Peter Bargon 3 maart 2014 8 reacties Print Grip op Externe Inhuur? Kies bewust! 9 verschillen tussen Broker en MSP.Zet u een MSP of een broker in om meer grip op inhuur te krijgen? Peter Bargon en Mark Bassie zetten 9 verschillen op een rij. Steeds meer organisaties hebben behoefte aan grip op inhuur van externe professionals. Geldt dit ook voor u? Dan heeft u wellicht al gemerkt dat HR dienstverleners massaal op deze behoefte inspringen. Ze bieden u aan om voor u te fungeren als broker of als Managed Service Provider (MSP). Theorie opfrissen? In een vorig artikel hebben we beschreven wat een broker doet. Maar wat zijn nu precies de verschillen tussen beide vormen? Waar moet u op letten? Dat antwoord is niet eenduidig, doordat veel partijen zélf in een transitie zitten van de rol van broker richting het meer strategisch opererende MSP. Het is dus lastig om in de Nederlandse inhuurmarkt het onderscheid te maken tussen de werkzaamheden van een broker en een Managed Service Provider (MSP). Dit bleek recent nog uit het onderzoek van Flex-Beheer onder MSP’s en contractmanagers in Nederland. Om u toch te helpen een goede keuze te maken, hebben we hieronder de 9 meest kenmerkende verschillen tussen de MSP- en de brokerdienstverlening op een rij gezet. Het is belangrijk om goed door te vragen op al deze aspecten, zodat u weet wat u wél en wat u níet in huis haalt. Vraag daarbij vooral ook om referenties en voorbeeldcases. 1. De plaats in de organisatie: positionering Aan een MSP wordt het gehele inhuurproces uitbesteed. ‘Procurement Process Outsourcing’ is een accurate omschrijving, gericht op de inkoop van extern personeel. In Nederland kan een broker bijna altijd worden beschouwd als contractmanager en –indien gewenst- als leverancier van kandidaten. Aan de broker wordt dus een deel van het inhuurproces uitbesteed. De broker is dus meestal gepositioneerd naast andere voorkeursleveranciers. Een veel voorkomende reden hiervoor is dat de inhurende organisatie verschillende inhuurprocessen naast elkaar toestaat. Bijvoorbeeld een centraal proces met voorkeursleveranciers en een decentraal proces waarbij er op lokaal niveau via andere kanalen wordt ingehuurd. De kandidaten die níet via de voorkeursleveranciers binnenkomen worden door een broker gecontracteerd. De broker verzorgt vervolgens de facturatie en managet de inlenersrisico’s. Zo blijft het aantal leveranciers overzichtelijk. Figuur 1: Schematische weergave van de positionering van een broker die als contractmanager wordt ingezet. De broker wordt ook regelmatig ingezet om naar geschikte kandidaten te zoeken. De broker beschikt namelijk vaak ook over een netwerk van leveranciers en/of een kandidaten database. Een reden hiervoor kan zijn dat het aanbod van geschikte kandidaten van de voorkeursleveranciers te klein is. De broker vult dan dit ‘gat’. Figuur 2: Schematische weergave van de positionering van een broker die naast contractmanager ook als leverancier wordt ingezet. Conclusie: De MSP is een hoofdaannemer en neemt het gehele inhuurproces over van een organisatie. De MSP faciliteert het proces van ‘end-to-end’ en factureert als enige partij aan de opdrachtgever. Figuur 3: Schematische weergave van de positionering van een MSP die als een hoofdaannemer wordt ingezet. 2. Verschil in aspiratieniveau opdrachtgever Voor een brokeroplossing kan worden gekozen als de organisatie: • een ongecontroleerde groei van leveranciers ervaart; • er geen inzicht is in de inlenersrisico’s; • er in grote mate voorkeurskandidaten worden ingehuurd; • en/of er een te laag aanbod van geschikte kandidaten aangeboden wordt door de voorkeursleveranciers. Een MSP-oplossing past bij een organisatie die: • meer grip wil krijgen op het totale inhuurvolume en de inhuurkosten; • streeft naar een efficiënt en effectief inhuurproces; • en naar een 100% compliant inhuurproces. 