Zwermsessies: nieuw instrument voor HR om beste ZZP’ers te vinden

Veel organisaties willen werken met een flexibele schil. Veel professionals willen werken als zelfstandige. Hoe komt nu de juiste externe kennis op de gewenste plek? De gemeente Oude IJsselstreek zet zwermsessies in om snel goede zzp’ers te vinden. Naar tevredenheid: inmiddels zijn voor een aantal vacatures op deze manier uitstekende ZZP°ers gevonden. Alle deelnemers hebben het als inspirerend en verfrissend ervaren. Ook degenen die de opdracht niet hebben gekregen. Een impressie.

De gemeente Oude-IJsselstreek transformeert naar een netwerkorganisatie met een rollenboek. Het doel is dat de kerntaken worden uitgevoerd door een derde van de medewerkers. De rest van de rollen wordt ingevuld door externen, zzp’ers of zpp’ers (zelfstandig publieke professionals). De organisatie wil vraaggestuurd werken, wat ook de basis is van zwermsessies. Daarom is voor dit instrument gekozen.

Wat zijn zwermsessies?

Een zwermsessie is een nieuw selectieinstrument. Het is een bijeenkomst waarbij de opdrachtgever (de vraageigenaar) en de potentiele vraagoplossers (zzp’ers) elkaar ontmoeten. De vorm van de sessie is passend bij de situatie, of het een complexe vraag is of dat er veel vraagoplossers zijn. Bij de gemeente Oude IJsselstreek is gekozen voor een speeddatecarroussel.

Geen cv’s: het gaat om vertrouwen en de klik

De opdrachtgever neemt collega’s mee naar de sessie die medebeslisser zijn in de keuze van de kandidaat. Zowel de opdrachtgever als de zzp’ers weten vantevoren wel hoeveel mensen er komen. Maar ze weten niet wie er komen of wat ze hebben gedaan. In een voorstelronde licht iedereen toe wie hij is en waarom zij bij de sessie is aangeschoven. De achterliggende gedachte hiervan is dat uit onderzoek naar selectie bij opdrachtgevers voor externen blijkt dat zij voornamelijk kiezen op basis van een klik en vertrouwen. De rest blijkt er niet toe te doen. Dan kun je dat dus net zo goed achterwege laten!

Speeddate carroussel met echte gesprekken

Na een toelichting van de opdrachtgever op de vraag die zij opgelost wil zien begint de speeddate carroussel in duo’s. In ieder gesprek krijgen de zzp’er en de opdrachtgever elk drie minuten om zijn HAM-vraag te stellen. Aangezien je binnen een minuut vaak al doorhebt of je een klik hebt of niet, duren de speeddates 6 minuten. De zzp’ers vinden dit verfrissend, omdat je niet een “toneelstukje” hebt met drie personen aan de andere kant van de tafel. Maar met z’n tweeen kun je meteen de diepte in duiken. Dan gaat een gesprek over wat je echt wilt weten, niet of er goede antwoorden worden gegeven op vragen die vantevoren zijn bedacht, aldus een van de deelnemers.

Presentaties in de groep

Wat wel nieuw is voor iedereen is dat de zzp’ers hun presentaties van 10 minuten geven in het bijzijn van de andere kandidaten. Dat lijkt op voorhand spannend, maar eenmaal in de sessie vindt iedereen het wel boeiend welke invalshoeken en oplossingen worden aangedragen. Hierdoor leer je collega’s in het veld kennen, doorgronden met welke vraagstukken opdrachtgevers rondlopen en welke oplossingen voor hen aantrekkelijk zijn en waarom. Kortom, een positief bijeffect van zwermsessies zijn dat je je netwerk uitbreidt en je eigen blikveld verruimt. Ook als je de opdracht niet krijgt, ben je wel een waardevolle ervaring rijker.

Zwermsessies: snel een goede zzp’er vinden

Uit onderzoek naar het proces van het selecteren van externen blijkt dat een opdrachtgever vaak 80 procent kiest voor herhalingsaankoop. En verder 15 procent via-via aan externen komt. En dat is vaak via-via een collega of “vriendje”. Dat maakt het voor de steeds groter wordende colonne van zzp’ers lastig om ergens binnen te komen. Met als gevolg dat de potentiele opdrachtgevers worden platgebeld of platgemaild door zpp’ers die “wel wat kunnen betekenen”. Dat zzp’ers die ergens binnen zitten elkaar een kans toespelen gebeurt relatief nog (te) weinig.

Vraaggestuurde marktwerking

Het is de uitdaging om niet het aanbod van zzp’ers, maar de vraag van de opdrachtgevers centraal te stellen. En vervolgens op basis van het principe van zwermen erop te vertrouwen dat die mensen hierop reageren die intrinsiek gemotiveerd zijn en de skills hebben om deze klus te klaren. De gemeente Oude-IJsselstreek durft deze uitdaging aan te gaan. Zij is onder de  indruk van de kwaliteit van de ZZP’ers die zich melden. En hoewel de sessie enorm intensief is, zit de winst in een korte doorlooptijd en het links kunnen laten liggen van een hoop formaliteiten en rompslomp waarmee we selectieprocedures hebben opgetuigd.