De 6 stappen op weg naar Total Talent Management, stap 1: Orde in de chaos

Zzp’ers, uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollers, nulurencontracten, oproepmedewerkers, stagiairs, personeel van geoutsourcete diensten, interim consultants, vaste medewerkers: vrijwel niemand die in een grote organisatie rondloopt, loopt daar nog rond op basis van hetzelfde contract. De fabriek van vroeger, waar iedereen ‘gewoon’ in dienst was, en een leven lang eens per jaar werd afgerekend op de gemaakte output, heeft plaatsgemaakt voor een netwerkorganisatie, die steeds flexibeler en steeds vaker op projectbasis zijn diensten levert. Met een dito flexibel personeelsbestand, van vaak wel tussen de 20 en 50 procent aan mensen zonder klassieke arbeidsovereenkomst. En dat aantal zet nog steeds door.

Dat klinkt mooi, die flexibiliteit. Maar met die flexibiliteit komt ook vaak onzekerheid, of in elk geval: onduidelijkheid. Want wie bewaart dan nog het overzicht? Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat liefst 51 procent van de bedrijven niet precies weet hoeveel niet-permanente medewerkers voor hen aan het werk zijn. Managers huren bij die bedrijven zelf een zzp’er in, of ze bellen zelf een bureau. Of freelancers blijven bijvoorbeeld ‘zomaar’ langer rondlopen dan op voorhand was afgesproken. Zonder dat ook maar ergens een alarmbelletje afgaat. Uit onze ervaring is die situatie in Nederland niet veel anders.

Van chaos naar overzicht

Hoe van zo’n chaos in inhuurprocessen te komen tot één overzichtelijk systeem? Dat blijkt in de praktijk nog niet zo makkelijk te zijn, merken wij dagelijks. Dat is in het buitenland vaak niet anders. ‘Als je het uitlegt, lijkt het misschien allemaal heel logisch’, zegt bijvoorbeeld Andy Headworth, wervingsconsultant bij het Britse Sirona. ‘Maar als ik bij organisaties vraag naar de ‘workforce mix’, krijg ik meestal glazige blikken. Recruiters en hr-medewerkers weten vaak nog wel de omvang van het eigen medewerkersbestand te noemen, en kennen soms ook nog wel de namen van alle freelancers die direct voor hen werken, maar vraag je om meer dan dat, dan is het antwoord meestal: daar kom ik nog bij je op terug.’

Eigenlijk heel opmerkelijk. Want als je geen zicht hebt op de complete data van ál je medewerkers, wordt besluitvorming, forecasting en planning natuurlijk veel moeilijker, zo niet onhaalbaar.

En daar is het bij het idee van Total Talent Management net wel om te doen. Voordat iemand aangetrokken wordt is het goed in kaart te brengen wat de duur van de inzet moet zijn, wat het belang voor het bedrijf is en wat de frequentie is waarmee de expertise benodigd is. Op basis van die antwoorden kun je dan bewust een richting kiezen om de vacature in te vullen.

Het gaat daarbij om veel meer dan alleen de namen weten van wie bij je binnenkomt, en op welke contractbasis ze dat doen. Het gaat bijvoorbeeld ook om: hoeveel uren komen ze bij je? Hoe is hun beoordeling geregeld? Wordt dat vastgelegd? Is dat voor iedereen inzichtelijk? Hoe houden we ze betrokken? Welke competenties hebben onze eigen mensen? Welke competenties kunnen we inhuren? En wie heeft welke ontwikkelpotentie?

Holistische benadering

Total Talent Management is dus een complete, holistische benadering om een heel personeelsbestand, vast én flex, zo productief mogelijk te laten zijn, waarbij je de kosten beperkt en tegelijkertijd de service verbetert. Nieuwe technologie maakt het makkelijker de benodigde inzichten te verkrijgen. ‘TTM is wereldwijd nog steeds in de prille beginfase’, constateert bijvoorbeeld ook Bryan Peña, verantwoordelijk voor contingent workforce strategies and research bij Staffing Industry Analyst. ‘Discussies zijn vaak nog wat theoretisch. Maar de technologie komt er wel aan. Het is slechts een kwestie van tijd voordat de voordelen voor iedereen echt duidelijk worden.’

Bij WVN Consultancy zijn we daar al dagelijks mee bezig. We zien dat hoe meer je erbij haalt, hoe complexer het wordt. Maar ook: hoe meer strategisch voordeel er te halen valt. Het gaat er daarbij niet zozeer om marges te minimaliseren, maar juist om het beste resultaat te halen uit al het beschikbare talent. Er zijn misschien nog niet heel veel bedrijven die het succes van zo’n integrale aanpak al kunnen laten zien. Maar dat betekent natuurlijk ook juist dat er kansen liggen.

En dat begint allemaal met het verzamelen van data. Als je geen administratie hebt van over welke medewerkers je het hebt, over hun vaardigheden of hun accreditatie, of van hoe lang ze in je organisatie aanwezig zijn, en of je ze betaalt per uur of per prestatie, dan is de kans groot dat je de kwaliteiten van die mensen ook niet voldoende benut.

Waarom zoveel minder aandacht?

Het is opvallend hoe groot het verschil in veel organisaties nog is. Waar voor vaste medewerkers een hele employee journey is uitgestippeld, vanaf de allereerste sollicitatie tot aan het exitgesprek, is dit voor flexibele medewerkers nog vrijwel nergens goed geregeld. Waar zijn de aandacht voor de candidate experience, employer branding, engagement en performance management als het gaat om tijdelijke medewerkers? Als de flexibele schil zo cruciaal is voor bedrijven, waarom krijgen de flexibele medewerkers dan niet dezelfde aandacht als de rest van het personeel? En dan gaat het niet alleen om kosten per uur of per maand, maar om het totaalplaatje. Rekening houdend met de kosten van verloop en werving van een vaste kracht.

Als je het niet kunt zien, kun je het ook niet managen, luidt een oude wijsheid. Dus is het devies zoveel mogelijk data te verzamelen. En dan vooral gegevens die iets zeggen over de kwaliteit, efficiëntie, kosten en risico’s die verbonden zijn aan medewerkers (oftewel: de QERC-data).

Klagen over schaarste is meestal: gebrek aan inzicht

Als bedrijven klagen over schaarste aan talent, hebben ze het vaak over: een gebrek aan inzicht, merken wij. Flinke kans dat de gezochte talenten namelijk wel aanwezig zijn in het flexibele aanbod. Voor veel HR- en recruitmentafdelingen is gebrek aan tijd, middelen, expertise en technologie de reden om niet aan Total Talent Management te beginnen. Maar als ze het grotere plaatje zouden bekijken, hebben ze ineens veel meer kansen. Bedenk eens wat je zou kunnen doen als je alle gegevens van zowel de vaste als de flexibele medewerkers in één oplossing zou hebben… Dat geeft natuurlijk heel wat analysekansen. En pas als je dat helder op je netvlies hebt, kun je de strategische beslissingen maken die je organisatie nodig heeft. Ik geloof dat de technologie het inmiddels mogelijk maakt, en dat elke organisatie erbij gebaat kan zijn. De vraag is alleen: wie is moedig genoeg om de stap te zetten?