3. Verschil in leveranciersmanagement Een broker treedt meer op als contractmanager dan als leverancier van kandidaten. Meestal beschikt de broker wel over een eigen leveranciersnetwerk, maar de broker beoordeelt de kwaliteit hiervan vrij eendimensionaal: hoe snel kan een leverancier het juiste profiel leveren? De MSP daarentegen (her)contracteert de leveranciers van haar klant en beoordeelt de leveranciers ook op andere aspecten zoals performance, tarieven en klanttevredenheid. 4. Dienstverlening op locatie Een broker werkt meestal vanuit het eigen kantoor. Bij een MSP, waarbij het nauw aansluiten op de dagelijkse bedrijfsprocessen essentieel is, worden er over het algemeen medewerkers gedetacheerd bij de opdrachtgever op locatie. Zij maken dus onderdeel uit van de dagelijkse gang van zaken. 5. Verschillen in taken en niveau Een MSP heeft meer taken en verantwoordelijkheden binnen het inhuurproces dan een broker. Grofweg werkt een broker op operationeel en tactisch niveau, terwijl de MSP op strategisch niveau begint en dit vervolgens doorvertaalt naar de operatie. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de werkzaamheden die u van een MSP mag verwachten. Ook een broker doet een deel van dit soort werkzaamheden, zoals het sluiten van contracten en het onderhandelen over tarieven. Maar een MSP doet dit voor álle inhuur, terwijl de broker dit alleen doet voor de inhuur die hij onder zijn hoede heeft. Leveranciersmanagement Contracteren leveranciers Contract- en tariefonderhandelingen ‘On’ en ‘off boarding’ leveranciers Meten prestaties leveranciers Beperken keten- en inlenersaansprakelijkheid Werving & Selectie Registratie en distributie van personeelsaanvragen Pre-selecteren kandidaten Plannen intakegesprekken namens opdrachtgevers Verzorgen Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en/of Pre-Employment Screening (PES) Verzorgen inkooporders ‘On’ en ‘off boarding’ kandidaten ‘Inhouse’ dienstverlening Urenregistratie en facturatie Verzamelen urenregistraties en declaraties Valideren uren en onkosten Factureren (indien gewenst geconsolideerd) Betalen leveranciers Rapporteren Managementrapportages Leveranciersrapportages ‘Forecast’ rapportages ‘Compliance’ rapportages Maatwerkrapportages Vendor Management Systeem (VMS) Pakketselectie Configuratie & implementatie Beheer & support 6. Het gebruik van een Vendor Management Systeem Een Vendor Management Systeem (VMS) is een webbased applicatie die het beheer en de inleen van extern personeel ondersteunt. Denkt u daarbij aan de distributie van vraag en aanbod, het meten van leveranciersprestaties, geconsolideerde facturering en uitgebreide rapportagemogelijkheden. Een VMS wordt gebruikt voor alle soorten inhuur en inhuurcontracten, zoals uitzend- en payrollcontracten, tijdelijke arbeidscontracten, ZZP-contracten en resultaatafspraken. Voor MSP’s is een VMS onmisbaar. De reden hiervoor is dat een goed VMS het gehele inhuurproces van ‘end-to-end’ ondersteunt en dus zorgt voor een efficiënt en effectief inhuurproces met een geringe foutkans. De MSP, de opdrachtgever, de leveranciers en vaak ook de kandidaten maken gebruik van hetzelfde VMS. Het VMS is óf eigendom van de opdrachtgever óf van de MSP. Een broker maakt gebruik van een eigen systeem en is als contractmanager of leverancier niet in staat het totale inhuurproces van ‘end-to-end’ te ondersteunen. 