Nieuw vergelijkend onderzoek naar 14 VMS en inhuur systemen

Welk VMS-systeem past het best bij de behoefte om een groeiend aantal leveranciers van flexwerk te kunnen managen in één systeem? Een nieuw rapport van Marleen Deleu en Mark Bassie geeft inzicht in wat verschillende leveranciers van vendor management systemen (VMS) en inhuursystemen in Nederland en België aanbieden.

Een groeiend aantal mensen dat actief is bij en voor een organisatie staat niet op de loonlijst (en dus in de loonadministratie) van die organisatie. Niet zelden is dat 25 procent of meer. Flexwerkers zijn er in alle soorten en maten. De variatie aan contractvormen waarmee ze worden ingehuurd, groeit tegelijk met het aantal aanbieders van flexwerk. Daarnaast is er een toenemende wens om zonder tussenschakels zaken te doen met zelfstandig professionals (zp’ers). Tel daarbij op dat de manier waarop personeel wordt ingehuurd, langzaam aan professionaliseert. Organisaties realiseren zich dat de inhuur van personeel toch echt wat anders is dat de inkoop van een dozijn potloden. Het mag duidelijk zijn: systemen die hier orde in kunnen aanbrengen zijn big business.

Samen met de groei van het aantal flexwerkers, veranderende regelgeving en hogere verwachtingen van inhurende organisaties, worden deze systemen in een snel tempo ontwikkeld.

Dat was voor Mark Bassie de aanleiding om een update te maken van zijn eerdere rapporten over VMS- en inhuursystemen. Voor de editie van 2015 werkte hij samen met Marleen Deleu, een Belgische flexspecialist. In dit zeer volledige en uitgebreid rapport beschrijven Deleu en Bassie, beiden goed ingevoerd in de materie, de veertien belangrijkste VMS- en inhuursystemen. In het rapport wordt met name in detail ingegaan welke functionaliteiten de verschillende systemen hebben.

Het rapport is vanaf vandaag beschikbaar. Ter gelegenheid daarvan sprak ZiPconomy met de samenstellers.

Markt VMS systemen hard in ontwikkeling

Jullie volgen de ontwikkelingen van deze systemen al jaren op de voet. Wat is jullie bij dit onderzoek het meest opgevallen?

Er zijn zoveel aanbieders, smaken en kleuren. Er is voor ieder wat wils en er beweegt behoorlijk wat op de markt. Ook zien we de trend naar total talent management. Hierin staat het talent van een kandidaat of medewerker centraal en niet de contractvorm of de kosten die aan deze persoon verbonden zijn.

VMS-systemen gaan ook mobiel en veel partijen maken het gebruikers nu al mogelijk om de tool op een tablet of smartphone te bedienen.

Daarnaast zien we een trend naar internationalisering. Partijen die binnen hun eigen landsgrenzen succesvol zijn, zoeken gericht naar uitbreiding naar hun buurlanden. Er zijn meerdere internationale spelers die ook in Nederland of België hun VMS-activiteit of -aanbod willen opstarten.

Als je het hebt over volwassenheid van de flexmarkt, zitten er dan grote verschillen tussen Nederland en België?

Ja, er zijn grote verschillen in maturiteit van de markt tussen Nederland en België. In Nederland  zijn  niet alleen veel meer VMS-aanbieders actief, maar ze hebben hun aanbod aan functionaliteiten vaak ook al erg ver doorontwikkeld. Dit duidt erop dat de klant in Nederland, meer dan in België, bewust een strategie volgt voor de externe schil en dat ook de visie van de klant er veel verder is doorontwikkeld. Daarnaast is het aantal branches of sectoren waar met een VMS wordt gewerkt in Nederland gevarieerder. Men is er dus al ver voorbij de fase van early adoptors.

Vast en flex in een systeem?

Ik hoor bij inhuurmanagers van organisaties twee trends, namelijk dat de werving van vast en flexibel personeel steeds meer een proces wordt en dat bij organisaties de behoefte bestaat om rechtstreeks zaken te doen met zp’ers.  

De samenvoeging van werving en selectie van vast en flexibel personeel in een proces is als trend in de functionaliteiten van enkele van de meest volwassen aanbieders inderdaad duidelijk te merken. De contractvorm is van ondergeschikt belang aan het talent van de kandidaat, intern of extern.

De contractvorm is van ondergeschikt belang aan het talent van de kandidaat, intern of extern.

