Interim management en goed opdrachtnemerschap. Vier visies uit de praktijk.

Goed opdrachtgeverschap, goed opdrachtnemerschap. Ze gaan natuurlijk hand in hand. Zowel opdrachtgever als interimmer hebben hun professionele verantwoordelijkheid. Maar wat is ‘goed’ eigenlijk. Vier interim managers aan het woord over hun visie op zowel goed opdrachtgeverschap als goed opdrachtnemerschap. 

Een succesvolle interim opdracht staat en valt bij een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Niet dat ze het elkaar (te) gemakkelijk moeten maken. Integendeel. Een goed interim-manager weet te werken op het snijvlak van de kritische buitenstaander en de betrokken businesspartner van zijn/haar opdrachtgever.

Vorige jaar heeft ZiPconomy, in samenwerking met Tilburg University, onderzoek gedaan naar het fenomeen goed opdrachtgeverschap. Wat kan een opdrachtgever doen voor een optimale samenwerking met interim professionals? Maar wat kan je als interim professional nu zelf doen? Wat verwacht je als interim-manager van je opdrachtgever om je opdracht succesvol te kunnen uitvoeren. En – bovenal – wat doe jij zelf om er voor te zorgen dat je van de opdrachtgever krijgt wat je nodig hebt. Wat is voor jouw goed opdrachtnemerschap?

We legden deze vraag voor aan de vier finalisten van de Interim Challenge 2016, georganiseerd door BLMC. Donderdag a.s. zullen zij tijdens het Survival of the Fittest congres strijden wie zich de Supply Chain interim manager 2016 mag noemen.

Vier visies uit de praktijk van ervaren interim managers.

Zonder helder doel geen goed resultaat

“Persoonlijk ben ik van oordeel dat een interim of project manager van grote toegevoegde waarde kan zijn voor een organisatie zodra er sprake is van belangrijke organisatie veranderingen of indien er grotere projecten spelen. De opdrachtgever en de opdrachtnemer hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om tot goede resultaten te komen”, zegt Rob La Grand.

“Goed opdrachtgeverschap begint met het hebben van een heldere visie op wat de ondernemer / ondernemingsleiding wil bereiken. En goed opdrachtgeverschap begint met zorg voor de eigen medewerkers. Zonder helder doel geen goed resultaat. En zonder voldoende capaciteit of kennis binnen een organisatie, zal dit tot veel stress leiden bij de eigen medewerkers, met alle negatieve gevolgen van dien. Hierbij kan tijdelijke inhuur van capaciteit een uitkomst bieden.

De opdrachtgever dient goed na te denken over de gewenste competenties van de interim manager of projectleider. Een heldere opdrachtformulering en regelmatige afstemming tussen interim manager en projectleider kunnen bijdragen aan een goed resultaat. En een interim manager dient zich goed af te vragen of hij / zij de juiste persoon is voor een opdracht: bezint eer ge begint en doe geen opdrachten waarvoor je niet beschikt over de noodzakelijke kennis en ervaring.”

Goed opdrachtgeverschap is echt open staan voor de probleemanalyse

Het voortraject en de probleemanalyse zijn voor Edward Heijnen de basis van een goede opdracht.  “Voor het succes van de interim opdracht kijk ik vooral naar mij zelf als opdrachtnemer. Meerdere bedrijfsbezoeken en een rondleiding zijn wat mij betreft cruciaal in het voortraject. Zowel de opdrachtgever als ik als opdrachtnemer investeren hiermee tijd en er ontstaat vanzelf een wederzijds beeld of zowel de inhoudelijke opdracht, het bedrijf en de mens voldoende fit hebben.

Een goede opdrachtgever staat wat mij betreft echt open voor een heldere integrale probleemanalyse. Het gebeurt namelijk regelmatig dat het geschetste probleem niet het echte probleem is.

De interim manager moet in staat zijn om aan te geven wat hij/zij nodig heeft voor een succesvolle afronding van de opdracht. Vaak komt dit neer op het laten informeren van medewerkers over de nut en noodzaak van de interim opdracht, het laten doorgronden van processen en het uitvoeren van analyses. Het begeleiden van de verandering is vervolgens weer een belangrijke taak van de interim manager. Het opstellen van een goede projectopdracht, incl. planning en deliverables is een verantwoordelijkheid van zowel de opdrachtgever als de interim manager.

De belangrijkste voorwaarden voor succes zijn onderling vertrouwen tussen de opdrachtgever en de interim manager, de juiste leiderschapsstijl(en) van de interim manager en volledige onderlinge transparantie aangaande de opdracht. Daarom werk ik zonder opzegtermijn voor opdrachtgevers. Bovendien geef ik alle betrokken medewerkers bij de opdrachtgever aan dat ik voor de structurele oplossing voor het betreffende bedrijf ga, niet op korte termijn scoren met een deeloplossing. Kwaliteit gaat boven kwantiteit en dit voorkomt het gevoel van uurtje-factuurtje bij de opdrachtgever.”