7. Klanten- en leverancierstevredenheidsonderzoeken MSP’s voeren op periodieke basis klanten- én leverancierstevredenheidonderzoeken uit. Door de tevredenheid aan zowel klant, leveranciers als kandidaat kant te meten, wordt er een goed beeld geschetst van de dienstverlening van de MSP en of deze voldoet aan uw verwachtingen en de afgesproken kpi’s. De mate van tevredenheid kan medebepalend zijn voor de fee die de MSP krijgt voor haar werkzaamheden. Dit moet u van tevoren goed afspreken. Brokers voeren niet vaak dit soort onderzoeken uit. Als dit al gebeurt dan is het beperkt tot het eigen aandeel binnen het inhuurproces. 8.Kostenbesparingsprogramma Een MSP heeft door haar positie en invloed op het gehele inhuurproces de mogelijkheid om u te helpen kostenbesparingsprogramma’s te ontwerpen en uit te voeren, inclusief de onderhandelingen met leveranciers. Een broker is hiervoor een minder aangewezen partij. Dit omdat de broker slechts een deel van het proces bestrijkt, maar ook omdat er geen sprake is van een ‘machtspositie’ t.o.v. de andere leveranciers. 9. Impact op de organisatie: implementatie-, verander- en engagementprogramma’s Het besluit om te gaan samenwerken met een broker heeft veel minder impact op de organisatie dan de keuze voor een MSP. De broker blijft aan de buitenkant van de organisatie opereren, terwijl een MSP het bedrijf letterlijk en figuurlijk ‘binnenkomt’. Verschil in implemenatie Gaat u met een broker werken? Dan zijn er geen verander- en engagementprogramma’s nodig. Kiest u voor een MSP? Dan is het wel noodzakelijk om te investeren in engagement van alle partijen. Inschakeling van een MSP betekent centralisatie, uniformering en digitalisering van het inhuurproces. Dit heeft gevolgen voor de opdrachtgevende organisatie. Daar hoort een implementatieprogramma bij met ervaren consultants, coaches, communicatiespecialisten en trainers. Dat lijkt veel, maar ervaring leert dat deze inspanningen de investering meer dan waard zijn. Tot zover de 9 verschillen tussen een broker en een MSP. Heeft u aanvullingen? Of vragen? Laat het ons dan weten via de reactiemogelijkheid onder dit artikel. U kunt ons ook rechtstreeks benaderen via peter.bargon@yacht.nl of mark.bassie@gmail.com. Auteurs: Peter Bargon (Director Managed Services Yacht) Mark Bassie (Zelfstandig Professional Flex-Beheer) broker, MSP, tooling Print Over de auteur Over Peter Bargon Drs. ing. Peter Bargon studeerde ICT en Bedrijfswetenschappen aan de Universiteit van Leiden. Hij is directeur en medeoprichter van ZP-desk B.V. Na zes jaar als directeur landelijke dienstverlening bij de Kamer van koophandel te hebben gewerkt, had hij besloten om toch weer terug te gaan naar het ondernemerschap met de oprichting van ZP-desk B.V., een bedrijf dat een betaalbare geïntegreerde urenregistratie en facturatie voor zzp’ers biedt. Voor bedrijven die zzp’ers inhuren biedt ZP-desk B.V. ook een oplossing, namelijk een geïntegreerde urenregistratie en facturatie op basis van self-billing. Daarnaast geeft hij advies en begeleiding aan startende ondernemers en ondernemers die willen groeien of plannen hebben om het bedrijf te stoppen of te verkopen en daar hulp bij nodig hebben. Bekijk alle berichten van Peter Bargon
