Nooit meer multitasken!

Hyperconnectiviteit en multitasking gijzelen je hersenen en zorgen dat je reactief wordt. Multitasken is alles behalve effectief, zo liet de Belgische arts, neuro-psychiater en auteur Theo Compernolle op humoristische wijze zien in een masterclass voor de netwerkleden van AIM4. Over hoe we ons brein naar de kl*ten helpen.

Stress als vriend

Stress is eigenlijk een vorm van spanning. Vaak heb je een beetje spanning nodig om goed te kunnen functioneren. Maar over het algemeen roept stress een negatieve associatie op. Want wie te gestrest is, presteert minder goed, is minder creatief, neemt vaker verkeerde beslissingen en loopt meer kans ziek te worden.

Maar stress kan ook een fantastische, stimulerende vriend zijn, die je helpt om topprestaties te leveren. Dat hangt af van de manier waarop je met stress omgaat. Stress kent allerlei oorzaken: over- of juist onderbelasting, ingrijpende gebeurtenissen, etc. Maar het laatste decennium is er een belangrijke stressbron bijgekomen die alles te maken heeft met de technologie van de 21e eeuw: multitasking.

Tijdens de masterclass van AIM4 geeft Theo Compernolle een inkijk naar de werking van ons brein en wat multitasken met ons brein doet.

Wat weet je over je eigen brein?

Als managers lijkt het soms alsof we ons boven de ander verheven voelen. We menen slimmer en  efficiënt(er) te zijn. Waar we onze medewerkers stimuleren om pauze te nemen, kunnen we het onszelf veroorloven om door te werken tijdens de lunch en doen we vaak als laatsten het licht uit aan het einde van de werkdag. Immers, dat hoort erbij en kunnen we goed aan. Maar waarom vallen onze ogen dan al dicht tijdens het  acht uur journaal en slapen we massaal uit/bij in het weekend?

Op de vraag wat je belangrijkste fysieke hulpmiddel is om succesvol te zijn, aarzelen we niet: je hersens. Maar wat weten we eigenlijk over ons brein? Hoe moeten we met ons brein omgaan om ons werk goed te doen, meer aan te kunnen, tot betere prestaties te komen en vooral…. minder gestrest te zijn?

We leven in moderne tijden met moderne hulpmiddelen en veeleisende  opdrachten en banen, maar ons brein stamt nog uit de tijd dat we op de savannes rondliepen. De theorie slaan we nu over, maar neem aan dat de juiste combinatie van menselijke hersenen met een computer onverslaanbaar is. Ons brein is (samen met Google) een meester in het zoeken en combineren van dingen, maar het kan daarnaast ook abstraheren, in verleden en toekomst denken, creatief zijn en fantaseren. Op voorwaarde natuurlijk dat je rekening houdt met de gebruiksaanwijzing van je brein. En juist dat doen we meestal niet…

Niet één maar drie breinen

Volgens Compernolle hebben we niet één, maar drie breinen. Het eerste (en jongste) is het denkend brein, ook wel het reflectief brein genoemd. Wij mensen kunnen als enige dier denken over zaken die we niet hoeven waar te nemen, bijvoorbeeld denken aan het verleden of de toekomst, analyseren, scenario’s plannen. Kenmerk van dit brein is dat het tijd nodig heeft om afwegingen te maken en maar één ding tegelijk kan. Onthoud dit goed!

Ons tweede brein is het reflex brein. Dit is miljoenen jaren oud en gericht op overleven. Hierin komen al onze zintuigen samen en het werkt alleen maar in het hier en nu. Het acteert razend snel en, in tegenstelling tot ons reflecterend brein, kan het informatie van al onze zintuigen tegelijkertijd verwerken en in een fractie van een seconde beslissingen nemen. Handig als je wilt overleven.

Het derde brein is het archiverend brein. Dit brein doet zijn opruim- en archiveerwerk tijdens rust. Het heeft daarom NIKSEN nodig. Slapen is het meest optimaal, maar een goede wandeling of een (echte) lunch- of koffiepauze is ook effectief.

Rust, rust en nog eens rust

Het reflectief en het archiverend brein gebruiken allebei hetzelfde “werkgeheugen”. Dus als het ene brein 100% actief is, blijft er geen werkgeheugen voor het andere over. Tijdens de slaap staat ons reflectief brein uit  en krijgen onze hersencellen als het ware een opruim- en wasbeurt. Afval wordt afgevoerd en gedurende de dag  opgedane indrukken worden netjes opgeborgen in diverse segmenten van ons brein.  Hoe meer tijd daarvoor is, hoe frisser we wakker worden en hoe beter ons brein voorbereid is op de uitdagingen van de nieuwe dag.

Onze hersenen vertonen per slaapcyclus van 7 – 8 uur verschillende periodes van activiteit. Van diepe slaap, waarin vooral fysiek herstel plaatsvindt, tot oppervlakkige slaap waarin met name ons archiverend brein actief is en vaak dromen voorkomen (de zogenaamde REM slaap, Rapid Eye Movement). Te weinig slapen (minder dan 7 – 8 uur) betekent dat je brein niet voldoende tijd krijgt om op te ruimen en te archiveren.  Je wordt dus wakker met een rommelig brein dat niet klaar is voor de nieuwe dag. En dat slaap je niet meer bij in het weekend!

