“Toen de opdrachtgever geen budget beschikbaar stelde, heb ik zelf betaald”

Goed Opdrachtgeverschap: het zorgen voor de juiste randvoorwaarden waardoor de samenwerking met een interim professionals optimaal wordt. Wat vinden ZiP’ers zelf van ‘Goed Opdrachtgeverschap’ , wat ervaren ze?  ZiPconomy laat elke week een zelfstandig interim professional aan het woord over dit thema.  Deze aflevering Judy Alkema, de interim-manager die graag de ruimte krijgt en hecht aan rituelen.

Wat maakt een opdrachtgever voor jou een Goede Opdrachtgever?

“Ik vind het belangrijk dat een opdrachtgever mij ruimte geeft. Ik word vaak ingehuurd bij reorganisaties, door opdrachtgevers die hun afdeling beter en goedkoper willen organiseren. Ik maak veel mee dat een opdrachtgever zelf de oplossing al bedacht heeft en mij wil inhuren om het uit te voeren, zonder mij ruimte te geven om te kijken of dit wel de goede oplossing is voor de goede vraag. Ik krijg daardoor bijna altijd te maken met hercontractering, waarbij mijn opdracht wijzigt omdat het oorspronkelijke probleem toch niet het werkelijke probleem blijkt te zijn.”

Het gaat Judy niet zo zeer om ruimte voor zichzelf, maar om de dialoog. “Ik wil graag met elkaar van gedachten wisselen over wat nu het goede is. Ruimte krijgen om zelf een mening te vormen en daarover te praten. Dan word ik gezien in wat ik kan bijdragen voor de organisatie. Dat willen medewerkers van een organisatie ook. Daarom wil ik ze betrekken, met ze van gedachten wisselen. Wel met respect voor rollen. Ik ga niet op de stoel van de bestuurder zitten.”

Een GGZ-instelling gaf Judy ooit de opdracht binnen vier maanden een reorganisatie voor te bereiden. “Dat bleek niet haalbaar, vooral omdat er veel weerstand was door eerdere reorganisaties. Ik had toen wel een nieuw organogram kunnen tekenen, maar dat had geen draagvlak gekregen.” Ze ging terug naar haar opdrachtgever en kreeg meer tijd. “Het gaat er niet om dat ik mijn zin krijg. Ik wil het gesprek met elkaar aangaan, samen de belangen afwegen en het juiste pad kiezen.”

Als jij het niet doet, doe ik het zelf, zei mijn opdrachtgever. Ik wist dat ik het beter kon.

Zou je een opdracht weigeren als je te weinig ruimte krijgt?

“Ja, dat komt voor. Zo kreeg ik laatst een uitnodiging voor een intakegesprek bij een opdrachtgever die op voorhand al eiste dat de interimmanager vijf dagen per week op locatie zou werken, naast de huidige manager. Minder dagen was niet bespreekbaar. Een eerdere kandidaat was om die reden al afgewezen. Dat is één van de redenen geweest dat ik niet op gesprek ben gegaan. Als de vorm al zo belangrijk is, hoeveel ruimte is er dan voor de inhoud? Ga toch tenminste het gesprek aan.”

Toch zijn er ook situaties waarin Judy wel genoegen neemt met minder ruimte. “Bij een opdrachtgever kreeg ik een keer op donderdagmiddag de opdracht om op maandag een lijstje aan te leveren met 25 fte’s die geschrapt konden worden; opdracht uit Den Haag. Ik heb daar geweldig over getwijfeld, omdat het echt niet mijn manier van werken is.” Uiteindelijk heeft ze het toch gedaan. “Als jij het niet doet, doe ik het zelf, zei mijn opdrachtgever. Ik wist dat ik het beter kon. Ik heb gezocht naar ruimte, deze niet gekregen, en toen afgewogen wat het beste resultaat voor medewerkers en de organisatie zou opleveren.”

Hoe kan een Goed Opdrachtgever jou motiveren tijdens je werk?

