Hoe bepaal ik de ideale flexibele schil voor mijn organisatie?

Deze vraag wordt mij regelmatig gesteld. De vraag lijkt simpel, maar is niet eenvoudig te beantwoorden. Er bestaat geen standaard om de ideale flexibele schil te bepalen. Het blijft maatwerk.

Elke organisatie moet de juiste balans zien te vinden tussen de vaste kern en de flexibele schil. Een ideale situatie zou zijn als uw organisatie in staat is om de vaste kern optimaal te flexibiliseren en de flexibele schil aan zich weet te binden.

Wat precies de landelijke omvang is van de flexibele schil kan alleen bij benadering worden gezegd, want op dit moment circuleren er meerdere cijfers. Dit komt vooral omdat er nog geen eenduidige definitie is vastgesteld voor de term flexibele schil. Iedereen die de term gebruikt, kan er dus iets anders mee bedoelen.

Ik heb op basis van de gegevens die het CBS verstrekt ook een poging gewaagd. Het CBS onderscheidt bij een flexibele arbeidsrelatie de volgende werknemers:

• Tijdelijk met uitzicht op vast
• Werknemers tijdelijk >= 1 jaar
• Werknemers overig tijdelijk
• Uitzendkrachten
• Oproep- of invalkrachten
• Werknemers vast geen vaste uren
• Werknemers tijdelijk geen vaste uren

Payrolling is niet opgenomen, omdat CBS hiervan geen separate cijfers publiceert.

Op basis van deze gegevens zijn onderstaande grafieken tot stand gekomen. Hieruit is voorzichtig te concluderen dat gemiddeld 32,2% van de werkzame beroepsbevolking uit flexibele arbeid bestaat. Hoe een flexibele schil er precies uitziet, verschilt per organisatie.

Afbeelding 1: Flexibele arbeid 2014 1^e kwartaal                                                                          

Afbeelding 2: Vast versus flex 2014 1^e kwartaal

Het bepalen van de ideale flexibele schil voor een organisatie is beslist geen sinecure en toch ga ik proberen een aantal stappen te noemen die u zou kunnen doorlopen om een goede balans tussen de vaste kern en flexibele schil voor uw eigen organisatie te bepalen.

1. Definieer wat je onder een flexibele schil verstaat

U kunt een tamelijk ruime en eenvoudige definitie voor de flexibele schil hanteren, namelijk alle werkenden zonder een vast dienstverband. Binnen deze groep kunt u verder onderscheid maken in de volgende typen flexibele arbeidskrachten:

A. Flexibel personeel

• Oproepkrachten: personeel met nulurencontracten.
• Personeel met een tijdelijke arbeidsovereenkomst: Let hierbij op de wijziging van de ketenbepaling die per 1 juli 2015 wordt aangepast. De wijziging houdt in dat een medewerker op grond van de wet eerder recht heeft op een vast dienstverband. Een werkgever kan straks maximaal drie contracten voor bepaalde tijd afsluiten in een periode van twee jaar (nu drie jaar). Als u tussen opvolgende tijdelijke contracten een periode van meer dan zes maanden aanhoudt, ontstaat er geen vast dienstverband.

B. Extern personeel

• Personeel dat in dienst is van een derde partij: het personeel dat bijvoorbeeld via een detacherings- of consultancybureau is geplaatst.
• Uitzendkrachten: het personeel dat via een uitzendbureau is geplaatst.
• Payroll personeel: het personeel dat via een payrollbureau is geplaatst.
• ZZP’ers : zelfstandig werkend personeel met een geldige VAR-wuo/dga die door uw organisatie is ingehuurd.