Multitasken: altijd verbonden = altijd gebonden

Het uitvoeren van meerdere handelingen op hetzelfde moment wordt multitasken genoemd. We denken lekker efficiënt te zijn als we tijdens het schrijven van een rapport ook nog onze e-mail bijhouden.  En als er iemand binnenkomt of de telefoon gaat, staan we die natuurlijk te woord en keren daarna weer terug naar ons rapport. Een bliep geeft aan dat er een nieuwe e-mail binnenkomt die we écht even moeten lezen en beantwoorden want spoed, spoed. Terug naar… waar waren we ook alweer mee bezig?

Zo zijn we voortdurend reactief bezig, ons brein werkt op z’n top en er is geen tijd voor reflectie, laat staan voor archiveren. Veel managers geven aan dat ze tijdens hun werk NOOIT meer tijd hebben om eens rustig na te denken. Vreemd toch als je bedenkt dat ze juist daarvoor worden ingehuurd.  Maar in de praktijk zijn ze de hele dag hyperconnectief aan het multitasken en schiet hun brein in de reactieve modus: ze lopen achter de feiten aan. Niet overtuigd? Doe dan dit simpele testje:

• Start een stopwatch en schrijf eerst in hoofdletters het woord SINGLETASKING op, vervolgens onder elke letter een cijfer, van 1 t/m 13;
• Noteer de tijd en wees trots op hoe snel je was. Waarschijnlijk nog foutloos ook;
• Start opnieuw de stopwatch en schrijf nu in hoofdletters het woord MULTITASKING op; maar nu schrijf je na ELKE letter meteen het bijbehorende getal eronder, dus M – 1, U – 2, L – 3 etc.;
• Noteer de tijd. Vrijwel zeker deed je er langer over, heb je waarschijnlijk fouten gemaakt en voelde je een lichte vorm van spanning.

Is het niet bijzonder dat het uitvoeren van deze simpele combinatieoefening zo lastig was? Dat is wat multitasken met je doet. Ons reflecterend brein kan maar één ding tegelijk en moet dus voortdurend schakelen tussen letter en cijfer. En dat wisselen kost je tijd en energie. Je brein moet z’n werkgeheugen telkens opnieuw instellen voor de ene taak, de andere taak wegzetten, informatie ophalen en weer terugkeren. Constant switchen tussen verschillende taken dus.

Stop met multitasken, start met right tasken!

Switchen betekent verlies van aandacht en concentratie. Het reflecterend brein kan maar één ding tegelijk, weet je nog? Je denkt dat het geen probleem is om tegelijk te luisteren en je mails te lezen, bijvoorbeeld tijdens een vergadering of een conference call,  maar door het voortdurend “switchen” ontstaan er gaten in wat je brein waarneemt. En omdat ons brein niet van “gaten” houdt, gaat het deze zelf invullen. Met als gevolg dat je je zaken herinnert die niet gezegd zijn of niets meer weet van zaken die wel gezegd zijn. Ook bellen in de auto (met of zonder handsfree!) is een vorm van multitasken waarbij de concentratie constant wisselt tussen aandacht voor het verkeer en aandacht voor het telefoongesprek. Met ruim acht keer (!) meer kans op een ongeluk. Niet doen dus!

De 21^e eeuw brengt ons enorm in de verleiding om continu online te zijn en te multitasken. Hoeveel schermen heb je openstaan onderin je taakbalk? E-mail, LinkedIn, Twitter, Facebook, Google, etc. We menen effectief te zijn als we altijd verbonden zijn met de ander. Maar in feite zijn we gebonden en gaan laptop, mobiel en tablet ons leven beheersen. Er zijn zelfs managers die hun telefoon ’s nachts naast hun bed leggen en bij elk bliepje wakker worden om te checken of ze “niets gemist hebben”.

Structuur is wat we nodig hebben om ons brein in deze tijd effectief te gebruiken. Het advies is dus: stop met multitasken, het kost twee tot vier keer zoveel tijd, verhoogt de kans op fouten en levert continue stress op. Start RIGHT tasken: zet alle mogelijke meldingen en herinneringen op je laptop, tablet en telefoon UIT.  Plan per dag voldoende tijd waarin je volledig ongestoord kunt werken aan taken die concentratie vereisen (en laat anderen weten dat je niet gestoord wilt worden). Ontkoppel om na te denken, neem echte pauzes, ga wandelen.

Deel je werkdag op in segmenten, bijvoorbeeld maximaal vier keer per dag e-mail checken en verwerken, voldoende tijd om  na te denken/te reflecteren en plan per week een apart segment voor zogenaamde  rotklusjes, die je dan in één keer afwerkt. Klussen die meer dan een half uur tijd kosten, doe je niet tussendoor, maar plan je in je agenda.

Als je vandaag toepast wat je net gelezen hebt, brengt het je morgen profijt. Onderscheid je in de markt door te propageren dat je 30 tot 40% efficiënter en effectiever bent dan je collega’s omdat je niet aan multitasken doet!

Theo Compernolle (www.compernolle.com) is een onafhankelijke consultant, executive coach, trainer en key-note speaker. Als arts, neuro-psychiater, psychotherapeut en business consultant bestudeert Theo onderzoek uit zeer verschillende sectoren w.o. geneeskunde, biologie, psychologie, neurologie, fysiologie en management. Hij schreef bestsellers over stress (Stress, vriend en vijand) en hyperactieve kinderen (Zit stil!). Zijn laatste boek is net verschenen en draagt de titel “Ontketen je brein”. Over hoe hyperconnectiviteit en multitasking je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen www.lannoo.be/ontketen-je-brein

(tekst: Joke Twigt/Hans Bos)