‘Benut de freelancer als winstgever, niet als kostenpost’

Recent onderzoek laat zien dat steeds meer bedrijven wereldwijd strategisch gebruik maken van freelancers. Daar zijn ze over het algemeen ook erg blij mee: 4 op de 5 inhurende managers geven aan dat inhuur meer productiviteit binnen de organisatie oplevert. Zo zegt 77% dat er meer werk gedaan wordt, terwijl 48% procent aangeeft dat freelancers een essentiële bijdrage leverden in het efficiënt opschalen om projectdoelen te kunnen halen. Mooi feitje: als de ondervraagde hiring managers niet in de gelegenheid waren geweest om freelancers in te huren, zou 84% gedwongen zijn om projecten on hold te zetten, te cancellen of te verlengen.

En dan nu: het minder goede nieuws

Tot zover het goede nieuws. Het minder goede nieuws? 38% van de ondervraagden geeft in hetzelfde onderzoek aan de verantwoordelijkheid voor de freelancer als grootste zorg te zien. Oftewel: wie zorgt dat de freelancer ook daadwerkelijk de waarde oplevert waarvoor hij wordt ingehuurd? En dat dan uitgedrukt in bijvoorbeeld performance, innovatiekracht, klantgerichtheid of employee engagement.

Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van inhuur is nog steeds een ondergeschoven kindje

Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van inhuur is in 2017 blijkbaar nog steeds een ondergeschoven kindje, waarmee  veel opdrachtgevers worstelen. So much for the ‘supertemp’, zoals Harvard Business Review de freelancer ooit liefkozend noemde.

Focus op kostenbesparing in plaats van winstgevendheid

Recent ontstond er rumoer op social media rondom de inhuur bij Rabobank en Rijkswaterstaat. Een onbetaalde inwerkperiode van twee weken bij de inhuur van freelancers (ZZP’ers) blijkt in de ICT-sector ‘gangbaar’. Een overdrachtsperiode die de borging van kwaliteit, kennis en productiviteit tot doel heeft wordt uitgedrukt in kostenbesparing (‘dient 2 weken voor nultarief te gebeuren’). Maar wordt daarmee het echte doel bereikt: een professional die zo snel en effectief mogelijk van waarde is voor de opdrachtgever?

De kwaliteit van inhuur wordt nog veelal uitgedrukt in procesoptimalisatie, uitsluiting van risico’s en beheersbaarheid van kosten. Met bovenstaand voorbeeld tot gevolg. Uiteraard is een goed proces, zonder risico’s en tegen beheersbare kosten, een cruciale randvoorwaarde voor een succesvolle inhuurstrategie. Maar zou inhuur niet primair moeten gaan over hoe je talent effectief benut om zo waarde te creëren? Die winst oplevert in plaats van een kostenbesparing realiseert?

Inhuurstrategie baseren op rendement uit talent

Inhuur anno 2017 volstaat niet meer met het louter on demand bij elkaar brengen van vraag en aanbod op individueel niveau, waarbij CV’s, tarieven, marges en wettelijke risico’s de enige draaiknoppen zijn waarmee je kunt sturen. Het vergt een strategische aanpak die primair gericht is op het juiste rendement behalen uit het juiste talent. Hierbij moet je als inhurende organisatie een antwoord vinden op vragen als: welke waarde wil je creëren richting klanten, werknemers en maatschappij? Wat heb je daarvoor nodig aan (tijdelijk) talent? En hoe kun je dat talent zodanig benutten, zodat de waardecreatie ook daadwerkelijk tot stand komt?

Op basis van de antwoorden op deze vragen kun je een verbeterd inhuurproces inrichten met aandacht voor zowel de HR-kant (het kwalitatief benutten van inhuur) als de Inkoopkant (het kwantitatief beheren van inhuur).

Van strategie naar praktijk

Als inhurende organisatie is het dus cruciaal om te weten wat je nodig hebt aan talent en hoe je dat talent optimaal kunt benutten. Praktisch gezien is de vervolgstap dan om de volgende 4 elementen in je inhuurproces te borgen:

1. Een productieve match. Assess freelancers op persoonlijkheid, drijfveren en competenties die passen bij de doelstellingen en cultuur van je organisatie. Zo zorg je dat de freelancer niet alleen de juiste expertise heeft, maar ook daadwerkelijk productief zal zijn.

2. Directe productiviteit. Faciliteer de randvoorwaarden voordat de freelancer aan zijn opdracht begint. Denk hierbij aan screening, autorisaties en toegang tot benodigde middelen. Hiermee zorg je voor productiviteit vanaf dag 1.

Begin liever vandaag nog met het écht benutten van de freelancer.

3. Directe betrokkenheid bij de organisatie. Organiseer meteen op dag 1 training(en) op het gebied van processen, normen, waarden en overige relevante cultuuraspecten. Zo creëer je betrokkenheid en dus meer productiviteit.

4. Juiste performance. Spreek af wat je van elkaar verwacht qua kennisoverdracht en prestaties (in termen van doelen, mijlpalen en resultaten), meet periodiek en evalueer de resultaten.

Voorkom dat je een freelancer inhuurt die niet past bij je organisatie, niet juist gefacilieerd wordt, onvoldoende betrokken is, niet weet wat er precies van hem verwacht wordt en niet wordt gemeten op prestaties. Daarmee voorkom je immers torenhoge kosten, die niet opwegen tegen welke tariefskorting dan ook.

Begin liever vandaag nog met het écht benutten van de freelancer. Doe dat niet alleen, laat ook de intermediair en freelancer hierin hun verantwoordelijkheid nemen. Laat hen een expliciete rol spelen in het totaalresultaat in plaats van hen impliciet tegen elkaar uit te spelen uit oogpunt van kostenbesparing.