Afbeelding 3: Onderscheid flexibele schil                                    

2. Inventariseer op basis van de definitie in stap 1 de flexibele schil en maak een break-down naar de verschillende typen flexibele arbeidskrachten

Maak een overzicht van de huidige flexibele schil met een break-down naar de verschillende typen flexibele arbeidskrachten op persoonsniveau. Het is voor sommige organisaties lastig om een betrouwbaar overzicht samen te stellen. Vaak moeten deze gegevens uit verschillende systemen gehaald en samengevoegd worden. Daarbij ontbreekt ook nog wel eens het onderscheid in typen flexibele arbeidskrachten. Mogelijk dat er in dat geval een ander onderscheid kan worden gehanteerd. Bijvoorbeeld een onderscheid in flexibel personeel en extern personeel, waarbij binnen de laatste groep tarieven < € 40,00 als uitzenden/payroll en tarieven > € 40 als detachering/consultancy aangemerkt kunnen worden. De genoemde tarieven zijn indicatief.

3. Oormerk de flexibele arbeidskrachten

Oormerk de flexibele arbeidskrachten als strategische, kwantitatieve of kwalitatieve flexibele arbeidskrachten.

Strategische flexibele arbeidskrachten: flexibele arbeidskrachten die toegevoegde waarde leveren aan de organisatie. Bijvoorbeeld flexibele arbeidskrachten die direct bijdragen aan verbetering van de winstgevendheid van de onderneming of flexibele arbeidskrachten die nieuwe kennis brengen voor de noodzakelijke innovatie van de onderneming.

Kwantitatieve flexibele arbeidskrachten: flexibele arbeidskrachten die nodig zijn om op- en af te schalen in piek- en dalperioden of ter vervanging van tijdelijke afwezigheid van personeel door ziekte of vakantie.

Kwalitatieve flexibele arbeidskrachten: flexibele arbeidskrachten die nodig zijn vanwege hun specialistische ervaring, kennis en competenties.

4. Onderzoek waar in de organisatie behoefte is aan flexibiliteit

Hierbij wordt in kaart gebracht waar in de organisatie precies de behoefte is aan flexibiliteit en welke redenen hieraan ten grondslag liggen. Het is ook van belang om te onderzoeken of deze behoefte in overeenstemming is met de organisatiestrategie.

Redenen kunnen zijn specifieke kennis die niet bij de vaste kern aanwezig is, hogere productiviteit ten opzichte van de vaste kern of het snel kunnen op- en afschalen als gevolg van seizoensinvloeden. Dit geeft ook extra inzicht in de noodzaak en afhankelijkheid van de inzet van flexibele arbeidskrachten.

5. Breng de pieken en dalen in kaart

Bepaal de pieken en dalen door het jaar heen die worden veroorzaakt door bijvoorbeeld seizoensinvloeden. Dit is van belang om te kunnen bepalen in welke perioden er op- of afgeschaald moet worden. Hiervoor is de inzet van flexibele arbeidskrachten zeer geschikt.

6. Onderzoek de verhoudingen die concurrenten hanteren tussen vast en flexibel

Onderzoek de verhoudingen die concurrenten hanteren tussen de vaste kern en de flexibele schil en gebruik dit als benchmark in de analyse. Met name de concurrenten die het beter doen in de markt kunnen daarbij interessant zijn.

7. Analyseer de resultaten van ad 1 t/m 6

Analyseer de resultaten van ad 1 t/m 6 en trek hier conclusies uit. Dit kan uiteenlopen van het duiden van niet noodzakelijk inhuur en strategische inhuur t/m het inzicht van de ideale flexibele schil voor uw eigen organisatie.

8. Vertaal de gewenste flexibiliteit in een optimale inrichting van het personeelsbestand

De analyse moet duidelijk maken waar flexibiliteit gewenst is en welke aanpak hiervoor geschikt is. Er moet een duidelijk beeld komen van de ideale toekomstsituatie (per bedrijfsonderdeel), waarbij moet worden bekeken welke rollen en/of functies idealiter op andere wijze ingericht kunnen worden. Zo kan het een keuze zijn om bepaalde expertise alleen naar specifieke behoefte in te huren. Verder is het verstandig om ook te kijken naar mogelijkheden als uitbesteden of het aangaan van samenwerkingsverbanden.

Heeft u aanvullingen? Of vragen? Laat het mij dan weten via de reactiemogelijkheid onder dit artikel. U kunt me ook rechtstreeks benaderen via peter.bargon@yacht.nl.