5 keer 5 verbeterpunten voor digitale marktplaatsen voor inhuur interim professionals

Het aantal digitale marktplaatsen van de overheid voor inhuur van professionals neemt toe. Er is nogal wat onvrede bij gebruikers. Bij zelfstandigen en bemiddelingsbureaus, maar ook aan de kant van opdrachtgevers.

Aanleiding voor de bureaus Omniplan en Neuf & Associates, specialisten op het terrein van  ruimtelijke ontwikkeling, om een kennissessie te organiseren. Met als doel tot verbeterpunten te komen. De uitkomst van een vruchtbare bijeenkomst was een lijst met vijf keer vijf verbeterpunten. 

Voor- en nadelen van marktplaatsen in kaart gebracht

Marktplaatsen die overheden gebruiken om interim posities in te vullen, roepen altijd veel reacties op. Zoals te lezen was in het inleidende verslag over deze kennisbijeenkomst over de “zin en onzin van marktplaatsen” (zie hier) zijn die reacties zeker niet alleen maar negatief. Marktplaatsen, of beter gezegd Dynamische Aankoop Systemen, kunnen zorgen voor meer transparantie rond het inhuurproces, ze dwingen opdrachtgevers om scherper hun vraag te formuleren en geven meer partijen – ook zelfstandigen – de mogelijkheid mee te dingen naar opdrachten.

Maar er zijn ook meer dan genoeg zorgen en verbeterwensen over de marktplaatsen. Zo veel werd wel duidelijk uit de reacties uit de zaal op de inleiding van expert Mark Bassie en de pitches van een vijftal panelleden: Hans van Dijk (Omniplan en Neuf); Corien Huiskamp, Manager Bouw, TU Delft directie FMVG; Hans Nieuwenhuys, Inkoopadviseur Gemeente Leiden / Servicepunt71; en Jaap Jan Westland, Consultant Flextender.

De verbeterpunten die uit de discussie naar voren kwam liet zich verdelen in een vijf thema’s:

1. Meer managementinformatie
2. Betere communicatie
3. Betere terugkoppeling
4. Meer uniformiteit
5. Transparante selectie

Alle aanwezigen, een mix van opdrachtgevers, zelfstandigen, bureaus maar ook beheerders van marktplaatsen, werd door Hugo-Jan Ruts van ZiPconomy, die de kennissessie begeleidde, aan het werk gezet.

Uit die verschillende brainstormsessies kwam vervolgens een flinke lijst aan suggesties. Deze werden van commentaar werden voorzien door de panelleden.

1. Meer managementinformatie

• Sector vermelden van het type opdrachten
• Indicatie weergeven van minimaal/maximaal tarief opdrachten
• Prognoses benoemen van toekomstige behoeften opdrachtgever
• Terugkoppeling over wie de opdracht heeft gewonnen en tegen welk tarief
• Alert uitsturen aan inschrijver wanneer er een opdracht is die aansluit bij zijn/haar ‘past performance’ wat betreft kennis, vaardigheden en tarief

Commentaren
Hans van Dijk: “Als zzp’er of als bureau probeer je je alleen daar in te schrijven waar je de meeste kans maakt op een opdracht. Informatie over het soort opdrachten en de bandbreedte van de tarieven per marktplaats is daarbij van toegevoegde waarde. Veel marktplaatsen bieden al de mogelijkheid om per categorie te registreren. Prognoses over toekomstige behoeften aan expertise bij opdrachtgevers geven opdrachtnemers gelegenheid daarop te anticiperen.”

Corien Huiskamp: “Kanttekening vanuit de overheid: politieke en bestuurlijke besluitvorming is traag. Wanneer het besluit over de capaciteitsindeling op een project rond is, dient het wervingsproces zo snel mogelijk opgestart te worden.”

Hans van Dijk: “Snelle besluitvorming en goede prognoses zijn van belang om de beste professionals – denk aan specifieke senior rollen – in te kunnen plannen en aan te kunnen bieden.”

2. Betere communicatie

• Richt het proces rondom vraag en aanbod professioneel in
• Volg de gecommuniceerde planning (waaronder termijnen voor terugkoppeling)
• Geef terugkoppeling na de bieding: u bent wel/niet uitgenodigd voor gesprek
• Geef ruimte aan extra toelichting/informatie door de opdrachtgever via een Nota van Inlichtingen of liever nog via een online spreekuur, webinar, chat of vragenuur (Q/A)
• Geef inschrijvers de kans zichzelf te presenteren met een korte video
• Wees telefonisch bereikbaar voor vragen, zorg voor menselijk contact

Commentaren
Corien Huiskamp: “Het aanbieden van een webinar door de opdrachtgever is een goed idee.”

Hans Nieuwenhuys: “Probeer zoveel mogelijk op brancheniveau met elkaar te praten over deze verbeteringen om versnippering tegen te gaan.”

Mark Bassie: “Er zijn experimenten van aanbestedende diensten waarbij leveranciers één keer per jaar worden uitgenodigd voor een relatiedag. Een goed initiatief waarbij partijen de gelegenheid krijgen om de kwaliteit van het proces te evalueren. Daarnaast is het raadzaam om op reguliere basis evaluatiemomenten in te plannen. Door in kleinere groepen concrete opdrachten te evalueren, komen verbeterpunten sneller aan het licht.”

Mark Bassie: “Vanuit de overheid worden geen duidelijke selectiecriteria gegeven voor het inhuurproces op digitale marktplaatsen.”