De truc van een verkoper is het om zaken die relatief eenvoudig zijn ingewikkeld te doen lijken zodat er meer geld voor gevraagd kan worden. D Ditzelfde gevoel bekruipt mij ook bij de gemiddelde MSP oplossing. De toegevoegde waarde van een MSP heb ik in de praktijk nog onvoldoende mogen ervaren. Veel van de doelstellingen die een MSP zou moeten bereiken zijn door inhurende organisaties met een gezond boerenverstand ook prima, mogelijk zelfs beter, zelf te realiseren. Aspiratieniveau “Een MSP-oplossing past bij een organisatie die: • meer grip wil krijgen op het totale inhuurvolume en de inhuurkosten; • streeft naar een efficiënt en effectief inhuurproces; • en naar een 100% compliant inhuurproces.” Grip krijgen op je inhuurvolume en inhuurkosten is niet bijzonder ingewikkeld. De meeste organisaties weten wat er ingehuurd wordt en tegen welke kosten. Het in de hand houden van de kosten kan simpelweg door een goede regie op inhuurtarieven toe te passen. Concreet: Een gekwalificeerde coördinator van het inhuurproces die er strak bovenop zit volstaat daarbij feitelijk al. Hetzelfde geldt voor een efficiënt en effectief proces. Tevens vraag ik me af wat er bedoeld wordt met 100% compliancy? Is dit wettelijke compliancy? In dat geval volstaat de inzet van een broker ook. Zeker als de broker (ik preek voor eigen parochie 🙂 ) een disculpatieverklaring heeft waarmee wettelijke vrijwaring geboden wordt m.b.t. de inleenaansprakelijkheid. Mocht hier echter 100% compliancy met het inhuurproces bedoelt worden dan geldt ook hier weer dat een goede “koetsier op de bok” toe kan zien dat interne afspraken worden nagekomen. Vendor Management Systeem Veel MSP’s maken gebruik van externe VMS systemen. Zo gebruikt Staffing MS de tooling van Netive en Tapfin geeft aan verschillende (externe) systemen te kunnen gebruiken waaronder bijvoorbeeld PeopleXS. Deze systemen kan je als opdrachtgever ook zelf, zonder MSP, gebruiken. Je hebt geen MSP nodig om op de knoppen te drukken. Probleem bij veel van de op de markt aanwezige tooling is in mijn optiek wel dat je aan de ene kant voor veel overbodige functionaliteit betaald en aan de andere kant soms juist weer essentiële functionaliteit mist maar goed dat is een andere discussie. Kostenbesparingsprogramma Een kostenbesparingsprogramma kan je als opdrachtgever het beste zelf trekken. De ingehuurde krachten hebben vaak meer affectie met de eindopdrachtgever i.v.m. een MSP. ER zal dan ook meer draagvlak zijn om aan de wensen van een opdrachtgever tegemoet te komen dan een MSP. Ook hierbij geldt weer dat je met gezond boerenverstand een heel eind komt. Als broker hebben we meerdere partijen ondersteund bij het onderhandelen over tarieven. De opzet hierbij is uiterst eenvoudig. Geen “iedereen 15% omlaag met zijn tarief” acties maar maatwerk. Concreet: Met alle inhurend managers aan tafel en iedere individuele inzet bespreken. Hierbij kijken naar wat een externe feitelijk doet (dus niet afgaan op een functietitel in één of ander lijstje), hoe lang hij/zij nog nodig is, hoe kritisch iemand is, hoe het tarief zich verhoudt tot andere externen in gelijksoortige functies en uiteraard benchmarken met tarieven die momenteel betaald worden voor dit soort opdrachten (zo’n benchmark kan ook prima mbv een broker worden uitgevoerd). Obv de bevindingen komen met een goed onderbouwd voorstel richting individuele leveranciers/ZZP’ers. Één van Nederlands grootste zorgverzekeraars heeft dit recent prima opgepakt. Leuk detail is dat zij dit binnenkort toelichten op een seminar over externe inhuur. Persoonlijk heb ik nog weinig MSP constructies gezien waarbij ik echt overtuigd was van de toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. Volgens mij valt er voor veel opdrachtgevers wel bijzonder veel winst te behalen door het inrichten van een professionele inhuurdesk. Dit is vaak het sluitstuk van de begroting waar het juist één van de speerpunten zou moeten zijn. Mensen maken het verschil niet het label wat eraan hangt. Lijkt me ook een prima onderwerp voor een blog op zipconomy .
