5 tips tegen openstaande facturen in je boekhoudprogramma

Je opent je boekhoudprogramma en ziet dat een klant de factuur nog steeds niet heeft betaald. Het gebeurt helaas nog te vaak: ondernemers die achter klanten aan moeten omdat een factuur niet is betaald. Naast het feit dat het vervelend is dat je achter klanten aan moet, loop je ook het risico tegen problemen aan te lopen. Een lange betalingstermijn vergroot immers de kans op een liquiditeitsprobleem. De overheid erkent dit probleem en voert daarom per 1 juli 2017 een maximale betalingstermijn van zestig dagen in. Als grote bedrijven na het betaaltermijn niet hebben betaald, moeten zij een rente betalen aan de ondernemer. Met de invoering van de wet wil de overheid de lange betaaltermijnen terugdringen. Maar wat kun je zelf het beste doen als je te maken hebt met wanbetalers? Of als de klant een langere betalingstermijn wil afspreken? In dit blog geven wij vijf tips hoe je hiermee om kunt gaan.

1. Ken je klant

Eén van de eerste stappen die je zelf kunt nemen als ondernemer is ervoor zorgen dat je weet met wie je in zee gaat. Dit kan heel eenvoudig door de naam van de klant te Googlen. Je komt zo vrij snel achter de reputatie van een klant. Maar je kunt ook de gegevens opvragen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Is het je al te vaak voorgekomen dat een klant niet op tijd betaald? Of heb je een slecht gevoel bij de klant? Je kunt ervoor kiezen om de kredietwaardigheid van een klant te toetsen.

2. Wees duidelijk over betalingstermijn

Het klinkt misschien simpel maar zorg ervoor dat je helder bent over het betalingstermijn dat je hanteert. Dit zorgt ervoor dat het voor de klanten duidelijk is wat ze te wachten staat. Tijdens het bespreken van je tarief kun je gelijk het betaaltermijn ter sprake brengen. Wellicht is het handig om één termijn voor alle klanten te hanteren. Zo is het niet alleen voor jezelf helder, maar ook voor de klanten.

3. Boekhoudsoftware helpt met voldoen aan factuureisen

Sommige klanten willen wel betalen, maar kunnen niet op tijd betalen omdat gegevens missen op de factuur. Zorg dat je factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Zo moeten er bijvoorbeeld bedrijfsgegevens op de factuur staan, opvolgend factuurnummer en het btw-nummer. In diverse boekhoudprogramma is het mogelijk om een factuur op te stellen en versturen. Je kunt er dan altijd zeker van zijn dat je facturen aan alle eisen voldoen.

4. Verstuur betalingsherinnering op tijd

De meeste ondernemers sturen pas een betalingsherinnering naar de klanten nadat het betaaltermijn is verlopen. Maar waarom wachten tot het kwaad al is geschied? In een online boekhoudprogramma kun je precies zien welke facturen al betaald zijn en welke facturen nog openstaan. Stuur een paar dagen voordat het betalingstermijn verloopt alvast een herinnering. Vanuit de meeste boekhoudsystemen is het mogelijk een betalingsherinnering te versturen.

5. Bel je klant

Heeft de klant na het versturen van de betalingsherinnering nog niet betaald? Bel je klant dan op en vraag waarom hij nog niet heeft betaald. Maak duidelijke afspraken en leg een datum vast wanneer hij de factuur heeft voldaan. Je kunt dit eventueel nog via de mail bevestigen.