) netwerk; wie zijn de mensen waar je mee moet gaan samenwerken. Hierdoor zijn nieuwe medewerkers sneller effectief en efficiënt aan het werk en bespaar je op kosten.

Verschil vast en flex?

In basis zijn er weinig verschillen tussen vast en flex. Ga het lijstje hierboven maar na, wat geldt niet voor ingehuurde flexwerkers? Misschien is betrokkenheid/binding minder belangrijk, omdat een flexwerker meestal voor kortere duur bij je is. Maar ook een flexwerker kan na vertrek een ambassadeur van je organisatie zijn en ‘trots’ zijn om voor jouw organisatie gewerkt te hebben. De business case om een onboarding programma op te zetten is daarnaast nog makkelijker rond te krijgen als je de kosten van productiviteitsverlies de eerste paar weken gaat berekenen vanuit punt 3.

Hoe pak je het aan?

Uiteraard hangt het van de omvang van je organisatie en de doorstroming in je medewerkersbestand af, hoeveel tijd je in het inrichten van een onboarding proces gaat steken. Je kunt kiezen voor 4 varianten;

1. Basis op orde; beschrijf met de relevante betrokkenen op een A4-tje hoe je onboarding zou willen uitvoeren en spreek dit als richtlijn af in de organisatie.
2. Standaard proces; Beschrijf een basis proces waar alle nieuwe medewerkers van laag tot hoog doorheen zouden moeten gaan en ga hiervoor faciliteiten opzetten.
3. Gedifferentieerd proces; als 3, maar dan specifieker voor verschillende groepen, zoals leidinggevenden, klant-contactmedewerkers en productiemedewerkers.
4. Maatwerk; Richt de faciliteiten zo in dat managers en hun nieuwe medewerkers zelf een eigen programma kunnen samenstellen.

Voor de eerste variant heb je geen tooling nodig. Als je onboarding echt gaat organiseren dan ligt hier een combinatie taak voor de HR en Communicatie afdeling. Traditioneel stel je een introductiepakket samen, met documentatie (via email of een ‘nieuwe medewerkersportaal’), introductiedag/dagen en richtlijnen voor de manager voor de inwerkperiode. Vaak vraagt dit veel tijd van de organisatie en bij kleine groepen nieuwe medewerkers op verschillende startdagen is dat niet altijd kostenefficiënt.

Techniek biedt uitkomst

Tegenwoordig kun je dit geheel aan stappen ook moderner inrichten, via de self-service, mobile app oplossing van Appical. Zij wonnen de wedstrijd voor meest innovatieve tool van Europa tijdens de HR Tech Europe 2013. Nieuwe medewerkers, vast en flex, kunnen de app downloaden op een iPad (privé of door de organisatie (tijdelijk) verstrekt) en krijgen een login die bijvoorbeeld 100 dagen geldig is.

Je kunt de app zo uitgebreid inrichten zoals je zelf wil. Het is in feite een eLearning tool, waarbij je als organisatie zelf voor de content kunt zorgen en dit dus niet hoeft uit te besteden (kan wel), waardoor de kosten beperkt blijven tot een abonnement op de app. Je kunt de app inzetten voor 1 dag, alleen de introductiedag, maar ook om die eerste 100 dagen te ondersteunen en onboarding structureel goed neer te zetten.

Naast het vinden van veel informatie over de organisatie, kun je met opdrachten en vragen, individueel of in teams, aan de slag. Je kunt ze met een virtuele tour een rondleiding door het pand geven en nieuwe collega’s laten ontmoeten. Bekijk ook deze showcases van een aantal klanten.

Begin met een business case

Door de toegenomen noodzaak voor gedegen employer branding en de nieuwe technische mogelijkheden, is het nu een goed moment om te onderzoeken hoe ver je kunt gaan met het verbeteren van het onboarding proces. Maar zoals met ieder project dat je wilt starten, is het raadzaam te beginnen met een business case, waarin kwalitatieve en kwantitatieve voor- en nadelen worden afgewogen en een onderbouwd besluit kan worden genomen.