“Ik heb daar wat moeite mee. Is het de taak van een opdrachtgever om mij te motiveren? Of om hun eigen medewerkers te motiveren? Natuurlijk moet je begrip voor elkaar hebben. Maar motivatie is geen doel op zich en hangt van zoveel factoren af, zakelijk en privé. Daar hebben mensen zelf ook een grote verantwoordelijkheid in. Ik zie vaak dat mensen die verantwoordelijkheid buiten zichzelf leggen.” Om zelf gemotiveerd te blijven, organiseert Judy zelf intervisie met andere interimmers. “Het hoort bij je taak als interimmer om fris te blijven en anderen te laten meekijken. We pretenderen nogal wat als beroepsgroep. Dat moet je ook waarmaken.”

Ik ben een vergadering begonnen met de Canto Ostinato van componist Simeon ten Holt

Goed Opdrachtgeverschap hangt volgens Judy nauw samen met goed opdrachtnemerschap. “Ik krijg graag ruimte van mijn opdrachtgever, maar stel mezelf ook de vraag: wat heb ik eraan gedaan om die ruimte te maken? Als opdrachtnemer kun je je opdrachtgever helpen een goede opdrachtgever te zijn. Dat hoort bij de rol van interim-organisatieadviseur.” Ze beschrijft een stuurgroepvergadering waar ze erg tevreden over is. “Ik leidde een reorganisatie die ik organiseerde met inbreng van alle betrokkenen. Samen nadenken over de eigen toekomst, dat kost tijd. Sommige stuurgroepleden waren enthousiast over mijn aanpak, anderen vonden het te lang duren. Ik ben toen de vergadering begonnen met een stukje uit het muziekstuk Canto Ostinato van componist Simeon ten Holt. Het stuk bestaat uit 105 kleine stukjes. De noten en variaties zijn op papier gezet door de componist en de muzikanten hebben de vrijheid er hun eigen stuk van te maken. Zo was het ook bij de reorganisatie. Ook daar staan de contouren vast: we moeten reorganiseren, want het moet beter en goedkoper. Daarbinnen gaan we onze eigen stukjes schrijven.”

Voor Judy was het een spannend moment dat goed uitpakte. “Iedereen begreep het meteen. Het was fascinerend wat het deed. Daarna heb ik wel een strakke rapportage geschreven over de voortgang en resultaten, om ook die behoefte te erkennen.”

Wanneer ga je met een goed gevoel weg bij een opdrachtgever?

“Er ontstaat een natuurlijk moment in een opdracht dat het gewoon klaar is. Dan is mijn houdbaarheidsdatum bereikt. Je moet op het hoogtepunt van het feestje weggaan en niet om vier uur ‘s nachts als iedereen aan het lallen is.” Daarnaast is ook de wijze van afronden belangrijk voor Judy. “Als ik ergens geweest ben, zijn er altijd veranderingen geweest, en niet alleen maar leuke dingen. Ik hecht aan rituelen en dingen afmaken. Daarna kun je weer een nieuw begin maken.”

In de praktijk hebben haar opdrachtgevers niet altijd aandacht voor de afronding. “Dan zijn ze alweer gericht op een volgend project. Veel organisaties hebben vooral aandacht voor de start van een project. Dan mag er uitgepakt worden, uit eten, op de hei, het kan allemaal. Maar een goede slotbijeenkomst is net zo belangrijk. Dat hoeft niet met een groot feest en cadeaus, maar je moet wel het einde markeren en je zegeningen tellen. Dat is belangrijk. Vaak wordt het einde verrommeld.”

Zo ook bij een andere reorganisatie die ze leidde. “Het was een zware reorganisatie geweest. Ik wilde die periode goed afsluiten, zodat iedereen fris aan een nieuwe periode kon beginnen, maar de opdrachtgever stelde geen budget beschikbaar. Ik heb dat toen zelf betaald, omdat ik het wel belangrijk vond. Het werkt zo helend om zo’n periode gezamenlijk af te sluiten.”

(Wil je laten weten wat jij vindt van Goed Opdrachtgeverschap? Doe dan mee aan het onderzoek daarover van de Univ Tilburg. Zie deze pagina voor meer informatie en een korte vragenlijst)