Is outsourcing inhuur externen of recruitment zinvol? Dit zijn de 7 criteria die je moet afwegen

De laatste 7 à 8 jaar heeft de uitbesteding van HR-diensten een behoorlijk grote vlucht genomen. Of het nu gaat om vendor management systemen (VMS) of recruitment process outsourcing (RPO), zowel grote als kleine organisaties zijn er steeds meer mee bezig, constateert Maurice Roy, salesmanager bij Hays Talent Solutions in een recent webinar. ‘Daarbij hebben we één ding wel geleerd’, zegt hij: ‘de outsourcingsprogramma’s die al langer lopen, maar waar in het begin niet goed over is nagedacht, lopen nu tegen problemen aan.’

Vooraf goed nadenken dus. Om organisaties daarin tegemoet te komen, heeft Hays ‘op basis van 20-jarige ervaring’ een survey opgesteld waarin 7 criteria zijn opgesomd die kunnen helpen om de keuze makkelijker te maken. Wat zijn die criteria?

1. Business engagement

Het vermogen van je organisatie om belangrijke stakeholders op één lijn te krijgen voor projectdoelen. Dan gaat het volgens Roy bijvoorbeeld om vragen als: ‘hebben we de data? Zijn alle interne beïnvloeders betrokken?’

2. Businesscase

Het vermogen van je organisatie om een sterke, aantrekkelijke businesscase te presenteren die behoeften, doelen, risico’s en voordelen in kaart helder brengt. ‘Is je businesscase SMART geformuleerd? Weet je wat onmisbaar is? En wat belangrijk is, en wat optioneel?’

3. Definiëren van de scope

Het vermogen van je organisatie om een gedetailleerde scope af te bakenen voor een project/programma. Roy: ‘Heb je voldoende nagedacht over: wat wil ik nou exact uitbesteden? Over welke afdeling en welke regio hebben we het precies? En hou je daarbij ook voldoende rekening met wat het bedrijf op termijn nodig heeft?’

4. Commerciële evaluatie

Het vermogen van je organisatie om heldere, objectieve richtlijnen op te stellen waarmee je leveranciers beoordeelt, en waar de organisatie baat bij heeft. Oftewel: ‘Hoe ga je afwegen of de kwaliteit deze kosten waard is?’

5. Leveranciersmanagement

Het vermogen van je organisatie om de relatie met je leverancier(s) te documenteren, waarbij je een solide en uitgebreid service level-model opstelt.

6. Verandermanagement

Het vermogen van je organisatie om een programma tussentijds te optimaliseren door flexibele implementatie en de juiste informatie te gebruiken. Oftewel: ‘Hoe gaan we om met lessons learned? Weten we wat nodig is voor verandering? En hebben we de risico’s goed in kaart?’

7. Garantie van ROI

Het vermogen van je organisatie om na implementatie de geplande “Return on Investment” te realiseren. ‘Is er een heldere rapportage-tool die de afspraken voor beide partijen zichtbaar maakt? En sluit die aan bij wat in de organisatie zelf gangbaar is?’

‘Deze criteria helpen om te kijken: ben ik goed bezig? Hoe ga ik dat toetsen? Het gaat er vooral om het traject naar een outsourcingsprogramma’, zegt Roy. ‘Deze 7 criteria kunnen teleurstellingen voorkomen. Noem het een soort APK-keuring voor outsourcing. Zo kun je ervoor zorgen dat je ‘best in class’ service ontvangt.’

Meer weten of de survey zelf invullen? Check https://www.hays.nl/talentsolutions/best-practice-outsourced-recruitment/index.htm