De Wet DBA en inhuren via intermediairs.

Een belangrijk deel van zelfstandige professionals die ingehuurd worden door organisaties werken via een intermediair. Een bureau die de bemiddeling tussen vraag en aanbod verzorgt en vrijwel altijd ook de contractpartij blijft gedurende de opdracht. De zp’er sluit een overeenkomst af met het bureau, het bureau met de uiteindelijke opdrachtgever. Sommige intermediairs (de brokers) doen alleen dat laatste: het contractbeheer.

Het verdwijnen van de VAR en de Wet DBA raakt ook deze bureaus. En dus ook opdrachtgevers en zelfstandigen die met intermediairs werken.  Het goed implementeren van de Wet DBA is voor deze bureaus natuurlijk van het grootste belang. Als contractpartij dragen zij immers straks het risico.

Een gesprek met Erwin van Hattem, Financieel Directeur bij Harvey Nash en bestuurslid van de Bovib, de brancheorganisaties van brokers en intermediairs  en Sander Koolen, senior projectleider implementatie DBA bij Harvey Nash en nauw betrokken bij het opstellen van de modelovereenkomst van de Bovib,over kwaliteit, overeenkomsten, risico en communicatie.

Bovib komt met eigen modelovereenkomst: Duidelijkheid centraal.

“De Wet DBA is natuurlijk het belangrijkste dossier van de Bovib geweest de afgelopen maanden”, zegt Erwin van Hattem, bestuurslid van de Bovib. “De wet legt meer risico’s neer bij partijen die een overeenkomst sluiten met een zzp’er.  Kwaliteit, integriteit en financiële betrouwbaarheid zijn kernwaarden waar we als Bovib voor staan. Dan moet je een dossier als de Wet DBA natuurlijk goed regelen zodat zowel klanten als zelfstandigen er op kunnen vertrouwen dat onze leden de wet deskundig implementeren.”

“Transparantie en duidelijkheid zijn de sleutel om je klanten goed te kunnen ontzorgen. De gepubliceerde modelovereenkomst voor tussenkomst biedt naar ons inzicht die duidelijkheid onvoldoende. Met algemene artikelen als ‘er is geen sprake van  leiding en toezicht ’ en  ‘dat een opdracht niet langer dan gebruikelijk mag duren’ kan je alle kanten op. Ook de Belastingdienst kan daar later een eigen interpretatie aan geven. Het beheersbaar houden van risico’s staat en valt bij het creëren van duidelijkheid. Dan weet iedereen wat kan en wat niet kan”.

Dus heeft de Bovib gekozen om een eigen modelovereenkomst voor te leggen aan de Belastingdienst. Voor 1 april wordt er een uitspraak van de Belastingdienst verwacht. Sander Koolen is nauw betrokken bij het opstellen van de overeenkomst. “Iedereen kent de heikele punten rond een mogelijke arbeidsrelatie. Onzekerheid bestaat er over tal van vragen.” Koolen somt op:

• In welke vorm mag er sprake zijn werkoverleg?
• Wat is mogelijk qua voortgangsrapportages?
• Mag de zzp’er op vaste werktijden werken?
• Mag de opdrachtgever hulpmiddelen (zoals pc, telefoon) verstrekken?
• Wat is mogelijk qua huisregels en overige richtlijnen?
• Mogen opleidingen gefaciliteerd worden?
• Zijn evaluatiegesprekken uit den boze?
• Is het een probleem als interne medewerkers soortgelijke werkzaamheden verrichten als de zzp’er?
• Hoe is duidelijk te maken dat de instructies alleen gericht zijn op het te bereiken resultaat?

