Disney’s do’s and don’ts voor leveranciers van flexibel personeel

“Everyone wants to work for Mickey.” Dat was het belangrijkste zinnetje dat bij me bijbleef toen ik vorig jaar in de Verenigde Staten een boeiende presentatie bijwoonde over hoe de Disneyparken hun inhuur van flexibel personeel organiseren. Ze hebben geen enkel probleem qua werving, maar er is voldoende uitdaging om grip te krijgen op inhuur. Een enorm bedrijf als Disney, met grote seizoenschommelingen, huurt voor haar pretparken vanzelfsprekend veel tijdelijke krachten in. Minstens zo belangrijk is de Disneycultuur, die zeer diep verweven zit in het HR-beleid. Mensen die er werken maken Disney. Het onboardingproces is zeer uitgebreid en instructies over onder meer houding en kleding zijn zeer gedetailleerd. Disney is zich ook zeer bewust van het feit dat het daarbij niet uitmaakt of iemand in (vaste) dienst is of wordt ingehuurd. Dat geldt voor inhuurkrachten op alle niveaus.

Dat betekent dat ze bij Disney een tamelijk uitgesproken mening hebben over het inhuren en inzetten van flexkrachten en van wat ze verwachten van de leveranciers van externen.

Partnership staat en valt bij het houden aan je afspraken

Het is daarom interessant wat Peggy O’Neill, binnen Disney eindverantwoordelijk voor alles wat met flex te maken heeft, vindt van die leveranciers. Onder de titel How to treat your customers to promote a symbiotic relationship zette ze een tijdje geleden in een blog haar do’s en don’ts voor flexleveranciers op een rij. “As a CW manager, I want to work with vendors that are trustworthy, reliable, understand our requirements and identify qualified candidates in a timely manner. Vendors that make the final cut for me are those that demonstrate a willingness to build relationships that evolve to a true partnership.”

Dat is mooi. O’Neill wil partijen waarmee een wisselwerking ontstaat. Dan ontstaat er een partnership. Maar dan moeten ze zich wel aan een aantal regels houden. Vrij vertaald, met verwijzingen naar de Nederlandse situatie, raadt en ontraadt O’Neill organisaties het volgende:

Wat leveranciers van flexpersoneel moeten doen:

• Ken de fundamentele basiseisen van je opdrachtgever. Daar zitten waarschijnlijk de nodige regeltjes tussen (wel/geen zzp’er, VAR, cv-check, VOG). Dat zijn vaak harde eisen. Met andere woorden: val een inhuurmanager niet lastig als jouw kandidaat niet aan deze eisen kan voldoen.
• Informeer je klant vroegtijdig wanneer je geen of niet voldoende kandidaten hebt: “As a client, I can handle bad news, but I need to know as soon as possible.”
• Doe je best om de nuances van de klantorganisatie te begrijpen. Daarmee wordt een optimale werkrelatie opgebouwd tussen de klant en jou als leverancier.
• Zorg voor goed opgeleid personeel en zet geen nieuw personeel in (zowel in de front- als backoffice) dat niet goed is ingewerkt.

Wat leveranciers van flexpersoneel vooral niet moeten doen: 

• Probeer niet onder vastgelegde (procedurele) afspraken uit te komen of die naar eigen inzicht in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan gewenste managementrapportages, verzekeringen, facturen, tijdsrapportages of leveringstijden.
• Sla geen afgesproken procedurestappen over. Dit gebeurt vaak wanneer een leverancier tegen de afspraken in toch direct contact opneemt met de inhurende manager, in plaats van met de afdeling inhuur. Wanneer een leverancier dat doet, veroorzaakt hij mogelijk een conflict tussen de afdeling inhuur en de interne manager. Dat is weinig productief en zet de relatie zeker onder druk: “Personally, it causes me to question the trustworthiness of the vendor, which could lead to the termination of the contract.”
• Kom niet met een vierkant aanzetten als er om een cirkel wordt gevraagd. Oftewel: stel geen kandidaten voor die duidelijk niet passen bij het profiel of niet voldoen aan vooraf gestelde harde cv-eisen.
• Kom niet met zomaar een cv aanzetten, als het je eigenlijk niet gelukt is een lastige vraag in te vullen: “It’s better to be honest early than waste time getting there.”
  Leveranciers die niet kunnen (of willen) voldoen aan de wensen van de opdrachtgever, zich niet houden aan afspraken en procedures en de klant lastig vallen met niet-passende kandidaten, worden problemen in plaats van oplossingen, stelt O’Neill: “The partners I appreciate are trustful, follow procedures and execute on a timely basis. I look forward to working and growing with those vendors over the long term.”

Tja, geen wereldschokkend lijstje met punten. Maar O’Neill formuleert wel heel helder – en herkenbaar – wat organisaties die inhuur strak in de hand willen houden van hun leveranciers verwachten.