Moetjes: wat je als freelancer allemaal moet.

Vrijheid. Dat was toch wel de belangrijkste drijfveer voor veel freelancers om freelancer te worden. Het grootste deel van alle freelancers in Nederland heeft een periode in loondienst achter de rug. Niet zelden was de laatste tijd daarvan geen pretje. Omdat je van alles moest. Je moest je targets halen, meedoen aan bedrijfsfeestjes, luisteren naar je baas, declarabele uren bijhouden, declaratieformulieren invullen en een persoonlijk ontwikkelingsplan maken. Je moest vast nog veel meer.

En nu ben je freelancer! En je moet helemaal niets meer. Nou ja, helemaal niets…? Een opsomming van een aantal zaken die je als (startende) freelancer toch echt moet.

Kamer van Koophandel

De eerste administratieve handeling die je als freelancer maakt, is je inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dat is verplicht. Hiervoor ga je met een geldig legitimatiebewijs en ingevulde inschrijfformulieren, die je van tevoren kunt downloaden, persoonlijk langs bij de KvK. Een medewerker controleert ter plekke of je bedrijfsnaam niet al in gebruik is, althans zodanig dat het verwarring op kan leveren (bijvoorbeeld eenzelfde bedrijfsnaam, met eenzelfde dienstverlening in dezelfde plaats). Je betaalt een eenmalige inschrijfvergoeding van 50 euro en nog geen half uur later loop je met een btw-nummer de deur weer uit.

Freelancer of zzp’er is geen rechtsvorm. Je moet dus een bepaalde rechtsvorm kiezen. Vrijwel alle freelancers werken met een eenmanszaak. Er zijn echter ook verschillende andere opties, zoals een BV of VOF. De keuze daaruit wordt vooral ingegeven door de mate waarin je risico’s loopt, of je wel of niet structureel samenwerkt met anderen en hoeveel omzet je maakt.

Het voordeel van een eenmanszaak ten opzichte van bijvoorbeeld een BV is dat je geen door een accountant goedgekeurde jaarrekening hoeft in te dienen en dat je zelf je belastingaangifte kunt doen. Het resultaat van de eenmanszaak (omzet min kosten) is gelijk aan het inkomen van de ondernemer en dus ben je alleen inkomstenbelasting verschuldigd. Wanneer je aan een aantal voorwaarden voldoet, kom je bovendien in aanmerking voor verschillende fiscale voordelen die ondernemers hebben, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.

Een andere rechtsvorm voor een zelfstandig ondernemer is de BV. Het oprichten van een BV (de flex-BV) is sinds 2012 een stuk eenvoudiger geworden. Wel zijn met name de fiscale regels rond een BV fors anders dan bij een eenmanszaak, zodat een BV in de regel (fiscaal gezien) pas aantrekkelijk is bij een omzet van ruim boven de ton per jaar. Voor situaties waarin je als freelancer structureel samenwerkt met anderen en je die samenwerking ook wilt formaliseren, kun je ook nog denken aan een VOF, een CV, een maatschap of een coöperatie.

Verklaring arbeidsrelatie

De ‘verklaring arbeidsrelatie’, oftewel de VAR, is een verklaring waarin de belastingdienst aangeeft welke status je als zelfstandige hebt. Er zal rond de VAR het nodige gaan veranderen. Een aantal uitgangspunten blijft echter wel hetzelfde. Het gaat om een verklaring waarin voor je opdrachtgever duidelijk is dat hij geen loonheffing hoeft in te houden op de vergoeding die hij je geeft. Immers: je bent ondernemer en draagt zelf belasting af.

Om dit moment  (2014) is het zo dat de freelancers volledig verantwoordelijk is voor het verkrijgen van zo’n verklaring; mogelijk komt er een nieuwe regeling, de BGL: beschikking geen loonheffing. Begin 2015 wordt daar over in de Tweede Kamer een besluit over genomen. In de BGL krijgt ook de opdrachtgever een rol, maar of en hoe die BGL er precies gaat uitzien is nog verre van duidelijk. Het voorstel kan maar weinig steun rekenen. Hou de nieuwsvoorziening hierover in de gaten; vooralsnog geldt voor starters dat ze een VAR moeten aanvragen en voor diegene die al een VAR hebben dat hun huidige VAR ook voor 2015 geldig is (je hoeft dus geen nieuwe VAR aan te vragen).

Wel of geen nieuwe regeling: Een VAR of een andere regeling, het moet niet! De VAR en de BGL zijn niet verplicht. Maar voor veel freelancers is het wel verstandig om er een te hebben. Het hangt een beetje af van wat voor type opdrachten je doet. Word je bijvoorbeeld ‘ingehuurd’ door een opdrachtgever om een bepaalde tijd een project te doen of een tijdelijke functie te vervullen, dan zal die opdrachtgever vrijwel altijd een verklaring van je eisen. Ook als je via een bemiddelingsbureau werkt, zullen zij in de regel een VAR van je willen zien.

