Hans Bos (AIM4): “Goed opdrachtgeverschap begint al vóór de start van de opdracht”

Bemiddelingsbureau AIM4 is hoofdsponsor van het ZiPconomy Seminar 2014 dat in dit jaar het teken staat van goed opdrachtgeverschap. Medeoprichter Hans Bos praat over zijn visie op dit onderwerp, de rol van een bemiddelingsbureau en de kwetsbaarheden van zijn bedrijfsmodel.

De bemanning van AIM4 is gehuisvest in een sober ingericht kantoorpand aan de Brinklaan in Bussum. “De eerste jaren zaten we in Hengelo, in het oosten”, zegt accountmanager en medeoprichter Hans Bos. “Voor veel klanten was dat toch wat ver en je wilt niet ieder intakegesprek bij Van der Valk voeren.”

Persoonlijk contact met interimmers en opdrachtgevers staat bij AIM4 namelijk centraal. “Wij zijn een netwerkorganisatie”, zegt Bos die het bureau in 2003 met compagnon Marien Kwant oprichtte. Inmiddels hebben de vier accountmanagers ieder zo’n honderd ‘vrienden’ in hun portefeuille.

Hoe profileert AIM4 zich als goede opdrachtgever?

“Onze organisatie is opgebouwd in drie cirkels,” zegt Bos. “Allereerst zijn dit de mensen die we onze vrienden noemen. Dit zijn zo’n 375 interim-managers en opdrachtgevers die we goed en persoonlijk kennen en met wie we een langdurige relatie aangaan. We stellen hier bewust een bovengrens aan, zodat het ook mogelijk blijft met iedereen persoonlijk contact te onderhouden.”

In de tweede cirkel zitten de achthonderd tot duizend ‘kennissen’ van AIM4, waarmee minder frequent en vooral zakelijk contact is. In de buitenste cirkel zitten de ‘contacten’, oftewel de platte cv’s in een kaartenbak waar (nog) geen gezicht of persoonlijk verhaal bij hoort.

Hoe houd je bijna vierhonderd drukbezette interimmers te vriend?

“We besteden nauwelijks geld aan marketing of reclame. Al onze investeringen gaan naar ons netwerk. Voor onze vrienden organiseren we verschillende workshops en twee keer per jaar een social event. Gewoon hier op kantoor, een borrel met een buffet. Daarnaast gaan we drie dagen per jaar zeilen op het IJsselmeer met in totaal 120 mensen die dat jaar iets voor ons hebben betekend. Zo leer je de mens achter de interimmer kennen en dat is van groot belang als je op zoek bent naar de juiste man of vrouw voor een opdrachtgever.”

Glazen huis

Die vriendschap moet wel van twee kanten komen. Wederzijds vertrouwen en “balans” staan centraal in de vriendenkring van AIM4. “Je moet investeren in een relatie”, zegt Bos. “Anders raakt deze uit balans en dat gaat schuren en wringen. We willen mensen die halen én brengen in onze inner circle.”

Dat kan ook betekenen dat een interimmer in zijn vrije tijd door AIM4 om een “vriendendienst” wordt gevraagd, tegen vergoeding van bijvoorbeeld een flesje wijn.

“We vragen onze vrienden regelmatig om advies. We hebben ontzettend veel kennis in ons netwerk en daar maken we graag gebruik van. Als een HR-manager die via ons aan een opdracht werkt bijvoorbeeld met een financiële kwestie zit, vragen we een finance professional om even bij hem of haar langs te gaan. Collegiale ondersteuning noemen we dat.”

Is dat niet wat veel gevraagd?

“Als je dat niet wilt, moet je niet in ons vriendennetwerk stappen. Ik merk zelf dat professionals zeer bereidwillig zijn om iets voor ons en voor elkaar te doen. Het is nooit teveel wanneer je iemand om hulp vraagt.”

Je hebt nooit het idee dat je teveel vraagt van een interimmer?

“Er is natuurlijk wel een spanningsveld en onze schoorsteen moet ook roken. We hanteren bij onze bemiddeling een bepaalde marge en daar probeer je samen zo goed mogelijk mee om te gaan. Daarover gaan we met onze vrienden in gesprek. Aan het lidmaatschap van ons vriendennetwerk zijn geen kosten verbonden.  Er is geen contract. Pas bij een opdracht krijg je te maken met een marge.”

Breng je jezelf niet in de problemen door de grenzen van persoonlijk en zakelijk contact op te zoeken?

“Met je familie en vrienden moet je wandelen, niet handelen, zeg ik altijd. Dat maakt het wel eens lastig. Er zijn soms interimmers die vragen: ‘kan jullie bureaumarge niet lager?’. Dan leg je dat uit. In 99 procent van de gevallen lukt dat. Goede argumenten en redelijkheid zijn daarbij belangrijk.”

“Een keerzijde van ons model is dat wij natuurlijk meteen afgerekend worden als we iets fout doen. We proberen zo open mogelijk te zijn. Voor alles wat we doen, hanteren we een bepaalde standaard en de verwachtingen zijn daardoor scherp omlijnd. Als je dat weet en je doet vervolgens iets wat niet in dat plaatje past, dan heb je een probleem en spreken mensen je daar op aan. En terecht.”

