Gebalanceerde Flexibiliteit: Flexers als toppers in Elkerliek Ziekenhuis

Organisaties op zoek naar manieren om mee te bewegen met de omgeving kiezen al snel voor flexibele contracten. Maar dat is slechts één van de vele mogelijkheden.  TNO laat in haar boek ‘Gebalanceerde Flexibiliteit’ tien voorbeelden uit de praktijk zien. Innovatieve alternatieven voor flexibel organiseren. In deze aflevering het Elkerliek Ziekenhuis in Helmond 

Flexers voegen wat toe in het Elkerliek. Het regionale ziekenhuis met locaties in Helmond, Deurne en Gemert werkt sinds 1,5 jaar met een intern flexbureau voor verpleegkundigen om fluctuaties op te vangen in de hulpvraag. Marieke Groenen, coördinator van het flexbureau, vertelt ons hoe het werkt en wat het oplevert. Verpleegkundige Hetty Landmeter deelt haar ervaringen als medewerker.

Hoe het werkt

Via het flexbureau worden verpleegkundigen ingezet op de verschillende afdelingen van de kliniek: 5fte flexkrachten met een klein contract en 15fte met een vast rooster. Dat komt neer op 10% van de totale bezetting. De oproepkrachten hebben een klein vast contract van 4-8 uur per week. Zij hebben bewust gekozen voor een flexcontract met weinig uren en geen vast rooster omdat ze zelf die flexibiliteit willen houden. Het zijn onder andere mensen die een HBO-opleiding doen en daarnaast ook willen werken of mensen met jonge kinderen. De groep met een vast rooster bestaat uit medewerkers met een tijdelijk contract en uit vaste medewerkers die kennis willen maken met verschillende afdelingen. Het flexbureau dient als selectie van goede nieuwe medewerkers en om vaste medewerkers meer variatie en ontwikkeling te bieden.

• Organisatienaam: Elkerliek ziekenhuis
• Plaats: Helmond
• Aantal medewerkers: 2.300 totaal / 200 verpleegkundigen
• Soort arbeidsflexibiliteit: intern flexbureau voor nieuwe en vaste medewerkers
• Resultaat: geen overbezetting meer, selectie van goede nieuwe medewerkers, meer variatie en ontwikkeling voor vaste medewerkers, kennisdeling

Doelen voor de organisatie

Het flexbureau zorgt voor het opvangen van fluctuaties in de hulpvraag. Voorheen was er op iedere afdeling een maximale vlakke bezetting, het hele jaar door. Aangezien de hulpvraag door het jaar heen niet constant is, was er een groot deel van het jaar sprake van overbezetting. Door 10% flexibel te maken, kon een hoop worden bespaard. Daarnaast vangt het flexbureau langdurige afwezigheid zoals zwangerschapsverlof, vakantie en langdurig verzuim op. Verzuim onder 3% moeten de afdelingen oplossen door flexibeler om te gaan met de uren die hun vaste medewerkers op jaarbasis kunnen werken. Doordat er medewerkers op de afdeling komen die ook ervaring hebben met andere afdelingen en nieuwe kennis inbrengen vanuit hun opleiding (net-afgestudeerden), draagt het flexbureau actief bij aan de kennisdeling. Er worden bijvoorbeeld wel eens patiënten bij een andere afdeling dan gewoonlijk geplaatst. De vaste medewerkers weten dan soms even niet wat te doen omdat ze dat niet gewend zijn. Een medewerker van het flexbureau met bredere ervaring kan daar dan heel goed op inspelen en voegt zo echt wat toe aan het team. Dat kan nog meer worden uitgebouwd.

Ontwikkelmogelijkheden medewerkers

De flexmedewerkers kunnen kennis maken met verschillende afdelingen. Dit draagt bij aan hun ontwikkeling. Iedere flexer krijgt een jaargesprek waarin ook de persoonlijke ontwikkeling aan de orde komt. Ze werken maximaal een half jaar vast voor een afdeling. Ze zijn dan volwaardig lid van de afdeling.  Daarna wordt besproken wat een goede vervolgstap zou zijn. Marieke Groenen heeft  een werkgroep opgesteld om een plan te maken voor de opleiding van de flexers: welke modules moet wie gaan volgen en aan welke scholing is nog meer behoefte? Het blijkt dat de medewerkers meer ondersteuning nodig hebben in het omgaan met hun positie als flexer. Welke competenties zijn daarbij nodig en hoe laat je je toegevoegde waarde zien op de afdeling? Daarnaast is aan vaste medewerkers van de afdelingen gevraagd om informatie over het specialisme te geven in het werkoverleg en zo hun ervaring en expertise te delen met de flexers. Dit versterkt de verbinding tussen de flexers en de medewerkers op de vaste afdelingen.

