6 kansen om de inzet van flex werkers te professionaliseren

Nederland kent in 2014 bijna 800.000 zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers). Dat is meer dan 10% van de beroepsbevolking. En dat aantal groeit gestaag. Een tijd lang werd de flexibele schil van een bedrijf als tweede garnituur bestempeld. HR bekommerde zich nauwelijks om de groep tijdelijke medewerkers. Toch maakt deze groep medewerkers een steeds substantiëler onderdeel uit van de totale personeelspopulatie van een organisatie. De behoefte groeit om beleid rondom tijdelijke medewerkers te ontwikkelen en HR voor deze groep te professionaliseren.

Tom Haak, oprichter en directeur van het HR Trend Institute en Anne Meint Bouma, adjunct directeur van managed service provider Brainnet, benoemen zes mogelijkheden voor HR en flexwerkers om het zoek- en vindproces verder te professionaliseren.

1. Breed zoeken

Het snel zoeken en vinden van gekwalificeerde tijdelijke medewerkers, of het vinden van een team dat snel een belangrijke klus kan uitvoeren, wordt steeds belangrijker. Voor sommige vakgebieden is in feite de wereld het zoekterrein; hoe voorkom je dat organisaties door de bomen het bos niet meer zien? In de afgelopen jaren zijn er, naast de traditionele bemiddelaars als uitzendbureaus en detacheringsbureaus, een aantal nieuwe aanbieders bij gekomen die in bepaalde domeinen helpen om de juiste capaciteit te vinden. Met name voor specifieke groepen, zoals software design zijn er online bemiddelaars die vraag en aanbod proberen te koppelen. Sommigen bieden een eenvoudige cv database: u zoekt een bepaalde capaciteit, wij hebben kandidaten in ons bestand. Anderen bieden de mogelijkheid om een ontwerpwedstrijd uit te schrijven waarbij alleen de uiteindelijke winnaar moet worden betaald. Weer anderen bieden aan de werkzaamheden daadwerkelijk te laten verrichten en zelf te zorgen voor de selectie van het team dat het werk uitvoert. Een andere vorm kan zijn om de businessvraag in een netwerk van leveranciers uit te zetten waarna de kandidaten zichzelf aanbieden en kwalificeren. Er is een duidelijke relatie tussen goed zoeken en goed selecteren. Breed zoeken naar kandidaten verhoogt de kans om een goed gekwalificeerde kandidaat te selecteren. Er ontstaat immers marktwerking. Hoe minder keus, hoe groter de kans op lagere kwaliteit.

2. Een valide selectieproces

De selectie van de juiste kandidaten om in de tijdelijke capaciteitsbehoefte te voorzien, moet niet worden onderschat. In het verleden werd het soms niet zo nauw genomen. Waarom zou je tijd steken in een zware selectie van een medewerker die toch maar tijdelijk bij de organisatie werk? Toch is een goede selectie noodzaak. De output van excellente medewerkers kan in bepaalde vakgebieden wel 3 tot 10 maal zo groot zijn als de output van een gemiddelde medewerker. Het loont dus de moeite om op zoek te gaan naar excellent in plaats van gemiddeld. De selectie zal zich niet moeten richten op het testen van de capaciteiten, maar ook op de vraag of er een goede match is tussen de waarden van de externe medewerker en de waarden van de organisatie. Op het gebied van selectie ontstaan nieuwe aanbieders die de mogelijkheden bieden om kandidaten te testen met speciaal ontwikkelde games. HR kan een belangrijke rol spelen bij het ontwerp en de uitvoering van een professioneel selectieproces. Veel organisaties zijn nog sterk afhankelijk van het gesprek als belangrijkste selectie-instrument. Hoe vaak hoor je niet: “Meestal weet ik al als ik iemand een hand geef, wat voor vlees ik in de kuip heb; na een gesprek van vijf minuten weet ik meestal al genoeg”. Helaas overschatten de meeste managers hun selectiekwaliteiten. Het gesprek moet zeker deel uit maken van het proces, maar andere instrumenten, zoals een solide intelligentietest, leveren vaak meer valide informatie op.

