“Inhuren van externen is nog lang geen volwassen vakgebied”

Op 11 april 2014 organiseert Harvey Nash voor de zesde keer het seminar over inhuur van externen. In dit artikel, gebaseerd op een interview met de drijvende kracht achter die seminars, Thijs Maters, beschouwen we de ontwikkeling van het vakgebied aan de hand van deze seminars.

Van nul tot nu

De groei van wat de ‘flexibele schil’ is gaan heten, is decennia lang ongestructureerd geweest. Consultants, detacheerders, interimmers en de inhurende managers hadden vrij spel, zonder oog voor de risico’s en tarieven. Sinds begin 2000 is hier verandering in gekomen.

Op het eerste seminar in 2005, spraken Hans Cremer van ABN Amro en Jan Wesselingh van KPN over plannen om de inhuur van externen te organiseren, centraal en met strakke processen. Bij KPN ging men een eProcurement systeem om externen ‘in te kopen’ en een functiehuis met per functie maximaal vier leveranciers gebruiken. Daarnaast was ook toen al de wens om “met HRM meer te sturen op integrale resourceplanning”.  In de praktijk ziet Thijs negen jaar later nog veel uitdagingen, met name aan de operationele kant. Er zijn veel goede voornemens die in de praktijk weerbarstig blijken.

Het functiehuis, een HR instrument gebruikt door inkopers

In 2007 en 2011 was een strak functiehuis nog steeds populair, bleek uit de presentaties van respectievelijk Benno Lutje Wagelaar van Essent en Teus van Steenis van de Provincie Utrecht. De functies gingen bij Essent in een catalogus, met een maximum prijs per functie, waaruit de inhurende managers hun externe kunnen ‘bestellen’.

Toch horen we dit jaar op het seminar een kanttekening bij die aanpak. Bij VGZ blijkt dat veel externen andere taken uitvoeren dan omschreven in de functie in het contract en dus hebben ze het gebruik van het functiehuis herzien. Hoewel het functiehuis zich heeft bewezen als goed instrument om inhuur te organiseren, zitten hier in de uitvoering nog wel haken en ogen aan.

Meten is weten, toch?

Op het gebied van contractmanagement, met name bij het meten van leverancierprestaties, is wel een grote ontwikkeling te zien. In 2005 kwam dit nog nauwelijks ter sprake in de presentaties. Niet vreemd, want leveranciers werden nog niet ‘gemanaged’ in die tijd. Maar dat veranderde snel door het gebruik van preferred suppliers en de professionalisering van het inkoop-vakgebied.

In 2009 was dit onderwerp de rode draad op het seminar. Marco Plasier van Coppa Consultancy presenteerde een model om prestatiemetingen in te richten en Hans Tabbers van Essent liet zien hoe ‘vendor rating’ daar in de praktijk was gebracht door het meten van doorlooptijden, klanttevredenheid en tarief compliancy.
Ondertussen zijn KPI’s gemeengoed in 9 van de 10 contracten. Maar daadwerkelijk meten van de KPI’s is een stap die volgens Thijs pas in 50-60% van de gevallen structureel gebeurt.

En het vervolgens doorvoeren van de beloofde consequenties bij het niet halen van KPI’s, een boete of plaats op de ‘reservebank’, gebeurt in de praktijk nog zelden. Daarvoor zijn er door de leveranciers nog te makkelijk gaten te schieten in het operationele proces, waardoor slechte KPI scores vaak in der minne geschikt worden.

Opportunisme bij aanbesteden

Op het seminar in 2011 gaven Joost van Dam en Ron Sperber van Nuon/Vattenfall hun zeer uitgebreide aanpak voor de aanbesteding van twee nieuwe ‘matchmaker/broker’ partijen. Destijds werden naast de gebruikelijke vragenlijsten en prijsopgave, de leveranciers ook door een audit team doorgelicht en werden er interviews voor praktijk cases gehouden.

In 2012 legde Joost Haverkate van Combined Business Power de vinger op de zere plek. Uit zijn onderzoek blijkt dat tijdens uitgebreide aanbestedingstrajecten de meeste aanbieders op zijn zachts gezegd ‘opportunistisch’ inschrijven. Thijs vergelijkt dat met een autowedstrijd. Je staat met een paar automobilisten in Utrecht en degene die het eerste in Amsterdam is wint een miljoen. Maar je moet je wel aan de verkeersregels houden… Als je niet vals speelt win je zeker niet en als je gepakt wordt mag je hooguit niet meer meedoen .

“Het inhuurloket is de achilleshiel van een goed inhuurproces”

De inhuurprocessen zijn in de loop der jaren bij veel organisaties gecentraliseerd; toch blijft daar de grootste uitdaging zitten. “Het basisprincipe van inhuren blijft hetzelfde; een organisatie heeft behoefte aan externen, voor uiteenlopende redenen, en het inhuren van die externen wil je gewoon zo slim mogelijk inrichten”.
In 2012 presenteerde Sjors Heijnen en Mark van Assema van Aegon Nederland hoe het belang van dat inhuurloket tijdens de implementatie voorop werd gesteld. Door een jaar lang actief change management tools in te zetten gingen de inhurende managers het beoogde proces ook volgen.

Met een goed inhuurloket, dat draagvlak en de power heeft om discussies met managers aan te gaan, moet je uiteindelijk het verschil maken. “In de praktijk zie je helaas te vaak dat na een fantastische aanbesteding mooie tooling is aangeschaft en vervolgens een inhuurloket wordt ingericht met een aantal boventalligen of ‘mensen die wel eens iets met uitzendkrachten hebben gedaan’. Want ‘het concept en het proces spreken toch voor zich’… maar dan lopen alle goede bedoelingen vast in de uitvoering.”

Misschien daarom ziet Thijs in de praktijk nog weinig organisaties die op niveau 4 of 5 van het ‘InleenVolwassenheidsmodel’ zitten, uit de presentatie in 2011 van Betrand Prinsen van Labor Redimo. De samenwerking tussen inkoop en HR voor het organiseren van flexibiliteit is een stap die je pas echt kunt maken als de basis, een goed lopend operationeel proces, op orde is.

Hoe ziet die volwassen markt er dan uit?

Dat zal de toekomst moeten gaan uitwijzen. Daarmee is er ook nog genoeg stof voor een vervolg aan de reeks seminars. Thijs verwacht dat vast en flex dichter naar elkaar toe gaan groeien, waarbij de processen vanuit HR worden aangestuurd.

Of relatief nieuwe bewegingen als marktplaatsen en MSP’s daaraan bijdragen valt te bezien. Komend seminar zal onder andere een kritische noot te horen zijn over die marktplaatsen. Die lijken volgens Thijs maar beperkt waarde toe te voegen aan het volwassen worden.

In de lijn van al deze reflectie nog één wijze les over inhuren van Thijs om mee af sluiten; “Intelligentie is het vermogen om dingen die heel complex zijn heel simpel uit te leggen.”

Het seminar van HN is interessant voor Inkoop en HR professionals die zich bezighouden met de inhuur van extern personeel. Het seminar is niet toegankelijk voor leveranciers van tijdelijk personeel zoals uitzend- en detacheringorganisaties. Geen uitnodiging ontvangen, maar wel interesse voor dit seminar ?! Neem dan contact op via marketingnl@harveynash.com