Beste Thijs, Dank voor je zeer uitgebreide reactie. Dat stel ik erg op prijs. Ik probeer antwoord te geven op de essentiële punten die je hebt genoemd. De truc van de verkoper om zaken die relatief eenvoudig zijn ingewikkeld te doen lijken, vind ik toch echt te kort door de bocht. Ik werk voor een groepsmaatschappij die zowel de broker- als de MSP-dienstverlening in huis heeft, dus ik hoef niet een specifieke dienstverlening te promoten en ik hoef dus ook niet te preken voor eigen parochie, zoals je dat over jezelf zegt 😉 Grote organisaties met hoge inhuurvolumes tussen € 25 – € 100 miljoen waar er met tientallen en soms honderden leveranciers (waaronder ook vaak één of meer brokers) wordt gewerkt, kun je niet kwalijk nemen dat ze geen grip kunnen krijgen op het inhuurvolume en de inhuurkosten. Vaak gaat het ook grote en/of complexe organisaties met meerdere locaties in binnen- en vaak ook buitenland. Dat los je echt niet alleen op door je gezonde boerenverstand te gebruiken. Dat geldt overigens ook voor het inzetten van een VMS. De essentie van een VMS is niet dat iedereen op de knoppen kan drukken, maar betekent het implementeren van een end-to-end proces, waardoor het inhuurproces niet alleen transparanter en efficiënter wordt, maar de kans op fouten ook beperkt wordt. Je zou dan eigenlijk helemaal niet willen dat iedereen aan de knoppen kan zitten. Tot slot heb je het binnen het kostenbesparingsprogramma over het benchmarken en onderhandelen van tarieven. Dat is een slechts een enkele maatregel binnen het kostenbesparingsprogramma van een MSP. Een MSP richt zich niet alleen op de tarieven, maar heeft een heel scala van mogelijkheden die ingezet kunnen worden om tot lagere inhuurkosten te komen en die zijn gelukkig niet beperkt tot het verlagen van tarieven. Het is daarom dat Mark en ik de verschillen op een rij hebben gezet. Mark heeft dat gedaan vanuit de informatie die verkregen is uit het onderzoek van Flex-Beheer onder MSP’s en contractmanagers in Nederland en ik vanuit mijn jarenlange kennis en ervaring met zowel de broker- als ook de MSP-dienstverlening. Samengevat onderschat je naar mijn bescheiden mening de kracht van een MSP en de toegevoegde waarde die een MSP kan bieden voor organisaties die meer grip wil krijgen op inhuur van extern personeel.
Dag Peter, Ik laat me graag overtuigen van de toegevoegde waarde van een MSP. Temeer daar ik deze in de praktijk nog te weinig concreet heb kunnen ontdekken. Het inhuurproces is in mijn optiek een scala aan losse processen en activiteiten (aanvraagproces, administratieve afwikkeling, facturering, vendor management, etc.) waar je als inlende organisatie prima zelf de regie over kunt voeren. Zeker als je het proces in behapbare brokken verdeelt. De gebruikte begrippen om de voordelen van een MSP aan te geven zijn vrij algemeen. Efficiëncy, transparantie, kostenbeheersing, etc. zijn vrij algemene containerbegrippen. Waar is in jouw optiek concreet winst te behalen bij de inzet van een MSP? M.a.w. wat voegt een MSP toe wat je als inlenende organisatie niet zelf ook zou kunnen? Wat betekenen transparantie en efficiëncy in de praktijk, welke positieve invloed heeft een MSP hierop en wat is daarbij het resultaat? Hetzelfde geldt voor kostenbeheersing: Op welke wijze draagt een MSP bij aan kostenbeheersing, wat is dat scale aan mogelijkheden om de kosten te beheersen? Ben benieuwd naar jouw visie.