3. Beoordeling en certificering

Flexwerkers die goede beoordelingen achter hun naam hebben staan en serieuze referenties kunnen overleggen, maken een grotere kans de opdracht daadwerkelijk binnen te halen. Voor flexwerkers is het dus belangrijk om beoordelingen zichtbaar te maken via bijvoorbeeld het LinkedIn-profiel. Voor HR is het belangrijk de flexibele medewerker op een duidelijke en herkenbare manier te beoordelen. Dat kan helpen bij het vinden van de juiste kandidaat voor toekomstige werkzaamheden. Daarnaast is het goed om op zoek te gaan naar nieuwe manieren om snel inzicht te krijgen in de kwaliteiten van kandidaten. Eén van de meest relevante vragen die HR aan de  manager die verantwoordelijk was voor de flex werker kan stellen is: “Zou je deze persoon nogmaals inhuren voor een vergelijkbare klus?”.

4. Training en opleiding

Voor flexibele werkers is het van groot belang te blijven leren. Dat zou een belangrijk criterium moeten zijn bij het selecteren van nieuwe opdrachten. Is dit een opdracht waar ik veel aan kan bijdragen en waar ik veel kan leren? Daarnaast is het van belang actief opleidingen en cursussen te volgen. De mogelijkheden om online opleidingen te volgen zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen. Belangrijk voor de flexwerker is om het kaf van het koren te scheiden. Hier kunnen bemiddelaars een rol in spelen.  Online zien we overigens steeds meer ‘learning-communities’ ontstaan waar professionals terecht kunnen als ze specifieke vragen hebben over hun vakgebied. Een voorbeeld hiervan is Stack Overflow: hier kunnen programmeurs terecht met hun vragen. Deze worden dan beantwoord door collega’s elders in de wereld. Door actief deel te nemen aan dit soort communities, kunnen flexwerkers zich onderscheiden en neemt de specialistische kennis toe. Organisaties bieden nog te weinig ruimte aan flexibele werkers voor gerichte ontwikkeling.  Want waarom zou je investeren in deze medewerkers als ze over enkele maanden toch weer zijn vertrokken? Toch liggen er juist kansen voor organisaties. Als een opdrachtgever in staat is opleidingen aan te bieden aan de flexibele werkers, dan zal dat helpen bij de positionering van de opdrachtgever als een ‘great place to work’. Hiermee trekken organisaties de toptalenten aan die zich willen ontwikkelen.

5. Betrokkenheid vergroten

Als organisatie is het belangrijk om in goed aanzien te staan bij flexwerkers die je mogelijk in de toekomst nodig hebt. Zeker in vakgebieden waar schaarste heerst, hebben de flexwerkers het voor het kiezen. Punten waarop organisaties door flexwerkers worden beoordeeld:

• De aard van het werk: heeft de organisatie een leuke uitdagende klus?
• Kan ik me verder ontwikkelen? Verhogen de klus en de organisatie mijn marktwaarde?
• Het imago van de organisatie: is dit een organisatie waarmee ik graag geassocieerd wil worden en waarop ik trots kan zijn?
• Word ik op een passende manier beoordeeld?
• Ga ik deel uitmaken van een leuk team?

Het wordt belangrijk voor organisaties te zorgen voor een grote mate van betrokkenheid van flexwerkers, ook in de perioden dat zij niet voor de organisatie werkzaam zijn.
Het zijn vaak simpele dingen die het verschil maken. Worden tijdelijke medewerkers op dezelfde manier behandeld als vaste medewerkers? Krijgen ze informatie over de resultaten van de organisatie? Worden ze ook uitgenodigd voor het afdelingsfeestje? Weet de baas wie zij zijn? Natuurlijk is het ook essentieel dat de flexwerker met regelmaat van zich laat horen, ook als de opdracht is afgerond. Door zichtbaar te maken waar je mee bezig bent, blijf je als flexwerker interessant.

6. Strategische personeelsplanning

In veel organisaties is strategische personeelsplanning slecht ontwikkeld. Meestal is de werkwijze reactief en niet proactief. Een voorbeeld uit de praktijk: wij vroegen een organisatie met duizend medewerkers naar hun personeelsbehoefte voor het komende jaar. Hun antwoord: “Gezien onze verwachte groei van zeven procent zullen wij ongeveer zeventig nieuwe mensen moeten vinden.” Ons antwoord: ”Gezien het verwachte verloop van tien procent moet je ongeveer 170 nieuwe medewerkers vinden.” Hun antwoord: ‘Maar die medewerkers zijn nog niet weg!”

