Stop met HR technologie de organisatie in te duwen.

Bij HR Tech World conferentie draait het natuurlijk om technologie die je voor HR doeleinden kunt inzetten. Zelfs de best aangeschreven of duurste software is geen garantie voor succes. Technologie implementeren wordt zelden succesvol als je gebruikers acceptatie vergeet. Vier praktijkvoorbeelden waren te zien die aantonen hoe het ook anders kan.

De eerste oplossing om technologie uit te rollen: meer technologie

Op zich ook weer niet vreemd dat op een technologie beurs de oplossing in technologie wordt gezocht. Verschillende aanbieders presenteerden hun oplossingen die speciaal ontwikkeld zijn voor een betere gebruikers acceptatie. Een mooie en goede schermopbouw, zelfs al heet je Workday, Cornerstone of Succesfactors, is niet voldoende om gebruikers de technologie ook goed te laten gebruiken.

Zo laat AppLearn, onder andere ingezet naast Workday bij Philips, zien hoe je met just in time training de gebruiker pas gaat trainen als ze een bepaalde taak daadwerkelijk van plan zijn te gaan doen. Hun app leest uit waar je in de HR applicatie bent en geeft je dan het specifieke trainingsmateriaal, documenten of video’s, die je nodig hebt om specifiek die ene taak op dat scherm uit te voeren. Zo voorkom je lange trainingen vooraf, waarvan iedereen snel weer het meeste is vergeten.

Het tweede sleutelwoord is simpel

De belangrijkste les op dit vlak is in goed Engels KISS, Keep It Simple and Stupid. De nieuwe HR software leveranciers beginnen te snappen dat gebruikers technologie willen gebruiken zoals je apps op je telefoon gebruikt.  Weinig knopjes en vooral heel intuïtief. Hoeveel mensen op de wereld kunnen er nu over weg met alle honderden functies in MS Word?

Bij een implementatie is het altijd aan te raden het aantal mogelijkheden, functionaliteiten, die je per keer uitrolt zo beperkt mogelijk te houden. Een voordeel van SaaS is hierbij dat een nieuwe versie uitrollen en functionaliteit ‘aan’ zetten veel eenvoudiger is geworden. Een ander voordeel is dat je als klant SaaS oplossingen niet onbeperkt kunt aanpassen. Zo voorkom je in de valkuil te stappen, zoals bij de oude generatie HR software. Volgens Mark Judd van Rolls-Royce (motoren) ligt de balans van ‘aanpasbaarheid’ bij Workday rond de 80-20, waarbij je voor die laatste 20% wel met behulp van de klanten community een oplossing kunt vinden

Een ander gebied waarbij simpel voorop zou moeten staan is het proces. In de presentatie van Cindy Walter van Bose Corporation noemt ze dat Simple Standard Global. Hierbij was het verboden, geen uitzonderingen, om lokale processen in te richten. Wereldwijd zijn er nu nog slechts 3 performance management cycli voor sales, service en alle andere vaste en flexibele werkenden, daar waar er vroeger alleen al in de VS 56 verschillende formulieren waren.

Wanneer komen alle gebruikers in beeld?

De klassieke valkuil in HR technologie implementatie projecten is precies dat, dat je ze alleen ziet als technologie projecten. De HR technologie leverancier naar keuze is meestal de drijvende kracht achter het project en hun focus is op techniek. Functie eisen opstellen, bouwen, configureren en testen met hooguit een paar vertegenwoordigers uit de gebruikers groep. Wanneer komen de andere gebruikers dan beeld? Meestal op de dag van de grote uitrol, met communicatie via mail en intranet, en trainingen. En vier weken later is het project klaar, toch?

Dit soort trajecten zijn helaas niet vaak succesvol. Dan duw je HR tooltjes naar medewerkers die ze vervolgens liefst zo weinig mogelijk gebruiken. Vanaf de eerste dag is het nodig om naar gebruikers te luisteren. Bij Bose gingen ze hierin extreem ver door en maakten er een echt cultuur traject van. Men ging eerst een jaar lang de wereld over naar alle kantoren om te luisteren naar hun uitdagingen en om de beste 50 HR mensen uit de operatie te trekken. Die werden vervolgens 18 maanden als projectteam apart gezet en rolden Workday uit over de wereld. Hierbij ging slechts 15-20% van de projectkosten op aan technologie. Toevallig of niet is dit ook de verhouding die Jason Averbook vanmorgen noemde in de balans People-Process-Technology.

Begin met het waarom

Geheel in lijn met de theorieën van de eerste spreker op HR Tech World Simon Sinek heeft men bij Philips een specifieke Adoption Aanpak ontwikkeld, die begint met de ‘Why’.

Xavi Martinez legt de vier stappen in deze aanpak toe;

1. Frame, link naar de strategie, begin met het waarom,
2. Co-create, altijd samen met gebruikers vanaf dag 1,
3. Combine, maak het simpeler door processen en functionaliteit samen te voegen,
4. Iterate, re-frame en evolueer. Accepteer dat het nooit af is en blijf ontwikkelen.

Ieder traject zou dus moeten beginnen met de vraag ‘waarom wil de gebruiker dit?’ Als je hier geen antwoord op kan geven wordt het een lastig project. Je zult op zoek moeten maar de win-win voor alle partijen. Gebruik het waarom als uitgangspunt voor je hele traject en gebruik het in de volgende stappen van het hele traject, dat dus niet ophoudt 4 weken na go live.

Het is geen technologie waar het om draait

Samenvattend is de sleutel tot succes van een technologie project dus niet die technologie zelf. Begin met de Why, daarna met de People en de Processes. En als je dan als laatste met de Technology aan de gang gaat, hou het simpel.