Een goed opdrachtgever zorgt voor legitimering van de interim manager

Tijmen Muijs verbeeldt zijn visie in een schema. “Bij het vaststellen van de relatie met de opdrachtgever volg ik de volgende logica:
Het gaat te allen tijde om drie aandachtsgebieden: de klant (dus ook de opdrachtgever), de opstelling en de aanpak richting de doel-organisatie en het proces.

In klare taal: Het is absoluut noodzakelijk om heldere afspraken te maken en deze zo “SMART” mogelijk neer te zetten zodat er geen ruimte voor misverstanden is. Tevens is het zinvol om aan te geven wanneer en onder welke condities dient te worden bijgesteld. Vaak ontwikkelt een opdracht zich in een nieuwe, niet van te voren voorziene, richting.

Het is belangrijk om de juiste “legitimering” van het leiderschap dat wordt verwacht te realiseren. Het moet duidelijk zijn welke plaats met welke bevoegdheden de interim manager in de organisatie heeft, zodat dit voor eenieder duidelijk is. Tevens is het van belang om de juiste leiderschapssstijl af te stemmen. Deze is vaak afhankelijk van de cultuur van de organisatie (en dus ook van de persoonlijkheid van de opdrachtgever) en mag niet te ver afwijken van de “natuurlijke” stijl van de interim managers. Dit is een belangrijk convenant tussen de interim manager en de opdrachtgever.

Verder is een goed communicatiemodel met vaste inhoud en timing een must. Maak afspraken over de wijze waarop feedback wordt gegeven , dus over de “toonzetting”. Wil de opdrachtgever het ”recht voor z’n raap” of moet de boodschap worden ingepakt. Constant monitoren en bijstellen is hierbij het credo.

De algemene visie omtrent de opdracht en de grove richting moet worden gedeeld als een soort van filosofie. Tevens is het goed om aan te geven wat “in en out of scope is” en wat uiteindelijk als “deliverable“ wordt verwacht en wat de hierbij geldende randvoorwaarden zijn.

Tenslotte is het begrip van de fases van een veranderingsproces een belangrijk uitgangspunt. Een goed afgestemd en in kleinere stappen ingedeeld plan is nodig. Dit betekent vaak dat van de kant van de opdrachtgever “geduld” wordt gevraagd en van de interim manager de overtuigingskracht op basis van de juiste argumenten om deze weg te volgen.

“Word meer dan de interimmer waarvoor je bent ingehuurd”

“Ik verwacht van mijn opdrachtgever dat hij open, concreet en duidelijk is” zegt Wilco Salemink. “En dat hij kan schakelen op feiten en situaties die zich tijdens een opdracht voordoen.

In mijn opdrachten ben ik regelmatig zaken tegen gekomen die aandacht nodig hebben maar die buiten de scope van de opdracht lagen. Dit kan met verschillende zaken te maken hebben: onverwachte situaties binnen de eigen opdracht, of veranderende omstandigheden op andere gebieden dan de originele opdracht. Door dit bespreekbaar te maken en met concrete oplossingen te komen kun je de ervaring die je vaak meebrengt, vorm geven. Hierdoor kan een opdracht leuker worden en krijgt de footprint die je achterlaat meerwaarde voor de organisatie. Om die ruimte te krijgen moet er vanuit beiden kanten tijd in de relatie geïnvesteerd worden zodat het vertrouwen kan groeien dat je hiervoor nodig hebt.

Wat voor mij goed opdrachtnemerschap is? Goed opdrachtnemerschap gaat wat mij betreft over het feit dat je als interim manager je snel inwerkt binnen een organisatie en dat je in staat bent draagvlak te creëren bij alle stakeholders, en dat je levert wat er gevraagd wordt. Hiervoor krijgt een opdrachtgever van mij: veel tijd, flexibiliteit, energie, empathisch vermogen en een integere omgang met mensen, middelen en informatie.

Ik maak op een gepaste en integere manier gebruik van de ruimte en vrijheid die ik binnen een organisatie krijgt. Hang niet de wijsneus uit, men weet vaak heel goed wat waar mis gaat in een organisatie (daarvoor ben je ingehuurd). Het is de kunst dit te benoemen, en op een gepaste manier met de juiste oplossingen te komen. En als je zaken ziet die buiten je opdracht om gaan dan dien je daar zorgvuldig mee om te gaan.

Mijn Motto: Word “meer” dan de interimmer waarvoor je bent ingehuurd.”