Wat maakt de samenwerking tussen een grote organisatie en een MSP succesvol? Casus: Equens.

Er is veel te doen rondom het inhuren van personeel. Er wordt veel over geschreven en gepraat. Maar hoe gaat het nu in de praktijk? Nétive heeft een aantal praktijkcases gebundeld. Hieronder lees je een gesprek met Marcel den Ouden, senior purchaser bij Equens, en Wouter Waaijenberg, directeur bij Staffing MS. Mocht je ook de andere cases willen lezen, dan zijn deze hier vinden.

Een imposant gebouw is het waar ik voor dit interview naar binnen mag, het torent hoog boven me uit als ik naar de hoofdingang loop, de zon valt er achter weg zodat ik in de schaduw van deze grote organisatie lijkt te lopen. Al gauw blijkt dat het binnen op de begane grond heel licht is door een enorm atrium. Wat brengt mij bij Equens, een grote financiële dienstverlener, ooit ontstaan vanuit een bancaire organisatie? Ze werken om grip op inhuur te krijgen samen met Staffing MS, een Managed Service Provider (MSP) en het is deze samenwerking met een MSP waar ik meer over wil weten. Hoe is dit partnership tot stand gekomen? Vanaf begin 2012 valt inhuur onder inkoop HR en daarmee onder Marcel den Ouden, senior purchaser bij Equens. Het doel van deze verschuiving was ook te kijken naar besparen op, en moderniseren van de inhuur. De uitgeschreven RFP had dan ook drie kavels: Equens zocht een MSP, een IT-leverancier en een matchmaker.

Onbekend maakt onbemind

Staffing MS, werkend met Nétive VMS Force 2 en de Inhuurmarktplaats, bleek al snel de beste partner voor deze plannen. Dit kan Wouter Waaijenberg bevestigen. Wouter is directeur bij Staffing MS en hij is bij het gesprek aanwezig. Hij vult aan dat Staffing MS al snel een heel duidelijk beeld had van de verwachtingen van Equens. En, heel belangrijk, er was met HR ook meteen een goede klik! Toch duurde HR overtuigen van de meerwaarde van een MSP als partner wel even, hoe kan dat? Onbekend maakte misschien onbemind, vertelt Wouter. Een MSP is geen bedreiging, HR blijft intern de spil; een MSP wordt alleen de gesprekspartner voor de externe partijen.

Toen HR eenmaal wist dat met name het administratieve proces uitgedund en versneld wordt en zij zich vooral meer met inhoud kunnen gaan bezig houden waren ze om. De hele workflow is meer geautomatiseerd en ontzorgt op het gebied van administratie. Dat, onder meer, maakte HR enthousiast. Bovendien hebben Equens en Staffing MS enorm hun best gedaan om via diverse informatiesessies voor betrokken managers het plan onder de aandacht te brengen en te houden. De diverse belanghebbende partijen op regelmatige basis vertellen over de stand van zaken en hen te betrekken bij de beslissingen helpt enorm om draagvlak te creëren. De in- en externe communicatie is van zeer groot belang en mag zeker niet onderschat worden. Als projectleider moet je de regie houden en de informatiestroom blijven managen bij alle betrokkenen. Alleen op die manier bereik je gezamenlijk succes, aldus Wouter van Staffing MS. 

Op dit moment maakt Equens gebruik van een combinatiemodel, een eigen marktplaats met opdrachten en preferred suppliers. Dit is mogelijk een tussenstap, wie weet wensen ze later in het proces alleen nog een marktplaats, dat valt nu nog niet te zeggen. Nu nog zijn beiden interessant omdat Equens zo verzekerd is van de aanlevering van kandidaten en het VMS ook goed helpt om de preferred suppliers inzichtelijk te krijgen. Alle leveranciers, HR, inkoop, interne stakeholders, kandidaten en de MSP werken via het systeem. Van alle externen zijn de status, het tarief, het contract en alle benodigde documenten er ook in terug te vinden. Alle deelprocessen op zich waren binnen Equens ook al goed geregeld zegt Marcel, alleen nu werken ze ook nog eens allen samen en hebben alle stakeholders inzicht.

Ook heel plezierig is het werken volgens reverse billing! Er worden nu duizenden uren in één keer in het systeem geïmporteerd en binnen een half uur verwerkt, aansluitend worden vijf betalingen in digitale bestanden bij Equens aangeleverd.

Van een operationeel naar een strategisch instrument

Fase twee & drie bij Equens zijn het verder uitbouwen van de nieuwe werkwijze, dashboards optimaliseren, rapportages uitbreiden en de key performance indicators opvolgen. Vooral contractmanagement staat hoog op het lijstje om daarna leveranciers te managen. Equens wil op korte termijn niet langer van leveranciers afhankelijk zijn als het gaat om rapportage. Het is straks dan ook vooral mooi dat ook het hoger management en de directie live mee kunnen kijken. Het VMS gaat dan van een operationeel instrument meer en meer naar een strategisch instrument. De grote wens van inkoop is dan ook dat de inhuur zelfregulerend wordt.

Wat zijn de belangrijkste lessen tot nu toe vraag ik beide heren tot slot nog. Interne partijen middels heldere communicatie nog eerder en beter overtuigen van het belang van de veranderingen geeft Wouter aan, en goed informeren over de impact ervan. Mede zodat zij hun contractpartners ook goed informeren. En voldoende resources claimen om het project mee te runnen. Marcel vindt het van belang dat de transparantie echt verbeterd is, er is sprake van echte inzage in contracten. En natuurlijk zal de kwaliteit van mensen altijd op nummer één staan. Je kan via het systeem tenslotte de strategische resourceplanning echt naar een hoger niveau brengen, je bent eerder af van de prijs/tarief discussie en je kan beter benchmarken.  Wouter Waaijenberg nog aan; “Laat de managers maar weten dat zij blijven bepalen wat er gebeurt, wij faciliteren het alleen goed!” En met die positieve stelling is ons gesprek ten einde. Beide heren zijn erg enthousiast over deze samenwerking en zien de toekomst zonnig tegemoet.

Meer cases lezen? Je vindt ze hier in het boekje “10x Inhuurcases, 10x Anders, 10x Resultaat”