Gebalanceerde Flexibiliteit: Ondernemerschap door loslaten van vast functies.

Je bedrijf flexibeler maken? Er is veel meer mogelijk dan een flexibel contract! Met dat uitgangspunt zette TNO in het digitale boek ‘Gebalanceerde Flexibiliteit’ tien voorbeelden van organisaties op een rij die innovatieve alternatieven hebben ontwikkeld voor flexibel organiseren. Dat boek en het conclusies daarin, zijn dit artikel al eerder op ZiPconomy besproken. Hierbij een van de besproken cases: het accountantskantoor FMS, dat meer ondernemerschap creert door het loslaten van de vaste functie.   

Full Management Support (FMS) is geen gewoon accountantskantoor. Dat blijkt al uit hoe het kantoor vijftien jaar geleden door Wilfried Dam is opgericht.  Wilfried startte zijn kantoor in de rol van manager van zijn goede vriend DJ Tiësto. In de loop der jaren heeft hij een enorm (internationaal) netwerk opgebouwd. Tiësto heeft inmiddels ruimschoots de wereld veroverd en Wilfried heeft zijn kantoor zien groeien naar ‘accountancy 2.0’ met 25 pro-actieve medewerkers, waaronder onder andere accountants, juristen en fiscalisten. De medewerkers van FMS begeleiden de ondernemer in elke fase van zijn ondernemerschap. Het maken van jaarrekeningen is maar een heel klein deel van het werk.

• Organisatienaam: Full Management Support
• Plaats: Breda
• Wat: Accountants & advieskantoor
• Doelgroep: MKB
• Aantal medewerkers: 25 en een netwerk van ZZP’ers
• Soort arbeidsflexibiliteit: zelfsturende teams, ondernemerschap door functionele flexibiliteit
• Resultaat: medewerkers werken meer samen en zijn ondernemender, groei 20% per jaar, klanttevredenheid 8+, aantrekkingskracht nieuw personeel

Accountancy werk verandert

Als ICT grote delen van het accountancywerk overneemt, moet je ervoor zorgen dat je toegevoegde waarde blijft bieden aan je klanten. Een jaarrekening is in de nabije toekomst met een druk op de knop gemaakt en daarnaast neemt het belang van historische cijfers af. Om hier op in te springen besloot Wilfried enige jaren geleden FMS hier op voor te bereiden. Het eerste jaar heeft Wilfried erg veel moeite gehad om het personeel te overtuigen dat er een noodzaak was om te veranderen. Er was nog geen omzetdaling te merken. Klanten waren nog blij met de traditionele diensten die accountantskantoren leverden. Inmiddels denken de meeste klanten anders: wat heb ik aan een jaarrekening die alweer achterhaald is op het moment dat die af is? Ze hebben veel meer behoefte aan actuele cijfers, management informatie en adviesgesprekken. De studie accountancy bestaat voornamelijk uit accountancy en nauwelijks uit bedrijfskunde en adviesvaardigheden. Binnen FMS is men daarom een aantal jaren geleden een traject gestart om het ondernemend vermogen, de pro-activiteit en de adviesvaardigheden van medewerkers te verbeteren via onder meer zelfsturende teams en resultaatgericht werken.  Door medewerkers meer vrijheid en verantwoordelijkheid te geven is men ondernemender, innovatiever en daardoor klantgerichter geworden. De accountant 2.0 denkt meer met de klant mee en denkt multidisciplinair. Daarin moet je als medewerker flexibel zijn. Als je het zelf als team niet kan bieden, moet je in je netwerk kijken hoe je die klant toch kunt helpen.

“Ik merk dat de medewerkers ondernemender zijn geworden, meer klantgericht, zelf op pad gaan en met eigen initiatieven komen”(Wilfried Dam, directeur en oprichter FMS)

Verbinden

FMS bestaat nu uit zes multidisciplinaire zelfsturende teams die zijn georganiseerd rond groepen klanten. De teams zitten van tevoren bij elkaar om breder naar de klanten te kijken: waar is deze klant mee geholpen? FMS wil op de core-business gebieden mensen in dienst hebben.  Daarnaast fungeert FMS als een netwerkorganisatie. Op deze manier kan FMS de klanten zo breed mogelijk adviseren. FMS probeert altijd interessante verbindingen te leggen. Bijkomend voordeel is dat de medewerkers van FMS in aanraking komen met andere vakgebieden en daarmee hun horizon verbreden.  Zo organiseert FMS bijvoorbeeld regelmatig bijeenkomsten en evenementen waarbij ze klanten en stakeholders bij elkaar brengen. Zorgvuldig nodigen zij ondernemers uit die wellicht iets voor elkaar kunnen betekenen. Ze hebben ‘Vrienden van FMS’ opgezet om de netwerkorganisatie vorm te geven. Een netwerk van professionals van gerelateerde disciplines waaruit men kan putten en kan voorstellen bij klanten. Ze genereren leads over en weer. Dat gebeurt informeel en op basis van vertrouwen.

