19 MSP’s en leveranciers van contractmanagement onder vergrootglas. Deel 2: Hoe ziet het keuzeproces eruit?

We hebben eind 2013 19 dienstverleners via een uitgebreide online enquête bevraagd naar hun dienstaanbod als Managed Service Provider (MSP) of als contractmanager bij externe inhuur van personeel op de Nederlandse markt. Deze 19 deelnemende bedrijven geven een goed over- en inzicht van al dit soort aanbieders op de Nederlandse markt.

In het eerste deel van een artikel (zie hier) naar aanleiding van dit onderzoek stond meer over de inventarisatie soorten aanbieders en hun dienstenaanbod. In dit tweede deel ga ik dieper in op het maken van een verantwoorde keuze voor een dienstverlener vanuit het perspectief van een opdrachtgever/inlener.

5 zaken om op te letten bij de keuze voor een dienstenleverancier

Er zijn vijf zaken om op te letten bij de keuze voor een dienstenleverancier:

1. De markt voor dienstverleners van externe inhuur is nog volop in ontwikkeling. Wat gisteren nog niet werd aangeboden, kan morgen wellicht wel.
2. De meeste bedrijven zijn begonnen als contractmanagement-partij en bieden zich ook als MSP aan. Onderzoek dus goed wat er als ‘plus’ wordt aangeboden en hoeveel ervaring hiermee is opgedaan.
3. Dienstverlening is per definitie flexibel en maatwerk en verschilt dus per opdrachtgever en per deelnemer.
4. Het toeval kan ook een rol spelen doordat bestaande opdrachtgevers de dienstverlening sturen waardoor er een bepaalde expertise en ervaring wel of juist niet aanwezig is. Als iets wordt aangeboden, zegt dat nog niet dat er ook ervaring mee is.  En als iets niet wordt aangeboden, betekent dat niet dat de leverancier dit niet toch kan uitvoeren.
5. De meeste dienstverleners kiezen er qua strategie voor om zich te ontwikkelen tot een MSP. Het is lastig te beoordelen in hoeverre ze al concrete ervaring hiermee hebben en met welke MSP-taken.

Daarnaast is het belangrijk voor een opdrachtgever om na te denken over deze 10 vragen:

1. Kies ik de dienstverlener los van de toolkeuze?
2. Welke keuze maak ik eerst? Eerst de dienstverlener of eerst de tool?
3. Laat ik de keuze voor de tool over aan de dienstverlener of doe ik dat zelf?
4. Hoe stel ik een shortlist op van interessante dienstverleners en hoe ziet mijn tender- en keuzeproces eruit?
5. Maak ik zelf een business-case of laat ik dat door de dienstverlener doen?
6. Wat voor resultaatafspraken maak ik met de dienstverlener op basis van welke prestatie-indicatoren?
7. Hoe monitor ik deze resultaten?
8. Welke financiële afspraken maak ik met de dienstverlener?
9. Als we over x maanden niet tevreden zijn over de dienstverlener, hoe kunnen we dan terug?
10. Hoe ziet het verander- en implementatie-programma voor mijn eigen organisatie eruit?

Het gaan werken met een MSP of een contractmanager brengt volgens de antwoorden van de deelnemers voor een opdrachtgever de volgende gevolgen en resultaten met zich mee:

1. Een centralisatie van de externe inhuur naar 1 loket.
2. Digitalisering van de externe inhuur (m.b.v. een VMS).
3. Transparantie en grip op de aard en omvang van de externe inhuur.
4. Kostenbesparingen op directe en indirecte inhuurkosten.
5. Minder inhuurrisico’s.
6. Meer efficiency en effectiviteit van de inhuurprocessen.

Resultaten onderzoek

De gerapporteerde voordelen van het uitbesteden lijken groot ten opzichte van het geheel in eigen beheer doen. De gerapporteerde resultaten en voordelen voor opdrachtgevers zijn groot, terwijl de vraagstukken en de regelgeving rondom externe inhuur complex en veranderlijk zijn. Toch is het verstandig om de uitbesteding aan een externe partij stap voor stap over een aantal jaren uit te smeren op basis van behaalde resultaten en goede samenwerking en tevredenheid.

De ontwikkelingen gaan snel als we kijken wat er op Nederlandse inleners af komt: RPO-, SOW- en sourcingsvraagstukken, kraptes op de arbeidsmarkt, van baanzekerheid naar werkzekerheid, naar elkaar toe groeien van vast en flex, meer ZZP’ers, opkomst van ZZPcommunity’s en -coöperaties, inhuurrisico’s,  tariefontwikkelingen en meer inhuurtools, inhuurMarktplaatsen en VMS’en.

De te maken keuze is er meestal een voor jaren en fundamenteel en diepgaand met grote gevolgen voor de organisatie van de opdrachtgever. Weer uit elkaar gaan is mogelijk, maar niet eenvoudig en zeer kostbaar. Dus bezint eer ge begint!

Gelukkig valt er veel te kiezen uit het grote aantal van dienstverleners dat zich aanbiedt als contractmanager of als MSP. Maar de keuze voor één van hen dient zeer weloverwogen te worden gemaakt…

Meer informatie

Meer informatie over het onderzoek naar MSP’s en leveranciers van contractmanagement in Nederland is te vinden via:

• Het onderzoeksrapport kunt u gratis downloaden op: http://www.flex-beheer.nl/content/msp-onderzoek.html
• Het webinar is terug te luisteren en kijken via deze link
• Het eerste deel van dit tweeluik (‘Waar op te letten bij de keuze’) is hier te vinden.