9 tips voor het ideale intakegesprek tussen de zelfstandig interim professional en een opdrachtgever

Als zelfstandig interim-professional is deskundigheid op je vakgebied natuurlijk een vereiste. Maar die kennis alleen is niet altijd genoeg om nieuwe opdrachten te verwerven. Daarvoor heb je ook een andere vaardigheid nodig. Je moet namelijk intakegesprekken kunnen voeren met opdrachtgevers, en die tot een goed einde kunnen brengen.

En dat is lang niet altijd makkelijk, zegt Taren Mohan, auteur van het recent verschenen en bijzonder praktische handboek Intakegesprekken & detachering. Een intakegesprek vergt namelijk nogal wat. Zoals: overtuigingskracht, inlevingsvermogen en sales-kwaliteiten. Je moet immers jezelf zien te verkopen. Een goede voorbereiding kan daarin het verschil maken, zegt Mohan.

9 tips

Zelf is hij sinds 2013 als zelfstandige actief en vanaf 1999 actief in detachering. In zijn boek geeft hij onder meer 9 tips die hij sindsdien geleerd heeft en die helpen een intakegesprek tot een goed einde te brengen en snel van start te kunnen met een opdracht:

#1. Verzamel zoveel mogelijk informatie

Kijk naar de website van de opdrachtgever, zoek informatie over de opdracht, denk na over de vragen die jou gesteld kunnen worden. En kijk ook of je informatie over je eventuele gesprekspartner kunt vinden. Probeer uit te vogelen of een voorgesprek – met een leverancier – tot de mogelijkheden behoort. Zo krijg je niet alleen steeds meer zelfvertrouwen, je loopt ook minder risico tijdens het gesprek verrast te worden.

#2. Bereid je al voor, voordat je je inschrijft

Of je nu wordt benaderd door een detacheerder, via een directe opdrachtgever, of dat je via de site van een leverancier reageert: op het moment dat je van de opdracht hoort, start je voorbereiding al. Probeer in deze fase dus ook een zo uitgebreid mogelijk functieprofiel te bemachtigen. En is dat er niet, wacht dan niet af, maar vraag wanneer het er wel is. Dat helpt niet alleen om je beter voor te bereiden, het laat ook meteen zien dat je een serieuze professional bent.

#3. Professionaliseer je cv

Geef je relevante werkervaring chronologisch weer, met de laatste ervaring het eerst genoemd. Werkervaring die niet relevant is voor de opdracht? Haal die gerust uit je cv. Ook ervaring van meer dan 10 jaar geleden is voor veel opdrachten nauwelijks relevant meer. Wat jou persoonlijk motiveert past er dan weer wél in. Een cv is immers een middel op weg naar een doel – de opdracht binnenhalen. Zoals Mohan schrijft: ‘Alle informatie die niet relevant is voor de uitvoering van de opdracht kan de opdrachtgever afleiden en jouw positie zelfs verzwakken.’

#4. Ken je sterke en zwakke punten

Tijdens vrijwel elk intakegesprek komt aan de orde wat je sterke en zwakke punten zijn. Met name die laatste vraag is een klassieker. Tip uit het boek: probeer niet een slechte eigenschap als goed te ‘vermommen’, dat is ongeloofwaardig. Probeer liever ontwikkelpunten te noemen die geen storende factor zijn voor de opdracht in kwestie. Andere tip: probeer je sterke en zwakke punten niet alleen zelf te bedenken, maar durf ook anderen hier direct naar te vragen. Beschouw dit als feedback, en niet als kritiek, en ga er dus ook niet tegenin. Perceptie is alles!

#5. Bedenk welke vragen je zelf kunt stellen

Een intakegesprek is geen eenrichtingsverkeer waarin jij alleen jezelf aan de opdrachtgever verkoopt. De andere kant van het gesprek is minstens zo belangrijk. Vragen stellen helpt om het probleem van de opdrachtgever helder te krijgen. Het helpt ook om te kijken of de opdracht bij je past. Enkele voorbeeldvragen:

• Wat zijn de grootste knelpunten in het project?
• Als we na afloop terugkijken, met welke resultaten bent u dan tevreden?
• Is er voldoende capaciteit om de doelen te halen?
• Wat zijn de deadlines in het project?