Talenten benutten

Arbeidsflexibiliteit bestaat bij FMS uit functionele flexibiliteit. Dit om te zorgen dat talenten van mensen zo veel mogelijk worden benut en ingezet. FMS laat de vaste kaders van functies los en wil mensen juist benutten op hun talenten. FMS probeert ze daarin goed te begeleiden. Zoals genoemd zijn de huidige opleidingen nog niet klaar voor het nieuwe type accountant. FMS kan medewerkers bijvoorbeeld een kopopleiding bedrijfskunde bieden om een bredere blik te ontwikkelen op ondernemerschap.  Mirjam Hament, innovatiemanager, heeft de afgelopen jaren het team en individuele medewerkers gecoacht. In die gesprekken daagde ze alle medewerkers uit hun persoonlijk doel op langere termijn te formuleren. Ook is het team getraind in advies- en ondernemende vaardigheden. Waar sta je nu en welke stappen kan je nemen? Welke bagage heb je nodig om een goede gesprekspartner te zijn van je klanten? Mirjam is net als Wilfried geen standaard accountant. Naast dat ze Register Accountant is en bij multinationals heeft gewerkt, heeft ze ook de Rietveldacademie gedaan. Deze diversiteit in achtergrond komt van pas bij de begeleiding van organisaties in verandering.

FMS heeft de volgende filosofie bij het verandertraject gehanteerd: FMS is goed voor de medewerkers, de medewerkers zijn goed voor de klant, de klant is goed voor FMS. Ze merken inderdaad dat de medewerkers ondernemender zijn geworden, meer klantgericht, zelf op pad gaan en met eigen initiatieven komen. Het verhoogt het werkplezier en het zorgt voor blije klanten.

“Ik heb altijd gedacht dat ik geen ambitie had, maar ik ben er bij FMS achter gekomen dat ik die wel degelijk heb. De vrijheid dat je naast je vaste takenpakket ruimte krijgt om je op andere vlakken te ontwikkelen is geweldig.” (Marian Caron, gestart als office manager en nu verantwoordelijk voor marketing, communicatie & pr)

Wat zeggen de medewerkers?

De functie van office manager is voor Marian Caron  in de ruim 5 jaar dat ze bij FMS werkzaam is helemaal veranderd. Ze had interesse om zich te ontwikkelen op het gebied van marketing, communicatie & pr en bleek daar talent voor te hebben. Ze heeft deze rol vanaf nul opgezet. Het is uniek voor accountantskantoor dat er een medewerker is die de marketing, communicatie & pr verzorgt. De directie heeft daar bewust voor gekozen en tijd en geld voor vrijgemaakt. Marian houdt ook zelf het budget en de uitgaven bij. Dat ze die kans heeft gekregen, heeft ook gemaakt dat ze er nog steeds met plezier werkt. “Ik heb altijd gedacht dat ik geen ambitie had, maar ik ben er bij FMS achter gekomen dat ik die wel degelijk heb. De vrijheid dat je naast je vaste takenpakket ruimte krijgt om je op andere vlakken te ontwikkelen is geweldig.”

Joost Koeken, senior accountant, en iemand die zich heeft mee-ontwikkeld met FMS de afgelopen jaren, is van mening dat door het aangeven wat je graag doet en wat je niet graag doet, het leven alleen maar uitdagender en interessanter wordt. Als leidinggevende dien je hier dan wel de ruimte voor te geven. En als werknemer zijnde heb je hier natuurlijk wel weer durf voor nodig. Ga maar eens tegen je leidinggevende zeggen dat je een deel van je functie helemaal niet leuk vindt. Dan moet je wel vertrouwen hebben in de leiding. Voor sommige mensen is het een bevrijding om buiten de functiekaders te mogen denken en voor anderen is het juist weer lastig, want het geeft ook onzekerheid. Laat de medewerkers vooral zelf praten. Je moet het idee wegnemen dat medewerkers niets te vertellen hebben. Mensen zover krijgen dat ze jou hun standpunten gaan vertellen en leer daarvan. Sta open voor hoe het ook op een andere manier kan.

Uitdagingen

Accountants zijn niet altijd even flexibel. Omdat de medewerkers in eerste instantie zelf niet de noodzaak voelden om te veranderen, koste het best wat tijd voordat het team om was. Dit had ongetwijfeld ook te maken met een bepaalde angst. Ze hadden al jaren op de oude manier hun klanten bediend met jaarrekeningen maken en dat moest nu opeens anders. Het team moest vertrouwen krijgen dat ze iets zinnigs te zeggen hebben en er naar wordt geluisterd. In het begin ging dat heel stroef. In de loop der jaren heeft FMS dat gelukkig zien veranderen. Een dergelijk verandertraject is niet altijd even makkelijk en niet alles lukt. Het is een lange weg van jaren. Vernieuwende dingen zoals de zelfsturende teams, de ontwikkeling naar meer eigen ondernemerschap en het nadenken in een klantteam gaat met kleine golven. Het lukt niet in een keer, het is een proces van vallen en opstaan. Het is geen tsunami.

Tips

• Zorg als leiding voor een duidelijke visie, een stip op de horizon
• Creëer eigenaarschap, geef verantwoordelijkheid aan de medewerkers in kleine eenheden
• Breng mensen bij elkaar, je moet de boel soms opschudden, laat mensen ‘rare’ gesprekken  voeren met andere mensen met een andere blik
• Zoek naar de kracht van je mensen en luister naar hun ideeën
• Geef ruimte om te experimenteren en verantwoordelijkheid
• Investeer bewust tijd en geld
• Pak het gestructureerd aan, schrijf er een programma voor
• Accepteer dat het niet alleen en altijd maar positief is, er haken ook mensen af

Het (online) boek Gebalanceerde Flexibiliteit’ van TNO met nog negen andere casussen en een het onderzoeksverslag is hier te vinden.