Bedrijven, ook in België, werken steeds vaker via marktplaatsen om rechtstreeks zaken te doen met freelancers of zp’ers. Vandaar dat meerdere VMS-aanbieders dit soort platformen integreren in hun systeem en zo een extra meerwaarde aan hun klanten bieden. Daarmee kunnen we dus  beide trends bevestigen.

We zien dat ATS-systemen flex integreren en andersom, dat VMS-systemen ook tools aanbieden voor de werving van vast personeel. Wie gaat dat winnen? Of gaat die vergelijking mank?

ATS en VMS zijn slechts  instrumenten om een visie en een programma te ondersteunen. Het maakt dus niet uit wat de oorsprong van het systeem is. Wat telt is waarvoor je het systeem als gebruiker wenst in te zetten. Wat wil je op de lange termijn bereiken en welk systeem ondersteunt jouw visie en proces, nu én op de langere termijn, het best?

Statement of Work en Goed opdrachtgeverschap

In de VS is Statement of Work (SoW) booming, zeker als het gaat om het rechtstreeks contracteren van zelfstandig professionals. Een beloning wordt niet meer berekend op basis van uurtje-factuurtje, maar een zp’er wordt afgerekend op het resultaat. In Nederland komt dat nog niet echt van de grond, althans niet op het terrein van zelfstandig professionals. Spelen leveranciers er wel al op in?

Hoewel dit soort opdrachten wereldwijd sterk groeit, zijn veel van de onderzochte systemen nog niet in staat om hiermee om te gaan. Uit veel van de antwoorden blijkt dat er via omwegen, zoals koppelingen met andere programma’s en bepaalde rapportages, op SOW kan worden gestuurd. Maar het is de vraag in hoeverre dit in de dagelijkse praktijk goed werkt.

Dit is deels te verklaren door het complexe ontwikkelproces waarin bedrijven proberen te switchen van totale chaos rond de inhuur van extern personeel naar de ontwikkeling van een visie en een programma met VMS-ondersteuning. Dit ontwikkelproces verloopt in fases en de integratie van SOW in het programma is meestal een van de laatste stappen, die pas wordt toegepast als  voorgaande stappen succesvol zijn verlopen.

Toch zijn er leveranciers van VMS-systemen die SOW al heel goed ondersteunen. Hier valt dus ook echt wat te kiezen.

Uit ons onderzoek naar ‘goed opdrachtgeverschap’ blijkt dat de op de monitoring, evaluatie en het onderhouden van contact tijdens een opdracht het meest te winnen valt als het gaat om de inzet van externe professionals. Zien jullie ontwikkelingen bij leveranciers die hier op inspelen? 

VMS-systemen zijn een middel. Goed opdrachtgeverschap begint bij het hebben van een visie die je vervolgens naar een programma vertaalt. Een VMS-systeem is  één van de middelen dat een bedrijf kan inzetten om dat programma te ondersteunen. Transparantie en het afdwingen van werken conform het proces bij inhurende managers én leveranciers zijn zeker de grootste winsten van een VMS. Een voorwaarde is dan ook dat vooraf goed wordt nagedacht over het proces zoals dat in het VMS wordt ingericht. Zorg er daarbij ook voor dat iemand verantwoordelijk is voor de monitoring, opvolging en de resultaten van het proces en dat hij of zij als aanspreekpunt fungeert voor aanleverende partijen. Maar er zijn zeker diverse systemen op de markt die hierin heel concreet ondersteuning  aanbieden.

In de ontwikkeling richting total talent management moeten Inkoop en HR meer samenwerken

In een Amerikaans onderzoek werd onlangs geconstateerd dat de verantwoordelijkheid voor inhuur van personeel toch weer meer een taak wordt van de afdeling Inkoop in plaats van HR. Dit vanwege de complexiteit van de leveranciers  en de systemen. Herkennen jullie dat? 

Dit was geen rechtstreeks onderdeel van ons eigen onderzoek, maar de ontwikkeling van functionaliteiten die total talent management mogelijk maken, impliceren in elk geval dat Inkoop en HR meer (moeten) samenwerken. Het sourcen van leveranciers, het beheer van leverancierscontracten, de monitoring van prestaties en risicobeheer zijn typische inkoopverantwoordelijkheden. Het uitstippelen van het ideale instroom- , doorstroom- en uitstroomproces voor kandidaten is echter weer de taak van HR. Beide zijn dus complementair, en volgens ons in de meest ideale situatie ook zo georganiseerd.

