Transparantie: het fundament voor goed opdrachtgeverschap

Transparantie is een veelgebruikt containerbegrip als het gaat om professioneel inhuren. De definitie van transparantie luidt: “iets waar je doorheen kunt kijken en wat volledig helder is”. Het is opvallend dat in de inhuurmarkt transparantie niet als iets vanzelfsprekends wordt beschouwd. Een accountmanager van een detacheringsbureau roept bijvoorbeeld dat zijn marges onder druk staan. Laat hij gelijktijdig ook zien wat de nominale kostprijs is van de medewerker en wat hij uitbetaald krijgt?

Goed opdrachtgeverschap is het resultaat van het scheppen van duidelijke verwachtingen over zowel de inhoud van de opdracht, het administratieve gedeelte (voorwaarden, contracten en tarieven) en de wijze hoe op sociale waarden met elkaar omgegaan wordt, juist ook in tijden dat de zp’er niet actief is voor een opdrachtgever. Transparantie wordt vaak in één adem genoemd met goed opdrachtgeverschap. Is dit terecht? Tijd voor een nadere verkenning van het beginsel ‘transparantie als fundament voor goed opdrachtgeverschap’.

Ongekende mogelijkheden

Nieuwe technologieën scheppen nieuwe kansen en mogelijkheden en zorgen ervoor dat informatie op elk moment beschikbaar is. Vraag en aanbod  kan volledig digitaal worden ontsloten. De hele wereld wordt meer en meer toegankelijk als zoekgebied naar talent met de juiste kwaliteiten en expertise. Transparantie in optima forma. Of toch niet?  Het digitaliseren van inhuurprocessen wordt – mede door de opkomst van professionele Vendor Management Systemen (VMS) – anno 2015 als een hygiëne factor beschouwd. Ondanks alle technologische mogelijkheden lijkt het erop dat transparantie in de inhuurmarkt in ieder geval niet toeneemt. HR, Inkoop en de inhurende manager beschikken binnen één organisatie niet allemaal  (realtime) over dezelfde informatie als het gaat om matchingcijfers, inhuurvoorwaarden, vergoedingen, marges, inhuur- en verhuurtarieven, interne procuraties, budget uitputting, inzicht in inhuurketens en contractvoorwaarden.

Transparantie als toegevoegde waarde

Professionele VMS applicaties maken het voor inleners mogelijk om realtime mee te kijken in het inhuurproces van aanvraag, screening, contractering, facturatie, risico beheersing tot management informatie. Het goed inregelen én managen van inhuurprocessen leidt tot dossier- en contract compliance, grip, kostenbesparingen, kwaliteitswinst en risico minimalisatie.  De vraag is nu hoe u als inlener de vertaalslag maakt vanuit risico-mitigerende en proces georiënteerde onderwerpen naar goed opdrachtgeverschap? Professioneel inhuren gaat uit van de capaciteitsvraag van de inlener en betekent gelijke  ‘spelregels’ voor iedereen. Het gaat immers om het snel en tijdig vinden van de juiste kandidaat met de juiste kwalificaties voor een opdracht tegen een marktconform tarief. Om dit mogelijk te maken is in elke stap van het inhuurproces duidelijkheid en transparantie nodig. De definitie van transparantie luidt: “iets waar je doorheen kunt kijken en wat volledig helder is”.

Zp’ers  hechten waarde aan duidelijkheid. Zo steken zij bijvoorbeeld tijd (en dus geld) en energie in hun aanbiedingen. Een aanbieding schept een kans of zelfs een verwachting. Niets werkt meer demotiverend dan achteraf een afwijzing te ontvangen die niet de essentie raakt, of erger nog, om helemaal géén bericht te ontvangen. Realiseer je dat een inhoudelijke terugkoppeling van grote waarde is voor de betrokken personen en dat het in de toekomst kan bijdragen aan kwalitatief aanbod.

Inleners willen grip op het inhuurproces. De intermediair treedt veelal op als verlengstuk van de HR en Inkoop organisatie en kan hierdoor een substantiële bijdrage leveren aan grip, inzicht en controle op het gehele inhuurproces. Als inlener  moet je zelf een scherp beeld hebben naar welke ‘grip’ je op zoek bent. Maak afspraken over wat je realtime wil zien en wanneer en op welke wijze informatie wordt aangeboden.  Dit zorgt ervoor dat je in staat bent om op basis van belangrijke indicatoren het thema ‘goed opdrachtgeverschap’ inhoud en vorm te geven. Wat zegt het de inlener bijvoorbeeld als er weinig aanbod is op een tijdelijke opdracht? Dit kan duiden op schaarste in de markt maar evengoed op een negatief imago of een voorgesteld uurtarief dat geen recht doet aan de gevraagde rol.

Intensiveer het persoonlijk contact

Het digitaliseren van inhuurprocessen betekent niet dat het persoonlijk contact met leveranciers en zelfstandig professionals afneemt.  Integendeel, niet alles valt te vatten in informatiesystemen en het inhuren van medewerkers is en blijft mensenwerk. Het inzichtelijk maken van de inhuurketen en prestaties zorgt ervoor dat je als inlener op  een andere inhoudelijke manier het gesprek aan kan gaan met leveranciers. Het maakt het mogelijk om nuances toe te kennen, SLA afspraken per kwartaal opnieuw te definiëren en om (sourcing) prioriteiten bij te stellen.

Tot slot: positieve effecten van transparantie in het inhuurproces

Transparant handelen in elke stap van het inhuurproces is essentieel voor de (vertrouwens)relatie tussen de opdrachtgever en de zelfstandig professional. Een efficiënt, professioneel en volledig transparant ingericht inhuurproces leidt naast kostenvoordelen ook tot grote kwaliteitswinsten en de volgende positieve effecten:

1. Bewuste keuze van de professional: professionals willen graag opdrachten uitvoeren bij opdrachtgevers die waarde aan de professional toevoegen, die uitdagend zijn en bij hun eigen kunnen en gewenste ontwikkeling passen. Iedereen wil toch een opdracht uitvoeren bij een opdrachtgever die bekend staat als een goed opdrachtgever?
2. Keuzemogelijkheid: door een ruimer aanbod van kandidaten ontstaan er keuzemogelijkheden voor de inhurende manager. Eén excellente kandidaat verricht meer werk dan twee middelmatige kandidaten.
3. Kortere lead-time: door relevant aanbod wordt de lead-time voor het vinden van de juiste professional korter. Het gevolg hiervan is een effectievere selectie en minder kans op ongewenste uitstroom.

Over de auteurs:

Christoph van der Stelt is adjunct directeur bij Brainnet. Brainnet voert voor haar klanten het gehele inhuurproces uit in de rol van Managed Service Provider, Intermediair of Contractmanager. Frank Goedhart is zelfstandig ICT-ondernemer en vervult binnen Brainnet de rol van IT Change manager. Frank zijn motto: Ondernemen, gewoon doen! Je moet je niet laten weerhouden door zorgen en twijfels van anderen. Als je een goed idee hebt en je hebt er plezier in: doen!”