Hoe zorg je dat bij een aanbesteding echt de beste aanbieder wint?

Veel organisaties kiezen ervoor om de inhuur van interim professionals onder te brengen bij een externe partij, en vaak zelfs bij meerdere. Dat kan een MSP zijn, een master vendor of een aantal voorkeursleveranciers. De keuze uit de vele aanbieders van dit soort diensten gaat bij overheden via een Europese aanbestedingsprocedure. Ook profitbedrijven gebruiken hiervoor vaak een vaste procedure om te komen tot de beste partijen die een organisatie mogen ondersteunen om aan het beste extern talent te komen. Een papierberg voor de een, een kans om je te onderscheiden voor de ander.

Duidelijke professionalisering gaande

De afgelopen jaren is er duidelijk een professionalisering in de manier waarop organisaties externen inhuren. Stap voor stap is dat minder een puur inkoopproces geworden. Meer oog voor kwaliteit, meer oog voor HR en recruitment en de onderlinge klik en vertrouwen ten aanzien van de samenwerking tussen opdrachtgever en leveranciers mag wel degelijk een rol spelen.

Toch lijkt er nog een wereld te winnen rond aanbestedingsprocedures. Niet alleen het inkoopproces is geprofessionaliseerd, maar ook het invullen van de aanbestedingsformulieren aan de andere kant. Met het gevaar dat er een papieren werkelijkheid ontstaat.

Een aantal jaar geleden zei 90 procent van alle aanwezige inkopers op een seminar van Harvey Nash al het gevoel te hebben dat inschrijvers vaak een wel heel rooskleurige voorstelling van de werkelijkheid geven. Ook had 58 procent het gevoel dat inschrijvers op aanbestedingen hun beloftes niet konden waarmaken.

Twee experts aan het woord. Eén, Patrick Hendriks, vanuit het perspectief van een aanbestedende organisatie en een ander, Thijs Maters, vanuit het perspectief van een leverancier.

Veel papieren exercities

Die meningen zullen de afgelopen jaren niet echt veranderd zijn, denkt Maters, die bij Harvey Nash zelf bij veel aanbestedingen betrokken is. “Veel aanbestedingen die wij tegenkomen zijn voornamelijk papieren exercities”, zegt hij. “Het gaat er vooral om hoe goed inschrijvers hun verhaal op papier kunnen zetten. En die zogeheten bid-teams kunnen zich op de vragen uitleven, omdat de beantwoording niet controleerbaar is, ofwel niet gecontroleerd wordt.”

Zelfs als een contract eenmaal gegund is, houden opdrachtgevers niet altijd bij of de gemaakte beloftes ook worden nagekomen, ziet hij. “Het contractmanagement is in de loop der jaren iets beter geworden, maar niet veel. Wij houden zelf accuraat onze performance bij. Dat is al geen gemeengoed onder leveranciers. Gemiddeld genomen hebben opdrachtgevers nog minder beeld bij de prestaties van de verschillende leveranciers.”

Jammer, zegt hij, “want monitoren is niet echt moeilijk. En je wilt toch weten of de afspraken –de KPI’s – die je aan het begin met elkaar maakt nagekomen worden?”

Stap voor stap professioneler

Waren aanbestedingen van externe inhuur een aantal jaar geleden nog puur op de laagste prijs gericht, tegenwoordig komt er steeds meer oog voor kwaliteit, meer oog voor HR- en recruitment-aspecten en de onderlinge klik en vertrouwen. Het proces is stap voor stap minder puur door inkoop gedreven, en wordt steeds professioneler.

Maar ook leveranciers hebben dat in de gaten. En vullen dus steeds strategischer de aanbestedingsformulieren in. HR-inkoopspecialist Patrick Hendriks pleit daarom voor opname van een ‘verificatie-gesprek’ in de procedure. “In zo’n gesprek kun je toetsen of wat op papier staat in de praktijk ook kan worden waargemaakt. Daarbij stellen we de eis om te kunnen praten met de mensen in de uitvoering, in plaats van met de commercieel verantwoordelijken”.