Het maakt je organisatie heel kwetsbaar?

“Het is een glazen huis en daarin kun je niet teveel rare sprongen maken. Anders zijn je netwerkleden  vertrokken en kun je het vergeten. Wat je doet moet ook gemeend zijn. Als het een kunstje zou zijn, dan prikken mensen daar snel doorheen. We zijn AIM4 nooit begonnen omdat we snel geld wilden verdienen.”

En daarom serveren ze tijdens de buffetten bij AIM4 geen kaviaar en wordt de Brinklaan in Bussum niet verruild voor de grachtengordel in Amsterdam. “We gaan voor sobere kwaliteit. Het moet niet over the top.”

Schaduwmanagement

Terug naar goed opdrachtgeverschap. Hoe zien jullie als bemiddelaar je rol als opdrachtgever?

“Volgens ons is een goede voorbereiding cruciaal voor het slagen van een opdracht. We helpen een interimmer om aan tafel te komen en zorgen dat hij of zij zo goed mogelijk is voorbereid. We voeren een uitgebreide intake met de opdrachtgevers en, zo mogelijk, een aantal stakeholders. Op basis hiervan formuleren we het profiel van de opdracht en van de interim-manager die daar volgens ons bij past. Daarna moet de interimmer toch echt zelf het vertrouwen zien te winnen en de klik maken met de opdrachtgever.”

Maak je je er zo niet wat makkelijk van af?

“Uiteraard gaan we tijdens de opdracht geregeld langs, maar dat is meestal even bijpraten met een bak koffie, tenzij er problemen zijn of dreigen te ontstaan. We doen niet aan traditioneel schaduwmanagement. We werken met ervaren professionals die bewust voor het interim-vak hebben gekozen. Dan ga je niet langs als je niets toe te voegen hebt.”

“Ik heb als interimmer zelf verschillende keren te maken gehad met een schaduwmanager. Voor mij had dit nauwelijks toegevoegde waarde. Sterker nog, ik vond het vaak irritant als ik weer aan een of andere consultant moest uitleggen wat ik allemaal uitvoerde. Wij hebben ook expliciet aan ons netwerk gevraagd of men hier behoefte aan had. Het antwoord was duidelijk ‘nee’.”

Interim-opdrachten mislukken vaak omdat tijdens de opdracht blijkt dat kaders niet goed zijn omlijnd en de zaken vooraf niet helder zijn afgesproken. Hoe ondervangen jullie dit?

“Als onze kandidaat is geselecteerd, gaat hij of zij aan de slag op basis van de met de opdrachtgever overeengekomen opdrachtformulering. In de praktijk blijkt vaak na drie tot vier weken pas wat er nou echt loos is. Wij zien dat de meeste interim-managers hun opdracht dan zelf aanpassen, in overleg met de opdrachtgever. Alleen als er sprake is van een significante afwijking, worden wij er bij gevraagd om de zaak opnieuw door te spreken. Maar meestal weet een professionele interimmer zelf zijn weg daarin wel te vinden.”

“In de twaalf jaar dat we bestaan hebben we meer dan duizend opdrachten ingevuld. Het aantal dat daarvan is misgelopen is op de vingers van een à twee handen te tellen. Meestal kwam dit omdat de chemie tussen de opdrachtgever en de interim-manager afnam of verdween. Er waren vrijwel nooit inhoudelijke problemen over de uitvoering van de opdracht. Wij geloven dat als de voorbereiding goed is en de juiste persoon op de klus zit, er niet zoveel sturing of begeleiding vanuit een bureau nodig is.”

Hoe kijk je aan tegen vernieuwingen op de flexmarkt, wordt bemiddeling niet overbodig?

“Een initiatief als LinkedIn is een fantastische facilitator, maar het blijven platte cv’s. Ik zag eens een profiel van iemand waarvan ik dacht: die moeten we hebben. Toen hij binnenkwam klopte het niet. Het was een heel andere persoon die aan tafel schoof dan dat je uit dat profiel kon opmaken. Dat kan LinkedIn niet weten. Bij interim-management speelt de mens een belangrijke rol. Je krijgt te maken met complexe veranderingsprocessen of een verziekte werksfeer na een reorganisatie. Dan is het belangrijk wat je als professional én als mens meebrengt.”

Hoe zie je AIM4 in de toekomstige flexmarkt?

“Er zijn veel manieren om jezelf als zzp’er te profileren en in de markt te zetten. Dat zal blijven en misschien ook wel toenemen. Wij moeten interim-managers en opdrachtgevers blijven overtuigen van onze toegevoegde waarde. Lukt dat niet, dan houdt het op. Ik kijk met vertrouwen naar de toekomst. Ik geloof heilig in ons businessmodel en we hebben ons bewezen. Maar we moeten constant scherp blijven en altijd toegevoegde waarde blijven leveren.”