#6. Probeer met je leverancier een pre-intake te houden

Werk je met een bemiddelaar of detacheerder? Probeer dan samen de eerste intake te oefenen. ‘De leverancier kent als het goed is de opdrachtgever, de omgeving en de opdracht. Hij kan dus goed beoordelen hoe jij overkomt.’ Mohan noemt zo’n pre-intakegesprek ‘de ultieme oefening’. ‘Er zijn genoeg kandidaten die geen pre-intakegesprek voeren. Dit geeft jou weer een voorsprong op hen.’

#7. Bereid je voor op een STAR(R)-gesprek

STAR(R) is veruit de meest gebruikte interviewtechniek, zowel in recruitment voor vaste banen als voor tijdelijke opdrachten. Hierbij vraagt de interviewer jou om een situatie te schetsen (Situatie), te vertellen wat je specifieke opdracht daarbij was (Taak), wat je daarin gedaan hebt (Actie), tot welke uitkomst dat leidde (Resultaat) en ten slotte wat je daarvan hebt geleerd en hoe je je sindsdien aangepast hebt (Reflectie).

Het is een methode die – als je niet bent voorbereid – je nogal kan overvallen. Maar als je er van tevoren over nadenkt, kom je niet alleen tijdens het gesprek zelfverzekerd over, je helpt de opdrachtgever ook beter om te zien dat jij de ideale kandidaat bent.

#8. Durf feedback te vragen

Probeer aan het eind van het gesprek er meteen op te reflecteren, en durf je kwetsbaar op te stellen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Als u mij een verbetertip zou kunnen meegeven over dit gesprek, wat zou u dan zeggen?’ Of vraag gerust – zelfverzekerd – hoe de opdrachtgever het gesprek ervaren heeft.

Als je later gebeld wordt met de mededeling dat de opdrachtgever toch voor iemand anders heeft gekozen, is het ook goed om expliciet om feedback te vragen. Mohan: ‘Dit zijn allemaal zaken waarvan je kunt leren om het de volgende keer beter te doen.

#9. Zorg dat je alle papieren op orde hebt

En dan het sluitstuk: snel alle benodigde formulieren kunnen aanleveren. Het lijkt misschien heel logisch, maar toch gaat het in de praktijk lang niet altijd goed. Lukt het echter wel, ‘dan versnelt dit het proces vanaf het voorstellen van de kandidaat tot de feitelijke start’, aldus Eric van Diest, manager matching bij detacheerder Talent&Pro, een van de velen die voor het boek is geïnterviewd over de praktijk van alledag.

Conclusie: uitvoering kan beter, maar aandacht is goed

Dat een intakegesprek voor een interim-opdracht echt wel iets anders is dan een ‘gewoon’ sollicitatiegesprek: Mohan zegt het, maar toch liggen beide gespreksvormen in zijn boek vaak erg dicht bij elkaar. De voorbeelden die hij geeft en de interviews die hij houdt lijken vaak net zo goed van toepassing op recruitment voor vaste banen als op flexibele opdrachten. Maar misschien zegt dat ook wel veel over de huidige praktijk van alledag in veel organisaties.

Ook stoort het op een gegeven moment dat het boek wel erg veel open deuren bevat. Dat je representatief moet overkomen en het best een stevige handdruk geeft? Tja, welke ervaren zelfstandige zal daar nou door verrast worden?

Maar het boek voorziet aan de andere kant ontegenzeglijk in een behoefte. Want de tips mogen dan lang niet allemaal even opzienbarend of diepgravend zijn, het intakegesprek blijft hoe dan ook een van de zowel lastigste als belangrijkste onderdelen van het zelfstandigenbestaan. En daar staan we lang niet altijd bij stil. Goed dus dat iemand daar eens uitgebreid en gedegen de aandacht voor vraagt die het onderwerp verdient.