Groeiende hoeveelheid aan functionaliteiten

Een bekend fenomeen bij de ontwikkeling van software is dat er steeds functionaliteiten bijkomen die vervolgens nauwelijks worden gebruikt. Speelt dat ook in deze branche? 

Ja en nee. De meeste partijen ontwikkelen nieuwe functionaliteiten in nauwe samenwerking met klanten. Ze organiseren bijvoorbeeld regelmatig  ronde tafelsessies waar signalen worden opgevangen over de veranderende klantvraag. Ontwikkelaars gaan hier vervolgens mee aan de slag, maar de klant of eindgebruiker beslist uiteindelijk of deze functionaliteit ook echt wordt toegepast. Dit vereist soms een aanpassing van het proces en dus bijkomende investeringen, training, enzovoorts. Soms wordt dat  te duur, te omslachtig of tijdrovend gevonden.

Klanten schatten soms op voorhand ook niet goed in wat ze wel en niet nodig hebben om hun programma goed te ondersteunen en  vinken dan maar uit voorzorg zoveel mogelijk functionaliteiten aan. In de praktijk blijkt een minimale set vaak al meer dan voldoende en  een hele verbetering ten opzichte van de oude situatie zonder VMS. Vergelijk het met Word of Excel, waarvan de meesten van ons ook lang niet alle opties gebruiken. Toch geeft het prima resultaten. MSP-partijen zijn hier door hun jarenlange ervaring inmiddels meer mee vertrouwd.

Belangrijk is om bij de keuze voor een systeem aan de lange termijn te denken. Het is altijd makkelijker en vooral goedkoper om functionaliteiten uit te zetten tot je ze wel wenst te gebruiken, dan nieuwe tools te laten ontwikkelen die je door de evolutie van je programma ineens nodig hebt.

Eerst inzicht, dan pas nadenken over welk systeem

Er zijn zoveel strategieën en zoveel oplossingen. De variatie aan leveranciers is zo groot, zo blijkt uit jullie onderzoek, dat op elke potje een dekseltje past. Jullie hebben die verschillen in functies zeer uitvoerig in kaart gebracht.

Wat is  jullie belangrijkste advies aan organisaties op het moment dat ze zich oriënteren op een systeem?

Het gaat om meer dan technologie. ICT-systemen zijn slechts middelen om bepaalde doelen te bereiken. Je moet  eerst onderbouwen wat je huidige situatie is met de bijhorende pijnpunten en de ideale, gewenste situatie zo compleet mogelijk beschrijven. Pas dan moet je overwegen welke systemen mogelijk voor jou geschikt kunnen zijn. Systemen faciliteren de ideale situatie, niet andersom.

Ook moet je je er als organisatie van bewust zijn dat een verandering van de huidige manier van werken, ook al is die niet ideaal of zelfs ongewenst, altijd op weerstand zal stuiten. Zorg dus voor steun voor de verandering binnen de organisatie op alle niveaus en kies voor een planmatige aanpak in werkgroepen.

De toekomst

Kunnen jullie tot slot een voorspelling doen? Welke mogelijkheden zien jullie nu nog niet of nauwelijks in de systemen, maar zullen er op het moment dat jullie volgende rapport uitkomt wel zijn?

De integratie van platformen en communities in het VMS, bijvoorbeeld voor freelancers en de mogelijkheid tot shop and hire’, oplossingen waarbij de inhurend manager rechtstreeks kan shoppen in de database van de leverancier. Ook verwachten we de doorontwikkeling van oplossingen waarbij SOW steeds verder wordt geïntegreerd.

Daarnaast is het mogelijk dat de markt zich in de breedte heeft ontwikkeld: niet alleen grote(re) bedrijven maar ook het MKB en KMO zullen (delen van het inhuurproces van) hun externe talenten optimaliseren en een potentiële markt vormen voor (lokale) VMS-aanbieders. En uiteraard zullen de partijen die nu hebben aangekondigd dat ze de landsgrenzen oversteken, dat inmiddels hebben gedaan.

Er is dus voldoende dynamiek voor een volgend rapport over enige tijd.

Aan het onderzoek “VMS-systemen op de Nederlandse & Belgische markt, editie 2015” deden veertien van de voornaamste leveranciers in Nederland en België mee. Het rapport is via deze link gratis verkrijgbaar.