WEBINAR: 

• “Professioneel inhuren start bij een professioneel RFP (praktijkscase)
• Op 12 februari (11:30 uur) discussiëren we tijdens een webinar verder over dit thema met  Patrick Hendriks en Thijs Maters. Daarin nemen we graag ook uw mening mee. Aanmelden voor die web-discussie kan via deze website

‘Afbreuk aan het vertrouwen’

Hendriks begeleidde diverse aanbestedingen rondom alle inhuur van externen, zowel IT- als non-IT personeel, onder meer bij Essent. Volgens hem horen aanbiedende leveranciers die niet concreet zijn en zelfs een loopje met de waarheid nemen lager te scoren in een eindbeoordeling. “Het doet namelijk afbreuk aan het vertrouwen.”

Hij denkt dat een organisatie wel degelijk veel kan controleren. “Al moet je dat dan wel van tevoren goed in de planning van je procedure meenemen. Bij Essent hebben we bijvoorbeeld ook – zeer waardevolle – referentiegesprekken gehouden. Ik begrijp eigenlijk niet waarom dat niet bij veel meer aanbestedingen gebeurt. Je wilt toch niet alleen uit de eigen mond van de leveranciers horen wat hun performance is?”

Praktijkcase als proof of the pudding

Naast referentie- en verificatiegesprekken pleit hij ook voor een praktijkcase als ‘proof of the pudding’. Bij Essent was dat bijvoorbeeld een ‘proeve van bekwaamheid’, waarbij een aantal geselecteerde bureaus een lastig in te vullen profiel voor een interim professional toegestuurd kregen. Daarmee kon de aanbestedende partij niet alleen het resultaat bekijken, maar ook de stappen die de leverancier maakt om tot dat resultaat te komen. “Eigenlijk heel simpel, maar het geeft wel veel inzicht”, aldus Hendriks.

“Het laat ook meteen zien hoe de opdrachtgever zelf werkt”, vult Maters hem aan. “Hoe concreet zijn ze in hun aanvragen? Hoe open staan ze voor feedback? Kun je wel in contact komen met de hiring manager? Dat zijn wel de punten waar je als leverancier het verschil kunt maken.”

Inzicht in tarieven

Een punt waar dat verschil van oudsher al wel gemaakt wordt, zijn natuurlijk de tarieven. Maar ook daar is nog wel verbetering mogelijk, constateert Maters. “Aanbestedingen vergelijken leveranciers vaak op de marge die zij berekenen tussen het eindtarief – wat de klant betaalt – en het tarief dan de interimmer krijgt. Dat is niet altijd even logisch”, zegt hij. “Er is immers geen één-op-één-relatie tussen de marge en het eindtarief, de uiteindelijke out-of-pocket-kosten van de klant. Daarnaast is het verschil tussen 5 en 10 euro marge percentueel vele malen groter dan het verschil tussen 80 en 85 euro eindtarief. Dat heeft een onevenredig groot effect op de score op de factor prijs.”

En dat terwijl je met lage marges, maar hoge eindtarieven, als aanbesteder – althans financieel – niet veel opschiet, benadrukt Maters. “Bovendien is het de vraag wie de marge betaalt. De opdrachtgever voor het vinden van de kandidaat? Of de kandidaat voor het vinden van een opdracht?”

Hoewel het tarief uiteindelijk niet al te zwaar meewoog in de besluitvorming, kreeg bij de aanbesteding bij Essent zowel het tarief als de bureaumarge extra aandacht, vult Hendriks aan. En dat gebeurde bij zowel de praktijkcase als de referentiegesprekken.

Meer weten?

Meer weten over hoe een goede aanbesteding in te richten en hoe daar als leverancier mee op te gaan? Volg 12 februari om 11.15 het webinar “Professioneel inhuren start bij een professioneel RFP (praktijkcase) met Patrick Hendriks en Thijs Maters. Er is dan ook ruime gelegenheid om vragen te stellen en eigen ervaringen in te brengen. In het webinar “Meer regie op tarieven van ZZP’ers. De blackbox van flextarieven voor het eerst geopend” op dezelfde dag gaat Geert-Jan Waasdorp dieper in op de opbouw van tarieven van zelfstandigen.