“In de overeenkomst die wij hebben opgesteld staat zo concreet mogelijk omschreven hoe met die onderwerpen omgegaan wordt. Nee, je mag een zelfstandige geen nauwgezette instructies geven, maar natuurlijk kan hij wel deelnemen aan een werkoverleg. Als zelfstandig ondernemer heb je je eigen bedrijfsmiddelen, bijvoorbeeld een laptop, maar soms is het noodzakelijk dat je op het systeem van de klant werkt. Dat snapt de Belastingdienst ook wel. Door deze thema’s scherp af te bakenen en concreet te omschrijven wat kan en wat niet kan, plus ruimte te maken om af te wijken van die standaard, weten contractpartijen waar ze aan toe zijn. Je haalt ook de interpretatieruimte achteraf er uit. Zo ook met de duur van de opdracht. Wij streven ernaar dat een vaste, concrete maximale periode wordt opgenomen. Inclusief een bepaling dat die langer mag zijn indien daar redelijkerwijs aanleiding toe is. “

Voor de Bovib moet deze modelovereenkomst ook onderdeel worden van het kwaliteitsimago dat de organisatie wil uitdragen. Maar de overeenkomst is straks voor alle intermediairs te gebruiken.  “Ik zou het een eer vinden als ook niet-leden straks van onze overeenkomst gebruik gaan maken”, zegt Van Hattem.

Overeenkomst is pas het begin

Papier is geduldig. Een modelovereenkomst is snel ondertekend. Maar de overeenkomsten zijn pas het begin. Van Hattem: “Optimale beperking van risico’s kan alleen wanneer je een goede modelovereenkomst combineert met beheersmaatregelen. Maatregelen en afspraken die je gedurende de inzet van een interimmer ook continu blijft toetsen. Zowel bij onze klanten als bij die interimmers”.   Voorbeelden hiervan zijn dat inderdaad de maximale duur van de opdracht niet wordt overschreden en dat de opdrachtomschrijving nog steeds aansluit bij de praktijk.“ Naast de modelovereenkomst voor onze zelfstandigen hebben we ook een overeenkomst richting onze klanten opgesteld. Daar staan in feite gespiegelde afspraken in”, zo vult Koolen aan. “Wij hebben de expertise om te weten wat er wel en wat er niet kan. Dat vertalen we door in onze afspraken met klanten over hoe om te gaan met leiding en toezicht. Die zullen dan ook door moeten klinken in de praktijk bij onze klanten.”

“Een correcte manier van invoeren van de Wet DBA en de modelovereenkomst vraagt om een gezamenlijke inspanning van onze klanten, de zelfstandigen en ons zelf” zegt van Hattem. Dat hoeft volgens hem ook geen probleem te zijn. “Op het niveau opdrachten dat wij doen, zit niemand te wachten op een plotseling dienstverband. De opdrachtgever niet, wij niet en de zelfstandigen al helemaal niet. “

Vijf tips voor het implementeren  van de Wet DBA

Sander Koolen gaat met zijn collega’s binnenkort weer  bij opdrachtgevers langs om hen verder te informeren hoe de wet DBA te implementeren. Hij geeft alvast zijn vijf belangrijkste tips prijs:

1. Maak een inventarisatie

Welke zzp’ers zijn er bij jouw organisatie actief. Wat voor type opdrachten doen ze, hoe lang worden ze ingehuurd, wat zijn afspraken en tegen welk tarief werken ze.

2. Formuleer nieuw zzp- beleid

Bepaal of en met welke modelovereenkomsten je als organisatie wilt werken. En nog belangrijker hoe ga je er voor zorgen dat afspraken uit die overeenkomsten ook aansluiten bij de praktijk. Welke proces- en beheersmaatregelen ga je daarvoor inzetten.

3. Leg verantwoordelijkheden duidelijk vast

Organisatie en zelfstandigen hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid en belang om de Wet goed uit te voeren. Dat geldt ook voor betrokken bureaus. Duidelijkheid en communicatie zijn essentieel.

4. Stel een transitieplan op

Lopende contracten hoeven niet per sé per 1 mei over naar een modelovereenkomsten. Er geldt een overgangsperiode van een jaar. Aflopende contracten hoeven bijvoorbeeld ook niet overgezet te worden. Er geldt wel een inspanningsverplichting. Laat dus zien dat je met dit dossier bezig bent.

5. Bepaal wat met nieuwe inhuur gedaan wordt

Organisaties kunnen er voor kiezen om nieuw ingehuurde zzp’ers per 1 mei 2016 direct onder een modelovereenkomst te laten vallen. Een keuze is ook om ze eerst in het transitieplan op te nemen en pas later een modelovereenkomst  af te sluiten.