Er is veel voordeel te behalen met het ontwikkelen en verbeteren van de planning van de inhuur van vast en tijdelijk personeel. Door een betere planning worden de kosten lager en neemt de kwaliteit toe. De kosten worden lager omdat je beter in staat bent om aanbieders met elkaar te vergelijken en omdat je onderhandelingskracht toeneemt als er geen tijdsdruk is. Bovendien zijn aanbieders van tijdelijke medewerkers beter in staat geschikte kandidaten te vinden en indien nodig op te leiden.

Ook worden de kosten lager omdat je in staat bent sneller betere kandidaten te vinden waardoor je uiteindelijk minder kandidaten nodig hebt. Twee excellente kandidaten verrichten meer werk dan drie of vier middelmatige kandidaten. Strategisch personeelsmanagement in combinatie met community management biedt veel mogelijkheden voor zowel professionals, grote inleners als bemiddelaars. Via een community kan er bijvoorbeeld een platform geboden worden voor netwerken en leren en krijgen kandidaten toegang tot uitdagende opdrachten.

Conclusie

De wensen en verlangens van flexwerkers verschillen in veel opzichten niet van die van medewerkers die in vaste dienst zijn van organisaties. Recent onderzoek in Nederland (Sociaal Cultureel Planbureau 2014) toonde aan dat flexwerkers over het algemeen meer tevreden zijn dan medewerkers met een vast dienstverband . Ze vinden dat ze inhoudelijk leuk werk hebben en dat ze zich kunnen ontplooien en ontwikkelen in hun werk. Ook geven zij aan minder vaak te werken onder grote tijdsdruk en dat zij gemakkelijker privé en werk kunnen combineren. HR heeft zich decennia lang gericht op de medewerkers in dienst van organisaties. Er zijn veel aspecten die  ervoor pleiten meer aandacht te hebben voor tijdelijke medewerkers. Er zou zelfs een speciale HR functionaris kunnen worden benoemd die zich bezighoudt met flexwerkers. Door intensief samen te werken met Inkoop (contractmanagement, marktconformiteit) en de business (wat is de vraag van morgen) kan de organisatie veel beter inspelen op de wensen van morgen, inhuur betaalbaar houden en in kwaliteit groeien.

Dienstverleners op het gebied van Managed Services en/of contractmanagement kunnen onder regie van HRM als facilitator optreden richting de verschillende groepen flexwerkers. Een speciale HR functionaris voor tijdelijke medewerkers kan organisaties ontzettend veel voordelen opleveren. Betrokkenheid richting flexwerkers, ook in de perioden dat zij niet voor de organisatie werkzaam zijn, levert een positieve reputatie op als opdrachtgever. Flexwerkers treden dan op als ambassadeurs en delen hun ervaringen met anderen. Ze willen graag opdrachten uitvoeren bij goede opdrachtgevers. Hierdoor neemt het aanbod toe wat leidt tot keuzemogelijkheid voor de business om de beste kandidaat te selecteren.

Door een juiste toepassing van de HR functie voor tijdelijke medewerkers hoeft de groei van een organisatie en haar business niet meer automatisch aan elkaar gekoppeld te worden. Het gaat erom  toegang te krijgen tot de beste kandidaten en om deze kandidaten te laten excelleren in een omgeving waar naast topprestaties ook beloning, zingeving en erkenning toegepast worden.

Tom Haak is de oprichter en directeur van het HR Trend Institute. Voor hij in 2014 het HR Trend Institute oprichtte, had Tom senior HR posities bij bedrijven als Aon, KPMG en Philips. Zijn laatste functie tot 2014 was Global HR director van Arcadis. Het HR Trend Instituut houdt trends in de gaten en stimuleert slim en creatief gebruik van de trends op het gebied van mensen en organisaties, en ook in aangrenzende gebieden.

Anne Meint Bouma is adjunct directeur van Managed Service Provider Brainnet. Brainnet voert voor haar klanten het gehele inhuurproces uit in de rol van Managed Service Provider, Intermediair of Contractmanager. Brainnet is tweevoudig winnaar van de FD Gouden Gazellen Award (2012-2013) en winnaar van de High Growth Award Midden Nederland (2013)