Flexer aan het woord

Hetty Landmeter werkt met een vast contract 24 uur per week via het flexbureau. Ze is al 10 jaar verpleegkundige en heeft bij veel ziekenhuizen gewerkt. “Ik vind het leuk om op verschillende afdelingen te komen en veel mensen te kennen. Het combineren van werk en privé is ook erg goed mogelijk via het flexbureau.” Hetty heeft een zoontje van 1 jaar en volgt naast het werk een opleiding management in de zorg. “Voor de opleiding krijg ik veel mogelijkheden om opdrachten in de praktijk via het flexbureau uit te voeren: een coachingstraject met een medewerker, vergaderingen voorzitten, een functioneringsgesprek voeren. Je moet wel zelf initiatief tonen in je jaargesprek dat je dat soort dingen wilt, maar dan wordt het ook geregeld.”

Uitdagingen: ideale mix en imago

Er is veel doorstroom vanuit het flexbureau naar de vaste afdelingen. Wat dat betreft werkt de selectie dus goed. Marieke Groenen is trots op dat succes, maar ze wil ook graag continuïteit in het flexbureau opbouwen. Het doel is om nu een ideale mix te krijgen:

• goede nieuwe medewerkers die doorstromen naar een vaste afdeling en
• vaste medewerkers die er bewust voor kiezen om flexibel inzetbaar te zijn op verschillende afdelingen omdat dat meer variatie en ontwikkelmogelijkheden biedt.

Hetty Landmeter heeft voor haar opleiding een onderzoek onder de collega’s gedaan. Daaruit bleek dat de helft graag de afwisseling heeft tussen afdelingen en dat de andere helft, met name de nieuwe medewerkers, het liefst doorstroomt naar een vaste afdeling.

Afdelingsmanagers zijn ook gewend geraakt om de fluctuaties helemaal op te vangen via het flexbureau. Ze zouden dit meer kunnen combineren met flexibiliteit binnen hun afdeling en door meer samenwerking met andere afdelingen. Vaste medewerkers zijn soms ook breder inzetbaar en, vooral de nieuwe, flexers zijn soms juist weer niet overal op inzetbaar. Periodiek vindt er overleg plaats tussen de afdelingsmanagers om te kijken waar geschoven moet worden volgens de planning en welke kwaliteiten er nodig zijn. De afdelingen kennen de kwaliteiten van hun eigen medewerkers en het flexbureau weet waar welke flexer het beste past.

Het management wil dat het flexbureau uiteindelijk de plek is van waaruit de echte toppers worden ingezet. Het imago is nu soms nog niet wat het zou moeten zijn. De afdelingen hebben soms nog een verkeerd beeld van flexers. Dit is nu wel een stuk verbeterd omdat ze positieve ervaringen hebben opgedaan met de mensen van het flexbureau en de flexers inmiddels ook kennen, maar het kan nog beter. De missie en de visie van het flexbureau wordt nu ontwikkeld met diverse stakeholders uit de organisatie om een breed draagvlak te creëren. Flexers werken daar ook zelf aan mee, waaronder Hetty Landmeter. “We moeten laten zien waar we voor staan en waar we trots op zijn. Op die manier kan je de juiste verwachtingen scheppen. Sommige flexers weten nu niet wat ze moeten zeggen wat ze nu eigenlijk zijn. Met de visie hebben ze een weerwoord als ze alleen als hulpje worden behandeld.”

Tips

Als Marieke Groenen en Hetty Landmeter terugkijken op het proces, zouden ze andere organisatie de volgende tips geven:

• Doe aan verwachtingsmanagement aan de voorkant: wat verwacht de organisatie van een flexbureau?
• Zorg in een vroeg stadium voor een traject met de diverse stakeholders rondom de missie en visie.
• Neem de tijd voor een goede voorbereiding in de uitvoering: stel een competentieprofiel op voor de flexer, zorg voor een goede basistraining voor nieuwe flexers.
• Zorg voor een goed ondersteunend systeem. Het matchen van hulpvraag en aanbod is erg arbeidsintensief.
• Ontwikkeling en waardering van de flexers zijn essentieel. Het zijn waardevolle mensen waarmee we hier in de kliniek niet zonder kunnen. Ze brengen nieuwe kennis in, vangen tekorten op en kunnen snel schakelen. Zogenaamde toppers.

Het (online) boek Gebalanceerde Flexibiliteit’ van TNO met nog negen andere casussen en een het onderzoeksverslag is hier te vinden.