3. Betere terugkoppeling

• Geef tenminste enige terugkoppeling, dat is al een goed begin
• Doe dit binnen redelijke termijn, in ieder geval niet langer dan de termijn voor het inschrijven
• Geef eerlijke terugkoppeling met vermelding van scores voor tenminste de top 5 inschrijvers
• Kwalificeer een terugkoppeling met sterren die de inschrijver weer kan gebruiken bij volgende inschrijvingen. Ook de aanbestedende dienst zou die score bij een volgende uitvraag later opnieuw kunnen oproepen en benutten
• Geef zzp’ers een gedegen terugkoppeling. Het openbaar bestuur is namelijk ook in staat om 10 of 20 grote partijen uitvoerige feedback te geven bij Europese aanbestedingen.

Commentaren
Jaap Jan Westland: “Logische opmerkingen. De tevredenheid van de inschrijvers is belangrijk voor marktplaatsaanbieders. De vorm moet wel uitvoerbaar zijn voor de aanbestedende dienst. Wat dat betreft is de marktplaatsaanbieder afhankelijk van de input van de inhurende partij.” 

Vanuit het publiek: “Gebrek aan communicatie is een menselijk probleem. Een afwijzing voor een opdracht is vervelend. Des te belangrijker is het als de aanbestedende dienst bereikbaar is voor commentaar indien die behoefte er is.”

Corien Huiskamp: “Eerlijk feedback geven kost tijd en de nodige moed. Daarom gebeurt het niet altijd. Managers vinden het soms lastig om uit te leggen waarom ze voor de een en niet voor de ander kiezen. Het gevoel is bovendien niet altijd in woorden te vatten. Objectieve criteria formuleren binnen de kaders is een uitdaging.”

Hugo-Jan Ruts: “Er is meer aandacht nodig voor de positie van kandidaten / inschrijvers. Gedegen terugkoppeling was ook al nodig voordat digitale marktplaatsen bestonden. Dat is niet nieuw. Je raakt zo de betere kandidaten gewoon kwijt”. 

Hans Nieuwenhuys: “De top 5 of top 10 verdient in ieder geval een terugkoppeling, ook al is het volgens een simpele lijst met criteria.”

Vanuit het publiek: “Bij grote aanbestedingen dingen grote partijen mee. Deze hebben het vermogen een uitkomst juridisch aan te vechten. Daardoor zijn overheidsorganisaties eerder geneigd afgewogen feedback te geven.”

4. Meer uniformiteit

• Is het mogelijk per overheidssector één platform aan te bieden?
• Streef naar uniformiteit binnen een sector (rol voor VNG?)
• Zorg voor één portaal per sector
• Stimuleer uniforme inschrijfvoorwaarden en richtlijnen vanuit de overheid in plaats van inkoopvoorwaarden. (Wie zich inschrijft is momenteel gedwongen de inkoopvoorwaarden te accepteren, terwijl de inschrijver nog onvoldoende inzicht heeft in de opdracht; is er in plaats daarvan een uniforme set aan inschrijfvoorwaarden mogelijk, kan de overheid dit aansturen?)
• Laat kleinere overheidsorganisaties (ook) werken met modelovereenkomsten of raamcontracten

Commentaren
Hans Nieuwenhuys: “Uniformiteit wordt vaak bemoeilijkt doordat iedere gemeente zijn eigen bevoegdheden heeft en graag wil houden. Soms lukt het om met enkele gemeenten samen een aanbestedingsbeleid te formuleren. De VNG of de Rijksoverheid zou daar wellicht iets in kunnen betekenen.”

5. Betere selectie

• Zie kwaliteit als het einddoel, selecteer niet op voorhand op prijs.
• Geef een minimumprijs of -tarief
• Richt het proces ‘aan de voorkant’ al goed in, inclusief weging van criteria
• Laat ook ruimte voor subjectieve keuzes in het gunningsproces
• Verwoord de opdracht duidelijk voor de doelgroep die je wilt bereiken
• Geef ruimte aan soft skills en persoonlijke click, bijvoorbeeld met videotechniek
• Richt de marktplaats branche-specifiek in om de juiste mensen aan te trekken
• Betrek meerdere beoordelaars bij de selectie

Commentaren
Hans van Dijk: “Het verschil tussen de goede professional en de juiste zit in iemands soft skills. Past hij/zij wel/niet bij een specifiek project en een organisatie? Er zijn veel online assessments, waarmee je iemands persoonlijkheid kunt testen. Met een video zijn soft skills sneller vast te stellen. Bijvoorbeeld door middel van korte Skype gesprekken met de top 5 kandidaten. Dat biedt veel toegevoegde waarde naast de feitelijke vereisten.”

Resumerend

Initatiefnemer Hans van Dijk was tevreden over de sessie, waarmee hij,  in plaats van alleen maar te klagen, vooral een impuls wil geven in het gesprek over hoe marktplaatsen gerichter en kwalitatief beter ingezet kunnen worden. “Er kan digitaal al veel meer dan momenteel wordt gefaciliteerd op marktplaatsen,” zo vatte Van Dijk de brainstorm samen. “De besproken ideeën bevatten veel ‘quick wins’, ze bevorderen de efficiency van het inhuurproces, het werkplezier en de betrokkenheid van alle partijen.”

Tekst: Hinke Wever (FlexNieuws). Fotografie: Mischa Mannot