Wat je allemaal moet weten over rittenregistratie

Een goede rittenregistratie is van belang, voor zowel de Belastingdienst als de werkgever. Het maakt het soort ritten inzichtelijk en voorkomt dat je een vervelende boete in de bus krijgt. Ben je nog niet zo op de hoogte over rittenregistratie? Wij vertellen je in het kort wat je allemaal moet weten over rittenregistratie.

Wat is rittenregistratie?

Een rittenregistratie is de documentatie van je gereden kilometers met je bedrijfsauto. Met een goed bijgehouden rittenregistratie kun je aan de Belastingdienst aantonen dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden.

Wanneer moet je rittenregistratie bijhouden?

Je houdt dus de ritten van je zakelijke- en privékilometers bij wanneer je in een bedrijfsauto rijdt. Dit bijhouden doe je voor zowel de Belastingdienst als je werkgever. Kom je over de vijfhonderd privékilometers heen, dan dien je bijtelling te betalen en dit kan hoog oplopen. Voordat je over de grens van vijfhonderd kilometer komt, moet je de Belastingdienst hiervan op de hoogte stellen. Daarnaast dien je deze gegevens minimaal zeven jaar te bewaren in je administratie.

Hoe kun je de rittenregistratie bijhouden?

Houd je nog handmatige je rittenregistratie bij? Dat is eigenlijk onbegonnen werk. Het beste kun je hier een systeem voor gebruiken, dat alles nauwkeurig en gedetailleerd voor je documenteert. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van een blackbox of urenregistratiesysteem. Met een blackboxsysteem worden geautomatiseerd je ritten geregistreerd met behulp van een GPS. Dit scheelt een hoop tijd. Let er wel op dat jij wel voldoet aan de eisen van de rittenregistratie. En niet alleen jij maar ook het systeem dat je gebruikt, moet aan de eisen voldoen. Je kunt dit checken via het keurmerk registratiesystemen. Naast een blackboxsysteem kun je ook gebruikmaken van een rittenregistratie systeem. Veel urenregistratiesoftwarepakketten hebben ook een mobiele app die je op je smartphone of tablet kunt gebruiken. Zo kun je eenvoudig onderweg je rittenadministratie bijhouden.

Wat moet ik vermelden

In de rittenregistratie dien je kenmerken van de auto te benoemen zoals het merk, het type en het kenteken. Ook benoem je de periode waarin je de auto tot je beschikking hebt. Tot slot, en misschien wel het meest belangrijke, zijn de ritgegevens. In de ritgegevens documenteer je per rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek- en aankomstadres (van zowel heen- en terugreis), de gereden route, het soort rit (privé of zakelijk) en de privé-omrijkilometers wanneer je tijdens dezelfde rit zakelijke én privékilometers rijdt.

En als de rittenregistratie niet klopt?

Wanneer de rittenregistratie niet klopt, kun jij (en je werkgever) een flinke boete krijgen. Deze boete is gebaseerd op het bedrag wat de schatkist van de Belastingdienst is misgelopen. Dit bedrag kan oplopen tot wel 5278 euro en dat wil natuurlijk niemand. Dus zorg dat je het goed bijhoudt, zodat je ongemakken voorkomt.