Beste Thijs, Je komt kennelijk andere organisaties tegen dan ik. In je eerste reactie gaf je al aan dat grip krijgen op je inhuurvolume en inhuurkosten niet bijzonder ingewikkeld is en dat volgens jou de meeste organisaties weten wat er ingehuurd wordt en tegen welke kosten. Laat ik je nu precies het tegenovergestelde vertellen. Ik kom bij organisaties die niet precies weten wat er ingehuurd wordt en tegen welke kosten. De betreffende organisaties hebben meestal dan zelf al geprobeerd om hier meer grip op te krijgen. Als dat dan niet lukt dan haal je dus een partij in huis die wel over de nodige expertise en ervaring beschikt om dit voor je te doen. Ik ben het daarom helemaal eens met de reactie van Paul. Als je het niet zelf weet of kunt dan ga je naar een expert. Verder vraag je in je reactie nu wel erg veel, maar je moet begrijpen dat ik door geheimhoudingsafspraken die we met onze klanten hebben niet hele best practices met iedereen kan delen. Wat ik je wel kan aangeven is dat het programma dat door een MSP wordt opgesteld over het algemeen maatwerk is en afhankelijk is van de soort organisatie en de huidige situatie die wordt aangetroffen.
Naast de inhoudelijke argumenten die Peter noemt zou ik over de reactie van Thijs het volgende willen zeggen: met jouw redenering kun je iedere externe leverancier of dienstverlener buiten de deur houden. Volgens mij moet je als bedrijf continu de afweging maken of je bepaalde kennis en kunde zelf in huis haalt of dat je dit uitbesteedt. Zowel mbt een MSP of een Broker. Daarnaast kan een buitenstaander de vaak gewenste objectieve bril opzetten, vreemde ogen dwingen immers. groet, Paul
In navolging van wat Paul al stelt, is het gemeenschappelijke tussen een broker en een MSP dat ze allebei namens de opdrachtgever een of meer van de inhuurprocessen overnemen, de MSP alles, de broker een deel. Het is allebei een vorm van uitbesteding aan een externe partij. Dezelfde argumenten om een broker in te schakelen zullen dus veelal ook worden gebruikt om een MSP in te schakelen. In mijn onderzoek van begin 2014 bleek verder ook dat brokers en MSP’s ook allebei zich laten voorstaan op dezelfde soort resultaten als door Thijs genoemd. Met andere woorden beiden zijn druk met het aanbrengen van verbeteringen bij de opdrachtgever, alleen op een ander niveau, met meer impact, met andere KPI’s en veelomvattender…….. Vanuit het perspectief van de opdrachtgever is dus de vraag ‘Besteden we het uit of blijven we alles zelf doen’ en daarbij ‘En hoeveel besteden we dan uit?’ en natuurlijk ‘Aan wie?’..
Het artikel van Peter en Mark is erg herkenbaar en goed verwoord. Een goede inrichting van een MSP programma blijft maatwerk en moet worden toegespitst op de te bereiken doelen. Om de toegevoegde waarde van een MSP programma in de praktijk te kunnen ervaren, is er op donderdagmiddag 3 april de gelegenheid een referentiebezoek te brengen aan een ´award winning´ MSP programma´ bij een grote internationale organisatie in Eindhoven actief in de hightech branche. Mocht er interesse zijn aan deelname hieraan, dan kun je contact met me opnemen.
Dag Rob, Dank voor je reactie en uitnodiging. Hoewel ik zelf er niet bij kan zijn, had ik graag meer willen horen over deze mysterieuze ‘grote internationale organisatie in Eindhoven actief in de hightech branche’.Geen idee wie dit is…:)) Maar ik denk dat er genoeg belangstelling bij anderen zal zijn! groet Mark