Een belangrijk aspect op je te realiseren is dat de belastingdienst een VAR (of vervanger) afgeeft op basis van informatie die jij hen geeft. Ze controleren die informatie niet vooraf. Ze gaan ervan uit dat je de juiste antwoorden hebt gegeven. Bijvoorbeeld dat je meerdere opdrachtgevers hebt, dat je actief op zoek gaat naar nieuwe opdrachtgevers, dat je factureert en dat je zelf verantwoordelijk bent voor de uitvoering van je opdrachten. Kortweg: dat je onderneemt. Nu kun je natuurlijk een beetje jokken bij het invullen van dat formulier (dat gaat allemaal digitaal, zie hier) om er zeker van te zijn dat je de juiste VAR krijgt. Besef echter wel dat de belastingdienst bij controles een VAR kan intrekken als blijkt dat hetgeen jij hebt aangeven niet overeenkomt met de feitelijke situatie. Ook met terugwerkende kracht; dat gebeurt regelmatig (je kunt daar dan weer tegen in beroep gaan). De risico’s en consequenties (achteraf innen van premies en boete) zijn overigens niet voor de opdrachtgever maar voor jou als freelancer. Kortom. Een VAR (of straks mogelijk de BGL) moet niet, maar is meestal wel verstandig om aan te vragen.

Administratie bijhouden

Ten eerste zijn daar de facturen. Ja, facturen bijhouden, ook dat moet. En een factuur moet van de belastingdienst ook nog eens aan een hele reeks voorwaarden voldoen. Die voorwaarden staan duidelijk beschreven op de website van de belastingdienst. Elke factuur moet een uniek volgnummer hebben en je moet je facturen zeven jaar bewaren. Op papier of digitaal. Het versturen van digitale facturen is overigens toegestaan en steeds gebruikelijker.

Je bent bij wet verplicht om een bedrijfsadministratie bij te houden en deze, net als je facturen, zeven jaar te bewaren. Je mag je administratie wel inrichten en bijhouden op een manier die past bij jouw onderneming. Dat geeft dus de nodige ruimte. De administratie moet wel zo opgebouwd zijn dat de belastingdienst controles kan uitvoeren.

De complexiteit van je administratie hangt erg af van welk type onderneming je hebt. Voor veel freelancers die primair hun eigen kennis ‘verkopen’ en daarmee geen investeringen en beperkte kosten hebben en simpelweg per uur of per opdracht een factuur versturen, kan een administratie tamelijk eenvoudig zijn. Zolang je omzet en kosten apart registreert, het verschil tussen netto en bruto snapt en dat verwerkt (btw) en alle bonnetjes goed en overzichtelijk bewaart, kom je al een aardig eind. Een aparte bankrekening voor je onderneming moet niet, maar helpt wel enorm om overzicht te houden.

Belasting betalen

We gaan hier niet in een paar regels het belastingregime voor freelancers proberen uit te leggen. Al is die voor de meeste freelancers eenvoudiger dan menigeen denkt. Dus laten we het beperken tot: Ja, je moet belasting betalen. Alhoewel, dat hangt af van hoeveel omzet je draait en welke aftrekposten je hebt. Denk bijvoorbeeld aan de zelfstandigheidsaftrek en startersaftrek.

Je moet op zijn minst elk jaar een aangifte inkomstenbelasting doen en per kwartaal (soms per maand of jaar) een btw-aangifte. Voor freelancers met een heel beperkte omzet (in 2014 lag de grens bij een btw-bedrag van minder dan €1883,-) is er ook nog de kleineondernemersregeling. Mogelijk hoef je dan geen administratie bij te houden en/of kun je betaalde btw over je omzet terugkrijgen.

Moeten in vrijheid

Naast je inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een VAR aanvragen, een bedrijfsadministratie bijhouden en belasting betalen, zijn er daarnaast nog veel meer moetjes. Zo moet je je uren bijhouden en ook nog nadenken over verzekeringen en een pensioen. Dat je als freelancer niets meer moet, is dus een droom. Maar je hebt in ieder geval de vrijheid om alles te doen zoals jij dat wilt.

Het Freelancersalfabet bestellen

Dit is één van de vijf voorgepubliceerde hoofdstukken van het boek Het Freelancersalfabet, geschreven door Hugo-Jan Ruts. Hugo-jan is één van de vijf auteurs van het boek dat is uitgegeven door De Alfabetboeken, waaraan ook Richard van der Lee, Pieter Taffijn, Linda Poort en Joren de Koning hebben meegeschreven. Het eBook is te bestellen voor € 3,95 en het ‘gewone’ boek voor € 8,95. Klik hier om jouw exemplaar te bestellen.