Wet DBA stelt nieuwe eisen aan je bedrijfsvoering als zelfstandig professionals. Een paar tips.

Als zelfstandige kan het je niet ontgaan zijn: de VAR is afgeschaft, de Wet DBA is ervoor in de plaats gekomen. Maar wat betekent dit nu voor jou als zp’er? En waar moet je precies op letten? In dit artikel lees je hoe je daar als zelfstandige het best op kunt inspelen op een die veranderingen.

Verdwijnen VAR stelt nieuwe eisen

Het vervangen van de VAR door de modelovereenkomst heeft als doel om de schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Maar wat voor gevolgen heeft dit voor de eerlijke, gewone zp’er? Hieronder staan een aantal belangrijke gevolgen en hoe je hier als zp’er het beste mee om kunt gaan.

De VAR gaf een zekere duidelijkheid over zowel de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer als het feit of je door de Belastingdienst gezien werd als zelfstandige ondernemer. Met het verdwijnen van de VAR verdwijnt deze zekerheid vooraf. Belangrijk is te beseffen dat de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vooraf geregeld kan worden via een modelovereenkomst. Maar de zekerheid over het ondernemerschap wordt pas achteraf duidelijk. Namelijk bij de aangifte.

Om als opdrachtnemer gezien te (blijven) worden door de Belastingdienst, en daarmee aanspraak te maken op een aantal fiscale voorzieningen, vraagt de Belastingdienst van zelfstandigen dat hij/zij, nog meer dan voorheen, zijn bedrijfsvoering goed op orde heeft.

Hoe speel je erop in?

De Wet DBA vraag dus dat je als zelfstandigen meer aandacht moet besteden aan een aantal onderwerpen. We zetten ze op een rij.

Opdrachtformulering

In een modelovereenkomst staat onder andere dat er geen sprake is van een gezagsrelatie is of dat je je zelf kan laten vervangen. Minstens zo belangrijk is dat in de overeenkomst een goede opdrachtformulering staat. Deze opdrachtformulering moet zoveel mogelijk in ‘output’ termen omschreven staan. Dus ‘wat’ ga je opleveren’ en ‘hoeveel tijd’ ga je daaraan besteden.

Urenregistratie cruciaal

Een goede manier om in een overeenkomst ook echt te laten zien dat je ondernemer bent, is door te werken met een urenbegroting. Dat wijkt immers af van hoe werknemers werken en laat zien dat je output gericht werkt.

Bovendien is een nauwkeurige urenregistratie een must voor een gezonde bedrijfsvoering. Heb je je urenregistratie van opdrachten in het verleden goed bijgehouden, dan maak je voor toekomstige opdrachten ook een betere inschatting. Hierdoor ben je tevens in staat om af te stappen van het ‘uurtje-factuurtje’ verdienmodel. Dit draagt vervolgens weer bij aan de professionalisering van de relatie tussen jou en de opdrachtgever.

Urenregistratiesoftware is een zeer geschikte tool om efficiënt je uren in kaart te brengen. Met een online tijdregistratiesysteem heb je als zp’er altijd een up-to-date overzicht en kun je precies zien hoeveel tijd je aan elk project besteedt. Middels een urenregistratie app klok je eenvoudig je uren op een smartphone zodat je niks vergeet en geen inkomsten misloopt.

Verder is een urenregistratie natuurlijk belangrijk voor het recht op bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek. Immers, die aftrek krijg je alleen wanneer je meer dan 1225 uren aan je onderneming besteedt. De verwachting is dat de Belastingdienst ook daar meer op gaat letten. Hou in je urenregistratie ook de uren bij die je niet kan doorbelasten aan je opdrachtgever. Ook die tellen mee. Met een goede registratie heb je hierdoor altijd een overzicht paraat voor de Belastingdienst om aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet. Wat wil je nog meer!

Relatiebeheer onmisbaar

Het is een misvatting dat gezien het ontbreken van een gezagsrelatie geen contact of afstemming kan zijn tussen jou en je opdrachtgever. Zolang dat contact maar over de uitkomsten van de opdracht gaat. Klantcontact is natuurlijk cruciaal voor een goede uitvoering van een opdracht.

Maar hoe pas je relatiebeheer effectief en efficiënt toe? CRM software biedt dan uitkomst. Via een CRM pakket kan je goed bijhouden wanneer en wie je spreekt. Wanneer je in een dergelijke tool vastlegt waarover je gesproken hebt, kan je bij een controle door de Belastingdienst ook laten zien waar de gesprekken over gingen. Zo kun je dus eenvoudig bewijs van opdrachtnemerschap aanleveren.

Een CRM is een handige tool om al je relaties te beheren op één centrale plek. Een CRM helpt je klantinformatie snel en gemakkelijk organiseren. Hoe meer je weet over je klanten, hoe beter je ze kan helpen met je product of dienst. Niet meer zoeken naar klantgegevens of het laatste contact in je mailbox, maar direct al je klantinformatie duidelijk weergegeven in één overzicht. Hierdoor communiceer je de juiste zaken op het juiste moment en versterk je de relatie met de klant.

Belang van acquisitie

Naast een goede klantrelatie, is het ook van belang om verschillende opdrachten binnen te halen. Wanneer je voornamelijk werkt voor één opdrachtgever, is de kans groot dat dit voor de Belastingdienst lijkt als een vast dienstverband. Daarom is het goed om projecten voor diverse opdrachtgevers te doen, zodat je je positie als zp’er waarborgt.

De brancheorganisatie Bovib voorspelt na een onderzoek onder de klanten van haar leden, dat er zo’n 100.000 zp’ers kans hebben dat ze de opdracht kwijtraken door deze wetswijziging. Daarnaast lijkt het veel moeilijker te gaan worden om als zelfstandige langlopende opdrachten uit te voeren bij één en dezelfde opdrachtgever. Hoe speel je als zp’er hierop in? Acquisitie is het toverwoord!

Je moet dus achter nieuwe klanten aan. Want hoe meer klanten je hebt, hoe kleiner het financiële risico als er één wegvalt. Ook hier helpt een CRM voor de zp’er. Het geeft namelijk structuur aan je verkoopproces waardoor je effectiever verkoopt. Hoe beter jij je potentiële klanten kent, hoe groter de kans is dat ze klant worden. Bovendien kun je niet alles onthouden. Wees eerlijk, hoe vaak heb je gehad dat je een potentiële klant vergeet te bellen of vergeet een offerte te sturen? Vast wel een aantal keer. Met een online CRM is dat verleden tijd en heb je alles goed bewaard en geordend op één plek. Dit maakt je verkoopproces sneller waardoor je kosten per acquisitie lager zijn en een hogere conversie hebt van lead naar betalende klant.